Т. Позднякова, профессиональный бухгалтер РК, САР,
старший ассистент аудитора ТОО «Аудиторская Компания «ACI»
МОЖНО ЛИ ВЗЯТЬ НА ВЫЧЕТЫ РАСХОДЫ ЗА ПРОЖИВАНИЕ СОТРУДНИКА В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ НА ОСНОВАНИИ ВЫПИСКИ ИЗ ГОСТИНИЦЫ БЕЗ ПЕЧАТИ?
Сотрудник выезжает в зарубежные командировки, и в Европе ему выдают документы из гостиницы без печати, объясняют это тем, что у них не предусмотрена печать. Так же не ставят печать в командировочном удостоверении. Можно ли взять на вычеты расходы на проживание на основании выписки из гостиницы без печати?
Положения Налогового кодекса. Согласно подпункту 2 статьи 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь.
Если предоставленный командированным работником документ является счетом от гостиницы и представляет собой счет на оплату в привычном для понимания назначении данного документа (счет на оплату - необязательный документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) будет осуществлять денежные расчеты за товары, работы, услуги), и не содержит доказательств его оплаты, как, например, отметка об оплате на счете при расчетах населения за коммунальные услуги), то подтверждать факт денежного расчета работник по нему не может, даже, если бы на этом счете была проставлена печать гостиницы.
Поэтому с позиции требования Налогового кодекса предприятие при отсутствии документа, подтверждающего факт оплаты за наем помещения, не сможет данную компенсацию отнести на вычеты.
С позиции оформления авансового отчета компания может принять от работника при возвращении из-за границы счет от гостиницы как подтверждающий расходы документ.
Необходимо, чтобы документ являлся подтверждением факта оплаты.
Выводы. Исходя из вышеизложенного, затраты должны быть подтверждены документами об оплате, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота страны пребывания (документ о проживании без подписи и печати). Такие обычаи бухгалтеру и налоговым органам неизвестны. Поэтому на первый план выступает критерий экономической оправданности затрат. Необходимо иметь документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные документы на имя работника, документы о проживании на имя работника, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и др.
Что касается командировочного удостоверения, то для подтверждения пребывания работника за границей достаточно приложить копию паспорта с отметками о пересечении границы.
