Е. Кубиев, МВА,
профессиональный бухгалтер Республики Казахстан,
профессиональный бухгалтер России,
председатель экспертного совета ПОБ «Институт сертифицированных бухгалтеров Казахстана»,
директор ТОО «Almer Int.Pro.»
КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ КОМАНДИРОВКИ СОТРУДНИКА ЗА ГРАНИЦУ?
Работник был отправлен в командировку за границу на неделю жил в двух гостиницах. Инвойсы и чеки предоставлены от 10.06 и 15.06 (это даты оплаты гостиниц, отраженные в чеке). Работник оплачивал гостиницы за свой счет, командировочные согласно учетной политике не предоставляются - является ли это нарушением? По приезду сотрудника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (дата составления авансового отчета 18.06) и перечислить денежные средства на карту сотруднику за гостиницы. Составление авансового отчета (на дату 18.06) пересчитываем в тенге на обе даты инвойсов (сумма по одному инвойсу 1 000 у.е. (курс на 10.06) и сумма по другому инвойсу 800 у.е. (курс на 15.06)? А если оплата осуществляется 19.06 на карту сотрудника, то какой курс на какую дату применять? И возникает ли в этом случае курсовая разница, как детально это отобразить проводками? Какие документы необходимы для оформления командировки?
В связи с тем, что в соответствии с подпунктом 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее - Трудовой кодекс) командировка - это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку, то эти отношения с сотрудником также регулируются Трудовым кодексом.
Пунктом 1 статьи 152 Трудового кодекса установлено, что за время командировки за работником сохраняется рабочее место (должность) и заработная плата.
При этом согласно пункту 2 данной статьи работникам, направленным в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т. ч. за время в пути;
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;
3) расходы по найму жилого помещения.
Как указано в пункте 3 статьи 152 Трудового кодекса условия и сроки представления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договором или актом работодателя.
Налоговым кодексом Республики Казахстан (далее - Налоговый кодекс) установлены только пределы расходов на командировочные расходы, а именно суточных, которые не рассматриваются в качестве дохода работника, облагаемого ИПН, согласно подпункту 4 пункта 2 статьи 155 Налогового кодекса:
- по командировкам в пределах РК - не более 6 МРП,
- по командировкам за пределы РК - не более 8 МРП.
Размер суммы суточных, превышающих данные пределы, будут облагаться налогами, взносами и отчислениями, как и заработная плата работника.
На вычеты согласно статье 101 Налогового кодекса все расходы по командировке, связанной с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение дохода, относятся на вычеты.
Согласно пункту 57 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1172, подотчетные суммы выдаются только сотрудникам хозяйствующего субъекта. При этом учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.
Также в данном пункте указано, что авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу, которая обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.
Форма авансового отчета Т-3 утверждена приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.
Иных норм, отраженных в законодательстве Республики Казахстан, нет. Все устанавливается внутренней учетной политикой предприятия.
Для командировок за пределы РК достаточно оформления следующих документов:
1) приказ о направлении сотрудника в командировку;
2) авансовый отчет командированного лица с приложением оригиналов всех первичных документов, подтверждающих расходы во время командировки;
3) для оформления суточных не требуется командировочное удостоверение, достаточно наличия копия паспорта сотрудника с визой и отметками о въезде и выезде в страну командировки.
В соответствии с пунктом 2 статьи 19 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» финансовая отчетность представляется в национальной валюте РК - тенге.
Согласно пункту 17 МСФО (IAS) 21 «Влияние изменений обменных курсов валют» учет на предприятии должен перевести статьи в иностранной валюте в свою функциональную валюту и отразить результаты такого перевода в своей отчетности, т.е. валютные операции отражать в учете в функциональной валюте. Как указано в пункте 8 МСФО (IAS) 21 под функциональной валютой понимают валюту, используемую в основной экономической среде, в которой предприятие осуществляет свою деятельность. Следовательно, для компаний, созданных в соответствии законодательством РК и осуществляющих деятельность на территории РК, функциональной валютой будет выступать национальная валюта РК - тенге.
В соответствии с пунктом 21 МСФО (IAS) 21 при первоначальном признании операция в иностранной валюте учитывается в функциональной валюте с применением к сумме в иностранной валюте текущего обменного курса иностранной валюты на функциональную по состоянию на дату операции.
Так как сотруднику не выдавался аванс на командировочные расходы, то по приезду он отчитывается, и датой признания командировочных расходов будет являться дата представления авансового отчета. Следовательно, для пересчета командировочных расходов в иностранной валюте на тенге необходимо использовать курс валюты на дату представления авансового отчета, а не даты совершения расходов, как в вашем случае. То есть все расходы в иностранной валюте в вашем случае должны быть пересчитаны на 18 июня.
В дальнейшем следует опираться на признание статьи либо в качестве монетарной или немонетарной. Как указано в пункте 16 МСФО (IAS) 21 существенной характеристикой монетарной статьи является право получить (или обязательство предоставить) фиксированное или определяемое количество валютных единиц. Примерами монетарных статей являются: пенсии и другие вознаграждения работникам, подлежащие выплате в виде денежных средств, резервы, подлежащие погашению денежными средствами, а также дивиденды, подлежащие выплате в виде денежных средств и признанные в качестве обязательства. Напротив, существенной характеристикой немонетарной статьи является отсутствие права получить (или обязательства предоставить) фиксированное или измеримое количество валютных единиц. Примерами немонетарных статей являются: суммы авансовых платежей за товары и услуги (например, предоплата по аренде), гудвил, нематериальные активы, запасы, основные средства и расчетные обязательства, расчет по которым должен быть произведен путем предоставления немонетарного актива.
В данном случае, кредиторская задолженность сотруднику по командировке в иностранной валюте будет являться монетарной статьей. И если вы будете погашать в соответствующей иностранной валюте, то у вас будет возникать курсовая разница.
