Утверждаю
_______________________________
(Ф.И.О.)
Генеральный директор
(учреждения, организации)
_______________________________
Должностная инструкция
секретаря-референта генерального директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами КР;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
