Приказ Министерства юстиции Украины от 15 августа 2023 года № 2941/5
О внесении изменений в некоторые нормативно-правые акты Министерства юстиции Украины относительно оформления архивных справок (копий, выдержек)
В соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и пунктов 3, 10 Положения о Министерстве юстиции Украины, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 02 июля 2014 года № 228, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в Правила работы архивных учреждений Украины, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 08 апреля 2013 года № 656/5, зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 10 апреля 2013 года № 584/23116, следующие изменения:
1) пункт 1.2 раздела I дополнить новыми абзацами следующего содержания:
«фонд пользования документами - структурированная совокупность копий архивных документов, изготовленных в бумажной или иной аналоговой или цифровой формах, и предназначенных для пользования вместо оригиналов;
цифровая копия архивного документа-копия, содержащая точное знаковое воспроизведение информации оригинала архивного документа, полученная в результате преобразования аналогового архивного документа в цифровую форму или копирования цифрового архивного документа;
цифровой фонд пользования документами - структурированная совокупность цифровых копий архивных документов, предназначенная для использования вместо оригиналов.»;
2) в пункте 3.2 главы 3 раздела IV:
в абзаце тринадцатом слова «и картотека» исключить;
после абзаца тринадцатого дополнить абзацем четырнадцатым следующего содержания:
«книга учета цифровых копий документов, созданных архивным учреждением на основе копий документов страхового фонда и фонда пользования, оригиналы которых утрачены (неисправимо повреждены, украдены или незаконно вывезены);».
В связи с этим абзацы четырнадцатый-двадцать пятый считать абзацами пятнадцатым-двадцать шестым;
3) главу 8 раздела V после пункта 8.16 дополнить пунктом 8.17 следующего содержания:
«8.17. Цифровые копии архивных документов, оригиналы которых утрачены (неисправимо повреждены, похищены или незаконно вывезены), хранятся в цифровом фонде пользования документами.».
В связи с этим пункт 8.17 считать пунктом 8.18;
4) в главе 4 раздела VI:
пункт 4.3 дополнить новыми абзацами следующего содержания:
«Информационные документы могут выдаваться архивами из фонда пользования или страхового фонда на основании копий из страхового фонда или фонда пользования, которые учтены в соответствии с законодательством, по форме, приведенной в приложении 37.
Информационные документы, выданные архивами на основании копий из фонда пользования или страхового фонда, обязательно должны содержать следующие реквизиты: учетные данные оригинала архивного документа, учетные данные документа фонда пользования или страхового фонда, в случае безвозвратной утраты (неисправимого повреждения, похищения или незаконного вывоза) оригиналов также указываются сведения об акте, которым установлена утрата / отсутствие оригинала документов.
