В. Проскурина, сертифицированный бухгалтер-практик, САР
КТО ВЫПИСЫВАЕТ СЧЕТ НА ОПЛАТУ?
У нас счета на оплату всегда выписывали все менеджеры, работающие в отделе продаж: в данный момент возник вопрос, что счета на оплату должны выписывать бухгалтеры. Это обоснованное требование? Если в договоре было указана предоплата 30% от суммы договора, обязаны ли мы выставить счет на оплату?
Нормативная база. Порядок ведения бухгалтерского учета регламентируется Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и Правилами ведения бухгалтерского учета. Все вопросы, касающиеся порядка ведения бухгалтерского учета (в том числе и оформления первичной учетной документации), не урегулированных, вышеперечисленными нормативно-правовыми актами, регламентируются Учетной политикой субъекта.
Выводы. Ни в Законе, ни в Правилах особо не оговаривается, кто должен выписывать счета на оплату. Поэтому, вопрос о том, кто должен выписывать счет на оплату, - решается на уровне руководства ТОО, которое может это положение утвердить в тексте Учетной политики или создать приказ о наделении менеджеров полномочиями по выписке счетов на оплату.
Комментарии. Чаще всего оплата труда менеджера по продаже зависит от объема реализации товара, который был совершен с его участием, поэтому, практика выписки счетов на оплату менеджером, позволяет точно рассчитать этот объем, ведь в счете на оплату указывается вся необходимая для этого информация. Выписка этого документа бухгалтером заставит вести дополнительный учет по объему продаж в разрезе менеджеров и увеличит нагрузку на работу бухгалтера, что может привести к необходимости расширения штатов бухгалтерии. Так же выписка счетов на оплату менеджерами по продажам позволяет вести внутренний контроль за реализацией товаров и правильностью выписки документов, что соответствует требованию пункта 14 Правил по ведению бухучета, где говорится: «К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей». При дальнейшей работе с документом (выписка документов на отпуск товаров и выписка счета-фактуры), которые могут формироваться на основании счета на оплату, и происходит взаимный контроль со стороны работников бухгалтерии о правильности его заполнения.
Выписка счета на оплату не предусматривает формирование какой-либо бухгалтерской проводки. Поэтому, вполне допустима его выписка менеджером по продажам.
Рекомендации. Вопрос об обязательности выписки счета на оплату по договору, где предусмотрена частичная предоплата, также решается руководством субъекта. Так как при формировании счета на оплату не происходит отражение этого документа по счетам бухгалтерского учета, принципиальной разницы в том, на каком основании произведена предоплата: на основании выписанного счета на оплату или по инициативе другой стороны без счета, - не влияют на бухгалтерские обороты. Выписка счета на оплату носит информативный характер. Эту информацию можно использовать при текущем анализе показателей деятельности (например, о планируемой сумме поступления денег).
