27.11.2012
Электронный архив
Гульмира МУХАНБЕТЖАНОВА,
сотрудник пресс-службы Верховного Суда РК
Перефразировав известное выражение о будущем из популярного фильма «Скоро компьютеры, Интернет заполонят все!», можно с уверенностью говорить о грядущем доминировании электронных технологий.
«Бумаги - вчерашний день», - воскликнет любой специалист, работа которого связана с делопроизводством, и будет прав. Вот и архивариусы судов выступают за перевод документации в электронный формат. Что такое электронный архив и для чего он нужен, рассказывает заведующая сектором корреспонденции по вопросу судебного администрирования и архивного дела отдела документооборота и контроля Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде РК Снежана АМАНГЕЛЬДИЕВА.
- Снежана Амангельдиевна, электронный архив - это дань сегодняшней моде переводить все в электронный формат?
- Если требуется обеспечить длительное хранение бумажных носителей информации в различных условиях и при этом архив учреждения довольно быстро растет и производственные площади для хранения документов не могут увеличиваться в местах размещения учреждений, достойный выход из ситуации - создание электронного архива документов.
Сегодняшнее информационно-технологическое время предлагает широкий выбор программного обеспечения, предназначенного для автоматизации различных рабочих процессов. Верховный Суд Казахстана разработал программное обеспечение «Электронный архив». Учет архивных документов на первый взгляд процедура, которая несет в себе исключительно бюрократическую функцию, т.е. раз положено законодательными нормами, значит необходимо выполнять. Однако учет - это неотъемлемая часть постоянной работы с архивом, без которой ни один архив просто не сможет существовать.
Электронный архив документов - информационная система многопользовательского доступа к электронным документам. Создание такого архива - веление времени, однако он не заменяет системы электронного документооборота, он ее функционально дополняет. Функции этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного архива. Основное отличие же этих систем в том, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска информации.
Электронный архив создан с целью автоматизации процессов, связанных с вводом, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде. Главные задачи архива сегодня - прием на хранение документов в электронном виде, перевод в цифровой формат документов на бумажных носителях, информации, образованных в ходе деятельности Верховного Суда, обеспечение в установленном порядке доступа пользователей к хранимым документам, файлам и делам в электронном виде, сохранность, учет, отчетность и использование хранимых документов, описание документов по соответствующим описям, отбор к уничтожению не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение документов и выделение их к уничтожению.
- Тогда в чем же отличие хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота?
- Основное отличие в том, что при электронном архиве большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять ее не имеют права, документы находятся в одном месте (на сервере), а для работы возможно использование их электронных копий. Особое внимание уделяется вопросам резервирования к обеспечения защиты информации.
По сравнению с архивами на бумажных носителях их электронный аналог удобен в работе по занесению данных (большая часть операций может быть автоматизирована), в формировании отчетности, описи и номенклатуры документов дает возможность быстрой сортировки по нужному признаку, оперативного составления статистики по любым параметрам.
Кроме быстрого доступа к любому документу архива независимо от его срока и места хранения, электронный архив защищает от ошибок (программные проверки соблюдения правил и нормативов, гарантирующие целостность архива электронных документов и правильность его ведения), использует любые типы документов (не только привычные копий бумажных, но и аудиозаписей, фотографий, видеороликов).
- Расскажите о структуре и наполнении электронного архива.
- Единый электронный архив хранит электронные документы всех структурных подразделений организации, в том числе территориально обособленных. В электронный архив могут быть загружены электронные документы различных типов: организационно-распорядительная документация, договоры с клиентами и сопутствующие документы, бухгалтерская документация, акты сверки взаиморасчетов, нормативные акты, регламенты и т.д. Документы загружаются в любых форматах. При этом возможно автоматическое преобразование в установленный в организации стандартный формат.
Создание электронного архива подразумевает под собой сбор и анализ информации о составе и состоянии бумажного архива, определение стратегии и плана проведения работ по созданию электронного архива, выбор программно-аппаратного комплекса хранения электронных образов документов и атрибутов карточки поиска системы электронного архива, создание центра обработки документов, состоящего из комплекса сканеров и необходимого числа автоматизированных рабочих мест верификации и индексации электронных образов документов.
Задача верификации - проверка качества сканирования, администратор индексации занимается присвоением электронным образам документов определенных поисковых индексов, обеспечивающих в дальнейшем четкий и быстрый поиск требуемой информации.
Решение по созданию единого электронного архива организации включает в себя перевод бумажных документов в электронный вид, создание централизованного надежного хранилища электронных документов организации, интеграцию с внедренными базами данных, единые стандарты хранения и доступа к электронной информации, доступ всех подразделений к единой информационной базе, автоматизированный учет ввода, хранения и пользования электронными документами.
- А не проще было бы оставить все, как раньше? Зачем нужно создавать электронный архив документов?
- Поиск информации в бумажном архиве затруднен, а иногда и невозможен из-за ошибок при пополнении и описании архива. К тому же с электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, - легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, использовать в других документах. И потом, согласитесь, информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем, документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь не имеет прямого доступа к исходному документу, он работает с копией. При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами.
Как показывает практика, ни один носитель информации не дает стопроцентную гарантию сохранности информации от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление, и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение их копий в разных местах значительно снижает риск ее потери, а также является во много раз менее затратной операцией, чем создание резервных бумажных копий обычного архива.
Нельзя не учесть и одну из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации у пользователя нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, искать на стеллажах. Для получения необходимого документа ему достаточно лишь через компьютер, подключенный в компьютерную сеть предприятия, найти нужный документ и распечатать. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых по обычным бумажным архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.
Все документы Верховного Суда и судов централизованно хранятся на сервере. Доступ к электронному архиву реализуется при соблюдении всех правил защиты передачи информации. Для формирования электронных архивов мы используем свою собственную разработку Базы данных ЕАИАС СО РК «Архив суда».
- Внедрение системы электронного архива - сложный процесс, требующий серьезного отношения и систематизированного управления…
- …и целью такого процесса становится не просто экономия времени и бумаги, а, скорее, изменение подхода и идеологии работы с документами всех сотрудников Верховного Суда и судов республики.
В плане реализации утвержденного председателем высшего судебного органа Плана работы Экспертной комиссии Верховного Суда на 2006-2007 годы, по указанию руководителя аппарата Верховного Суда по созданию электронного архива разработана форма электронной карточки «Архив суда». Совместно с фирмой «Изет» проведены мероприятия по введению в работу архива электронной карточки «Архив суда». Организованы механизмы перевода бумажных документов в электронный вид на участке методом сканирования.
По приглашению представителей корпорации «Элар» «Электронный архив» сотрудники Отдела документооборота и контроля Департамента приняли участие в семинаре «Создание электронных архивов в судах», прошедшем в прошлом году в Москве и Санкт-Петербурге. В конце 2010 года проведена презентация по работе с оборудованием - книжным сканером и ведением архивного дела в электронном виде в Верховном Суде для председателей областных судов, затем и для сотрудников канцелярий судов республики.
Источник: Прочие
