Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.
Как закрыть в 1С подотчетные суммы, использованные на личные расходы?
(Г. Умрихина, CAP, профессиональный бухгалтер РК, налоговый консультант РК, 19 сентября 2025 г.)
В ТОО (ОУР, плательщик НДС) директор с корпоративной карты оплачивает расходы по предприятию, а также свои личные расходы.
Бухгалтер со счета 1040 отправляет все суммы в подотчет директору, а затем авансовым отчетом закрывает подтверждающими документами расходы по предприятию.
На счете 1251 остается сумма (без документов), потраченная на личные расходы директора.
Как в 1С закрыть счет 1251, и эту сумму включить в доход директора и обложить всеми зарплатными налогами?
Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.
Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.
При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц или индивидуальных предпринимателей необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:
счета-фактуры;
накладной на отпуск запасов на сторону;
акта выполненных работ (оказанных услуг);
квитанции к приходному кассовому ордеру;
фискального чека.
Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается всеми видами налогов и отчислений, как заработная плата.
Неиспользованные остатки подотчетных сумм должны быть возвращены в сроки, указанные в учетной политике.
Невозвращенная работником неиспользованная подотчетная сумма либо использованная в личных целях, признается доходом работника, которая облагается всеми видами налогов и отчислений, как и заработная плата.
Отражение в 1С
Для отражения невозвращенных подотчетных сумм или подотчетных сумм, использованных на личные расходы, в 1С можно использовать следующие документы для того, чтобы корректно закрыть остатки по счету 1251:
Демо – версия документа
