ЭДО от ИС "Параграф"
Сервис от ИС «Параграф» ЭДО (электронный документооборот) позволяет осуществить в режиме реального времени подписание, получение, отправку и согласование договоров, счетов–фактур, актов выполненных работ, накладных и т.д., не используя ручку, бумагу, печать, курьера или почту.

Для получения этой услуги достаточно наличия цифровой подписи (ЭЦП) и компьютера (согласно статье 10 Закона «Об электронном документе и ЭЦП» цифровая подпись равнозначна собственноручной).

Имея бесценный опыт работы с документами, более чем 22 года, мы гарантируем вам конфиденциальность, оперативность и скорость предоставляемых нами услуг.

Для работы с ключами электронной цифровой подписи установите программу NCALayer https://pki.gov.kz/ncalayer/.

Вход
Переход по ссылке http://edo.prgapp.kz/ ведет на страницу авторизации.

Для авторизации необходимо ввести логин и пароль. Если авторизационные данные уже занесены в систему Параграф ЭДО, то Вы будете переадресованы в рабочую область системы (рис. 1).
Рис. 1
Если вы (еще) ранее не пользовались системой под данным логином и паролем, система выведет окно (рис. 2).
Рис. 2
Вход по ЭЦП – при авторизации под ЭЦП (RSA/GHOST) у вас будет возможность только подписать направленный вам документ.

Вход по учетной записи – для ранее авторизованных в Параграф ЭДО пользователей необходимо ввести логин и пароль. При авторизации под логином и паролем вы получаете полный доступ к системе ЭДО с возможностью добавлять документы, отправлять их на подпись и отслеживать их состояние.

Для первоначальной работы с Параграф ЭДО необходимо Создать организацию. Количество добавляемых организаций неограниченно.
В следующем окне указываем путь к ЭЦП (рис. 3).
Рис. 3
После того как ваш логин и организация по ЭЦП пропишутся в базу система автоматически перекинет внутрь.

Рабочая область программы (рис. 4):
Рис. 4
Цифра 1 – наименование организации.
Цифра 2 – ФИО пользователя, под которым осуществлен вход в систему.
Цифра 3 – меню навигации по системе.
Цифра 4 – основная рабочая область.

Меню навигации представлено тремя разделами:

Документы – все документы, добавленные в систему;
Заявки на подпись – документы, отправленные на подпись или одобрение;
Точки подписания – группы пользователей, которые будут одобрять/подписывать документы.
Документы
Рис. 5
Цифра 1 – счетчик показывает сколько всего документов добавлено и сколько представлено на экране.
Цифра 2 – есть возможность настроить количество отображаемых документов на странице 10/25/50.
Цифра 3 – изменение формата отображения документов блоки/список.
Цифра 4 – область добавления нового документа в систему.
Цифра 5 – перечень добавленных документов.
Цифра 6 – постраничная навигация.

Перечень документов позволяет увидеть название и описание документа, кем и когда документ добавлен в систему. Каждый документ можно Скачать, чтобы ознакомиться с ним и Отправить на подпись.

Для добавления нового документа необходимо нажать + Новый документ (рис.5, цифра 4) и указать путь к добавляемому документу.

Новый документ встанет первым в списке.

Форматы документов поддерживаются разные. Размер прикрепляемого файла должен быть не более 10 Mb. Успешно добавленные документы размещаются в этом же окне ниже области добавления.
Точки подписания
Чтобы отправить документ на подпись первый раз или новому подписанту предварительно необходимо создать Точку подписания (рис. 6).
Рис. 6
Цифра 1 – счетчик показывает сколько всего точек подписания добавлено и сколько представлено на экране.
Цифра 2 – есть возможность настроить количество отображаемых точек подписания на странице 10/25/50.
Цифра 3 – изменение формата отображения точек подписания блоки/список.
Цифра 4 – область добавления новой точки подписания в систему.
Цифра 5 – перечень добавленных точек подписания.
Цифра 6 – постраничная навигация.

Перечень точек подписания позволяет увидеть название и описание точки подписания, создателя и дату загрузки в систему.

Для добавления новой точки необходимо нажать + Новая точка подписания (рис.6, цифра 4).

В следующем окне создаем точку подписания (рис. 7).
Рис. 7
Тип точки. Необходимо выбрать тип:

– одобрение внутренним участником;
– подпись внутренним участником;
– подпись внешним участником.

При выборе типа Одобрение/Подпись Внутренним участником указывается Название точки, при необходимости заполняется Описание и из списка выбирается Внутренний участник – группа людей, кто может или Одобрить или Подписать документ.

При Подписи внешним участником (рис. 8) окно имеет вид:
Рис. 8
В данном случае, помимо Названия точки, необходимо обязательно указать БИН/ИИН кому документ отправляется на подпись и e-mail ответственного сторонней организации – для получения уведомления со ссылкой для перехода на подпись документа. Далее Подтвердить, новая точка подписания встанет в общий список точек.

