Каков алгоритм расчета резерва, и принципы начисления резерва отпусков? (Н. Салиева, главный бухгалтер) (18 июня 2013г.)

Н. Салиева, главный бухгалтер

КАКОВ АЛГОРИТМ РАСЧЕТА РЕЗЕРВА, И ПРИНЦИПЫ НАЧИСЛЕНИЯ РЕЗЕРВА ОТПУСКОВ?

Как формируется резерв отпусков за 2012 год, к примеру, если расчетный период у сотрудника с 01.07.2012. по 30.06.2013., оклад 100 000 тенге, отпуск в кал. днях -30 дней и если зарплата в течение 2012 года повышалась 1 раз с 90 тыс. до 100 тыс. в августе 2012 г. Каков алгоритм расчета резерва, каковы принципы начисления резерва отпусков? Желательно привести пример и исходными данными, условно использовать недостающие данные.

Положения МСФО. Согласно пункту 11 (а) МСФО (IAS) 19 «Вознаграждения работникам» предприятие признает ожидаемые затраты на выплату краткосрочных вознаграждений работникам в форме оплачиваемых отсутствий на работе (отпусков) при накапливаемых оплачиваемых отсутствиях на работе (отпусках) — на момент, когда работники оказывают услуги, увеличивающие будущие оплачиваемые отсутствия на работе (отпуска), на которые эти работники имеют право.

В соответствии с пунктом 14 МСФО (IAS) 19) предприятие должно оценивать ожидаемые затраты на оплату накапливаемых оплачиваемых отсутствий на работе (отпусков) как дополнительную сумму, которую оно предполагает выплатить работнику за неиспользованные оплачиваемые отсутствия на работе (отпуска), накопленные по состоянию на конец отчетного периода.

В соответствии с пунктом 14 МСФО (IAS) 37 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» резерв должен признаваться в случаях, когда:

(a) у предприятия есть существующее обязательство (юридическое или конклюдентное), возникшее в результате какого-либо прошлого события;

(b) представляется вероятным, что для урегулирования обязательства потребуется выбытие ресурсов, содержащих экономические выгоды;

(c) возможно привести надежную расчетную оценку величины обязательства.

Если эти условия не выполняются, резерв признаваться не должен.

Вывод. Таким образом, создание резерва на оплату отпусков соответствуют положениям МСФО (IAS) 19 и 37, поэтому в учетной политике предприятия это должно быть предусмотрено.

Величина годового резерва отпусков должна определяться исходя из суммы, которую необходимо потратить на оплату отпусков в течение года, плюс социальный налог и социальные отчисления. То есть предполагаемые затраты на отпуска. Единой методики нет, поэтому надо выбрать методику наиболее адекватную оценке расходов и утвердить её в учетной политике (ниже рассмотрим примеры).

Начисление резерва позволяет в бухгалтерском учете равномерно распределять расходы в течение отчетного года.

Комментарии. Общий порядок определения размера оценочного обязательства таков: оценочное обязательство признается в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами. Таким образом, величина резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете на конец месяца должна быть равна «виртуальной» задолженности организации, как если бы ей пришлось одномоментно начислить и выплатить отпускные всем сотрудникам. Эта задолженность представляет собой сумму самих отпускных, а также налогов и отчислений, которые с них нужно уплатить в бюджет.

То есть резерв по каждому сотруднику на конец месяца это количество дней неиспользованного им отпуска и умноженный на среднедневной заработок, плюс социальный налог и социальные отчисления.

Если брать ваш пример, то на 01.01.2013 года резерв на отпуск у сотрудника должен быть равен 56 069 тенге (то есть считаем «виртуальную» сумму отпускных плюс социальный налог и социальные отчисления по состоянию на конец года (то есть ту сумму расходов, которое понесло бы предприятие если бы сотрудник ушел в отпуск 31.12.2012 г.):

· Зарплата в месяц для расчета средней зпл.с учетом коэф. повышения = 100 000 тенге.

· Среднемесячное количество рабочих дней по производственному календарю при пятидневной рабочей неделе в 2012 г. = 20,58 дней.

· Средний дневной заработок (тенге) = 4 859 = 100 000 / 20,58

· Количество календарных дней отпуска по договору= 30 дней

· Количество рабочих дней, приходящихся на дни трудового отпуска = 21 день= 30 дней / 1,42 (где 1,42 соотношение календарных рабочих дней к рабочим дням по балансу рабочего времени в 2012 году).

