30.04.2002
Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.
Составление документов
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положениями о документах и документообороте. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документированной основе.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
Все первичные документы можно разделить на следующие группы:
1. Оправдательные. К этим документам относят накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т. п. Данные документы отражают факт совершения операции и соответственно информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
2. Организационно-распорядительные. Это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Организационно-распорядительные документы разрешают проведение операции. Информация, содержащая в этих документах, не отражается в учетных регистрах.
3. Документы бухгалтерского оформления. Эти документы заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Информация данных документов также заносится в учетные регистры.
Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т. п.
Первичные документы оформляются на бланках типовых форм или в специально разработанных формах.
Документы должны иметь юридическую силу, то есть содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностных лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровка.
Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на компьютере или пишущей машинке).
В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускаются никакие исправления.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
- арифметически (подсчет сумм);
- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
После приемки первичного документа информация с этого документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.
Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.
Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно установленным правилам (главные книги и отчеты - 5 лет, вспомогательные регистры и большинство первичных документов - 3 года, лицевые счета работников предприятия - 75 лет).
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у предприятий может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством.
Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью и печатью, отпечатать) и снять с них копии.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результат работы этой комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем.
