Как оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения?
(Т. Иванова, налоговый консультант, 18 января 2019 г.)
ТОО на общеустановленном режиме действует с 2007 года. Как правильно и какими документами оформить уничтожение бухгалтерских документов, срок которых больше исковой давности, (более 5 лет), кроме заработной платы, которой должна храниться 75 лет? Также ТОО имеет транспортные документы с 2007 года, так как является экспедиторской организацией.
ТОО обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. По вопросам хранения документов существует несколько нормативных документов:
Постановление Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»;
Приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»;
Приказ Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».
Эти типовые документы устанавливают порядок организации работы с документами в государственных и негосударственных предприятиях:
1) общие положения;
2) порядок документирования;
3) управление документацией.
В том числе - порядок составления номенклатуры дел:
- формирование и хранение дел;
- оперативное хранение дел;
-передача дел в архив организации.
На основании указанных документов, в учетной политике должно быть разработано положение о порядке хранения и сроках хранения документов.
Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица, ответственного за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.
Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, указан в таблице (Приказ и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263).
