Как документально оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения?
(И. Иванова, профессиональный бухгалтер РК, DipIFR (АССА), САР, 21 августа 2019 г.)
Как документально оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения?
Согласно пункту 48 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703, содержанием акта является информация, подтверждающая установленные факты или события (сдача-приемка работ; прием-передача материальных ценностей, документов; обследование объектов на предмет противопожарной безопасности, условий труда; испытания (ввод в эксплуатацию) образцов, систем, технологий; выделение к уничтожению материальных ценностей, документов; нарушение установленных правил (требований); расследования аварий, несчастных случаев; ликвидация организации; выполненных работ; отказ; осмотр; сверка; предоставление услуг и другие). Акт составляется несколькими лицами, подтверждающими данный факт.
Акт оформляется на бланке по форме согласно приложению 9 к данным правилам. Акт, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.
Реквизитами акта являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 данных правил;
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата;
5) регистрационный номер (индекс) акта;
6) место подписания акта;
7) гриф утверждения (в некоторых случаях);
8) заголовок акта;
9) текст;
10) подпись.
Текст акта состоит из введения и констатирующей части.
Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и присутствующие при этом лица.
Констатирующая часть акта содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. При необходимости текст констатирующей части акта делится на пункты.
В конце констатирующей части указываются количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра, после оформляется отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
В конце констатирующей части оформляются отметка о количестве экземпляров акта и местонахождении каждого экземпляра, после - отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Акт подписывается председателем и членами комиссии либо лицом (-ами), составившим (-и) акт. Фамилии, инициалы лиц, подписывающих акт, оформляются в алфавитном порядке по фамилии, их должности не указываются.
Ознакомление лиц с актом производится под роспись. Лицо, несогласное с содержанием акта, подписывает его с оговоркой и причинами своего несогласия. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Издается приказ.
Образец приказа:
