И. Астраханцева, Профессиональный бухгалтер РК,
CAP, директор ТОО «Fiabilitat»
ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ ПО ПЕРЕМЕЩЕНИЮ ТМЦ В ТОО
Как составить Положение (правила) перемещения материальных ценностей в ТОО? Существуют ли шаблоны правил?
I. Общие положения
1. Положение определяет порядок организации бухгалтерского учета материально ценностей.
2. К бухгалтерскому учету в качестве материально ценностей принимаются активы используемые в качестве сырья, материалов, товаров, а так же материалов, используемых для собственных нужд.
3. Данное Положение разрабатывает необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материально ценностей. Для этого на предприятии используются:
-формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению материальных ценностей и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота.
-перечень должностных лиц, которым доверено получение и отпуск материальных ценностей;
-порядок осуществления контроля за обеспечением экономного и рационального расходования (использования) материальных ценностей для нужд предприятия, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании.
4. Основной задачей учета материальных ценностей являются:
а) формирование фактической себестоимости ценностей;
б) правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по поступлению и отпуску ценностей;
в) контроль за сохранностью ценностей в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
г) контроль за соблюдением установленных предприятием норм ценностей;
д) своевременное выявление ненужных и излишних ценностей;
е) проведение анализа эффективности использования ценностей.
5. Задачами ответственных лиц, по учету материальных ценностей являются:
-сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;
-учет количества и оценка ценностей;
-оперативность (своевременность) учета ценностей;
-достоверность;
-соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
-соответствие данных складского учета и оперативного учета движения ценностей.
6. Предприятие осуществляет учет материальных ценностей, с применением 1С предприятие версия 8.2.
7. С целью осуществления складского учета, сотрудниками, ответственными за материальные ценности производиться оборудование должным образом складов и кладовых или специально приспособленных площадок, размещение ценностей на складе, а внутри их по отдельным группам для обеспечения, возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида ценностей следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящихся ценностей. Оснащение мест хранения ценностей весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, установление порядка нормирования расхода ценностей (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов, установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра. С этой целью предприятием производиться определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально-ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов ценностей, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения предприятия; наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем предприятия по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).
8. Ценности, как полученные от других организаций (в том числе безвозмездно), так и изготовленные на предприятии, подлежат принятию на склад предприятия, если иное не предусмотрено нормативными документами.
Суммы, оплаченные за ценности, не вывезенные со склада поставщиков и находящиеся в пути, учитываются в бухгалтерском учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.
9. Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) ценностей должны оформляться первичными учетными документами.
Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты,:
° наименование документа;
° дату составления документа;
° наименование предприятия, от имени которой составлен документ;
° содержание хозяйственной операции;
° измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
° наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
° личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.
10. Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.
11. Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. Предприятием устанавливается порядок нумерации, который должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.
12. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации.
II. Оценка ценностей
13. Ценности, как приобретенные (полученные) от других организаций, так и изготовленные силами предприятия, учитываются по первоначальной стоимости.
14. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче предприятием, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно предприятие определяет стоимость аналогичных активов.
15. Оценка ценностей, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в тенге путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу НБРК, действующему на дату принятия ценностей к бухгалтерскому учету.
III. Инвентаризации и проверки
16. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятие проводит инвентаризацию ценностей, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
17. Проведение инвентаризации обязательно:
° перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
° при смене материально ответственных лиц;
° при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
° в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
° при реорганизации или ликвидации предприятия;
° в других случаях, предусмотренных законодательством РК.
Для проведения инвентаризаций предприятием создается рабочая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).
В состав указанных комиссий включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерии, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.).
18. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.
IV. Оформление операций по поступлению материалов
19. Поступление материалов на склады предприятия осуществляется в следующем порядке:
а) по договорам купли - продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
б) получения предприятием безвозмездно (включая договор дарения).
20. Для получения материалов со склада поставщика уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов. Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя и главного бухгалтера, с заверением печатью предприятия.
21. Материалы должны быть своевременно оприходованы. При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.
22. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.
23. Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена. В случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.
24. Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.
25. Материалы, закупленные подотчетными лицами предприятия, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
26. На фактически израсходованные материалы - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, цена и сумма по каждому наименованию, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.
27. Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада предприятия являются требование - накладная, накладная.
28. Списание материалов со счетов учета запасов может осуществляться в следующих случаях:
а) использования для нужд предприятия;
б) морально устаревшие;
в) пришедшие в негодность по истечении сроков хранения;
г) при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.
29. Подготовка необходимой информации для принятия руководством предприятия решения о списании материалов осуществляется Комиссией с участием материально ответственных лиц.
Комиссией осуществляются следующие функции:
а) непосредственный осмотр материалов;
б) установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.);
в) выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
г) определение возможности использования материалов на другие цели;
д) составление акта на списание материалов;
е) представление акта на утверждение руководителю предприятия или уполномоченному им лицу;
ж) осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материалов.
30. В акте на списание материалов указывается:
° наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;
° количество;
° фактическая стоимость;
° установленный срок хранения;
° дата (месяц, год) поступления материалов;
° причина списания;
° информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.
Акт утверждается руководителем предприятия или лицом, им уполномоченным.
31. Накладная на внутреннее перемещение материальных ценностей, как правило, выписывается в 2-х экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается в бухгалтерию предприятия.
32. Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складе предприятия должны быть сданы в бухгалтерию в установленные предприятием сроки. Бухгалтерия предприятия принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.
33. Первичные учетные документы складами и подразделениями сразу
могут передаваться бухгалтерию, для автоматизированной обработки.
34. Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет)
ведется на основе использования оборотных ведомостей.
На основании карточек в бухгалтерии ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу. В оборотных ведомостях указываются:
° номенклатурный номер материала (в случае его наличия);
° наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);
° единица измерения;
° остаток на начало месяца - количество и сумма;
° приход за месяц - количество и сумма;
° расход за месяц - количество и сумма;
° остаток на конец месяца - количество и сумма.
В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению).
Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки.
На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотня ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам.
Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.
Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными в карточках склада; карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.
Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выверенными в карточках склада.
В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах - для бухгалтерии и склада.
Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов.
В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за период (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу.
35. Ежемесячно составляется сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам.
В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.
36. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями.
37. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером предприятия. Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними материально - технических ценностей и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема - передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным им лицом).