Когда основные точки подписания для дальнейшей работы занесены, можно переходить к созданию Заявки на подпись, или, другими словами, отправлять документ на подпись или одобрение.
Заявки на подпись
Рис. 9
Цифра 1–1 Мои созданные – перечень заявок, отправленных на подпись.
Цифра 1–2 Мне на подпись – документы, отправленные на подпись группе, в которой вы состоите – с этими документами Вы можете ознакомиться и одобрить/подписать их.
Цифра 1–3 Компании на подпись – документы, которые отправлены вашей компании на подпись.
В каждом разделе в перечне документов есть возможность увидеть статус документа, скачать его для ознакомления, просмотреть, кто подписал, а какой еще в процессе подписания.
Цифра 2 – счетчик показывает сколько всего заявок на подпись добавлено и сколько представлено на экране.
Цифра 3 – есть возможность настроить количество отображаемых заявок на подпись на странице 10/25/50.
Цифра 4 – изменение формата отображения заявок на подпись блоки/список.
Цифра 5 – перечень добавленных заявок на подпись.
Цифра 6 – постраничная навигация.

Перечень заявок на подпись позволяет увидеть название, описание, кем создано, статус и дату обновления.

При нажатии на Название документа открывается карточка с полной информацией.

Документы, созданные вами, можно Отозвать, нажав на кнопку внутри карточки документа (рис. 10).
Рис. 10
Документ, отправленный вам на согласование/подпись, можно после ознакомления либо Отклонить, либо Подписать (рис. 11).
Рис. 11
Отправление документа на подпись
Чтобы отправить документ на подпись (рис. 12) надо перейти в раздел Документы, добавить + Новый документ либо выбрать ранее созданный документ и нажать кнопку Отправить на подпись. Система автоматически переместит в раздел Заявки на подпись на странице Создание заявки (рис. 13).
Рис. 12
Рис. 13
Название заявки заполняется автоматически по названию документа, но есть возможность изменить Название, поле Описание заполняется по мере необходимости. Теперь надо выбрать Путь подписания, то есть составить цепочку из Точек подписания (групп людей, от которых необходимо согласование/подписание документа). Если путь ранее уже создавался, то его просто можно выбрать из списка и нажать Подтвердить, система выведет все точки данного пути на экран и если все устраивает, нажать еще раз Подтвердить.

Для создания нового пути в списке Путь подписания надо выбрать Создать новый путь (рис. 14).
Рис. 14
Справа автоматически откроется дополнительная форма Новый путь для подписания (рис. 15).
Рис. 15
Указывается Название пути подписания, Описание, если надо, – данные поля заполняются максимально информативно, чтобы в дальнейшем путь подписания можно было использовать и для аналогичных других документов, а не создавать для каждого документа отдельный путь. Выбор готового пути сократит время на работу в системе.

Далее необходимо выбрать Точки подписания из списка. Точек может быть сколько угодно, но все они уникальны. По завершении формирования пути нажать Подтвердить. На экран автоматически будет выведена карточка заявки на подпись. Всё, документ ушел на одобрение/подписание.

Для отслеживания состояния достаточно зайти в раздел Заявки на подпись/Мне на подпись (рис. 9, цифра 1–2).
Подписать внешний документ
Если вам на электронную почту пришло письмо–уведомление о новом документе на рассмотрение в системе "Параграф ЭДО" или в разделе Компании на подпись или Мне на подпись вышел документ, требующий вашего внимания, то необходимо открыть карточку заявки на подпись, скачать данный документ нажатием на Скачать документ и ознакомиться с документом.

При положительном ответе нажать Подписать (рис. 16). Если это внутренний документ система примет одобрение сразу, если документ внешний, то система запросит указать путь к папке с ЭЦП. В данном случае обязательно должна быть ЭЦП, и на компьютере установлена программа NCALayer https://pki.gov.kz/ncalayer/.
Рис. 16
При нажатии на Выбрать сертификат (рис. 17) открывается стандартное окно с указанием пути до месторасположения файла, указывается файл с ЭЦП, выйдет запрос на ввод пароля, после введения пароля кнопку Подписать. Документ некоторое время будет иметь статус подписи Валидация – это идет проверка и сопоставление данных в подписи БИНа/ИИНа, что был указан на документе. Если все верно, статус меняется на Подписано (рис. 18) и вставляются данные подписанта.

Для внешних подписантов скрыты подробности по внутренним точкам подписания, виден только факт подписи со стороны отправителя.
Рис. 17
Рис. 18
Для просмотра подписи необходимо Скачать подпись и перейти на независимый сайт https://ezsigner.kz/ для проверки.