· Количество календарных дней отпуска по договору за один отработанный месяц = 2,5 календарных дней = (30 дней / 24 мес.)

· Количество неиспользованных календарных дней отпуска на 01.01.2013. = 15 кал. дня = 2,5 дней х 6 месяцев (июль-декабрь).

· Количество неиспользованных рабочих дней отпуска на 01.01.2013. = 10,5 раб. дней = 15 дней / 1,42.

· Резерв на выплату отпуска (тенге) = 51 020 тенге= 4 859 × 10,5.

· Сумма социальных отчислений (тенге) = (51 020 - 5 120 (10% ОПВ)) × 5% = 2 295. (Реальный процент социальных отчислений на отпускные составит 4,5%, так как минусуются ОПВ).

· Сумма социального налога (тенге) = (51 020 - 5 120 (10% ОПВ)) × 11% - 2 295 (СО) = 2 754 (реальный процент социального налога на отпускные составит 5,4%, так как минусуются ОПВ и СО).

· Итого социального налога и социальных отчислений = 5 049 = 2 295 + 2 754 (9,9% от резерва на отпуск)

· Итого резерв к начислению (тенге) на 31.12.12 г. = 51 020 + 5 049 = 56 069.

Рекомендации. Но рассчитывать резерв по каждому сотруднику ежемесячно трудоемко, и нет необходимости такого детального расчета, тем более всё предусмотреть невозможно - будут кадровые изменения (прием, увольнение сотрудников, выход в отпуск вне графика), возможны изменения в оплате труда, поэтому обычно сумма резерва определяется расчетным путем в конце года на следующий год в целом по предприятию (подразделению).

Алгоритм расчета таков:

1. По графику отпусков (графики отпусков в конце года должны быть сформированы) подсчитать количество рабочих дней, приходящихся на дни трудового отпуска по всем работникам предприятия.

2. Подсчитать фонд оплаты труда предприятия (ФОТ) по всем сотрудникам на дату расчета (учитывать начисления, которые включаются для расчета средней зарплаты). Обычно эти данные берутся из годового отчета по труду, который составляется в конце года.

3. Рассчитать ФОТ за день на всех сотрудников (ФОТ годовой / количество рабочих дней в году по балансу рабочего времени). В 2013 году при пятидневке - 245 дней.

4. Вычислить среднюю дневную заработную плату на одного сотрудника (ФОТ за день / количество сотрудников).

5. Вычислить сумму отпускных (средняя дневная заработная плата х рабочие дни неиспользованного отпуска).

6. К сумме резерва отпусков добавить сумму социального налога и социальных отчислений, начисляемых на сумму резерва отпусков.

7. Рассчитать общий резерв отпусков за месяц (резерв отпускных за год / 12 мес.).

Сумма резерва может начисляться ежемесячно к начисленной заработной плате в процентном отношении (при автоматизации учета применяется именно этот метод).

Теперь рассмотрим схематично ваш случай, используя вышеуказанную методику без детального рассмотрения. В вашем случае (30 календарных дней отпуска, то есть 11 месяцев работа, 1 месяц отпуска) ежемесячный резерв на отпуск составит приблизительно 9% (100 / 1100) плюс 9,9 % от начисленного ежемесячного резерва отпуска суммы на налоги и отчисления (4,5% на СО плюс 5,4 % на СН). У сотрудника с окладом 100 000 тенге ежемесячный резерв на отпуск составит 9 000 тенге (100 000 × 9%) плюс на налоги и отчисления 891 тенге (9 000 × 9,9%). Общий ежемесячный резерв 9 891 тенге (9 000 + 891) или 9,9 % от суммы начисляемой ежемесячной зарплаты (9 891 / 100 000).

Рассчитанная сумма резерва отпусков, как и любой другой расчетный показатель, может иметь определенные отклонения от суммы фактических потребностей предприятия на оплату отпусков своих работников, поэтому в конце отчетного периода производится инвентаризация резерва.

Если сумма начисленного резерва меньше суммы фактических расходов на оплату отпусков, то доначисляется разница, в случае превышения резерва - сторнируется излишне начисленный резерв (или переносится на следующий год).

Проводки: