Какие документы нужны для подтверждения представительских расходов? (З. Зотова, 29 декабря 2015 г.) (утратил силу)

З. Зотова, бухгалтер-практик, эксперт ИС «Бухгалтер»

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ?

Какие документы нужны для подтверждения представительских расходов? Нужны образцы документов для подтверждения представительских расходов

Комментарии. Представительские расходы - это расходы, связанные с коммерческой и экономической деятельностью компании, понесенные в результате приема и обслуживания представителей других Компаний. Целью данных расходов является проведение переговоров для установления деловых контактов, обсуждение и подписание договоров, дополнительных соглашений, проведение встреч, совещаний и т.п. мероприятия.

Законодательством РК не установлен бухгалтерский учет и порядок оформления представительских расходов. Расходы по данной статье затрат регламентируются только Налоговым кодексом РК. Далее рассмотрим налоговый учет представительских расходов.

Налоговый учет. В соответствии с пунктом 1 статьи 102 Налогового кодекса РК к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые при проведении следующих представительских мероприятий, независимо от места их проведения:

1) по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества;

2) по организации и (или) проведению заседаний совета директоров, иного органа управления налогоплательщика, кроме исполнительных органов.

К представительским расходам, в том числе относятся расходы на:

1) транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях, за исключением расходов, относимых в соответствии с подпунктом 1 статьи 101 Налогового кодекса РК к компенсациям при служебных командировках;

2) питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;

3) оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

4) аренду и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий.

А так же согласно, пункта 2 статьи 102 Налогового кодекса РК не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз для таких лиц, организацию досуга, развлечений, отдыха, а также расходы, не относимые в соответствии с настоящим пунктом к расходам на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях.

К расходам на транспортное обеспечение не относятся расходы на проезд железнодорожным, морским и воздушным транспортом участников представительского мероприятия.

Согласно, пункта 3 статьи 102 Налогового кодекса РК основанием для осуществления вычета представительских расходов являются:

1) письменный приказ или письменное распоряжение налогоплательщика о проведении представительского мероприятия с указанием цели его проведения и лиц, ответственных за его проведение;

2) утвержденная налогоплательщиком смета расходов такого мероприятия;

3) отчет ответственных лиц о проведенном представительском мероприятии с указанием даты и места проведения, результатов проведенного мероприятия, состава участников, программы мероприятий, фактически произведенных расходах;

4) первичные и иные документы, подтверждающие основания и осуществление представительских расходов.

А в соответствии с пунктом 4 данной статьи представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 процент от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 2 статьи 163 Налогового кодекса, за налоговый период.

А так же согласно, пункта 3 статьи 100 вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически были произведены.

В соответствии, с вышеуказанными статьями НК РК, затраты по представительским расходам должны быть документально подтверждены, в части того, что эти расходы носят производственный характер и были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документальным оформлением расходов следует понимать затраты, подтвержденные документами и оформленные в соответствии с требованиями законодательства РК. В настоящее время законодательно не предусмотрены формы документов, которые подтверждали бы производственный характер расходов, связанных с оплатой вышеуказанных затрат. А так же организации необходимо в своей Учетной политике прописать все организационно-распорядительные документы, подтверждающие расходы по проведению представительских расходов.

Поэтому для того чтобы расходы были учтены и относились к расходам идущим на вычеты, необходимо чтобы оформленные организацией документы соответствовали законодательству РК. Для этого, необходимо выполнить ряд процедур по документальному оформлению:

- издать приказ об организации переговоров с представителями других организаций;

- составить смету представительских расходов, утвержденную руководителем;

- составить программу проведения деловой встречи, утвержденную руководителем.

После проведения мероприятия, необходимо дооформить и предоставить нижеуказанные документы:

- Акт на списание, утвержденный руководителем и подписанный комиссией;

- отчет по проведенному мероприятию, утвержденный руководителем;

- первичные документы, подтверждающие расходы (акт выполненных работ (оказанных услуг), счет-фактура, счет с кафе/ресторанов, накладная, авансовый отчет, договора с поставщиками, расходные и приходные ордера, фискальный чек и тому подобные документы).

1. Оформление приказа.

Для оформления представительских расходов необходимо издать приказ, который издается каждый раз новый под конкретное мероприятие/встречу.

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, назначаются ответственные лица за проведение, оформление и предоставление документов связанных с мероприятием. Так же в приказе необходимо указать цель которую компания преследует связанную с проведением мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данные мероприятия должны быть направлены на получение дохода). С приказом необходимо ознакомить всех ответственных лиц.

Пример Приказа для проведения мероприятия

ПРИКАЗ № ___ от 20 февраля 2015 г.

«О проведении переговоров с представителями Фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.»

В целях поддержания и налаживания взаимовыгодного сотрудничества, а так же для демонстрации рынка сбыта Фирмам «BER», «MP di & C. s.a.s.» (Италия)

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Провести с 11 марта по 14 марта 2015 года официальную встречу и переговоры с представителем Фирмы «BER» для обсуждения проблемных вопросов и получения скидки, на некоторые категории поставляемого товар. А так же изучение выпускаемого товара Фирмой «MP di & C. s.a.s.».

2. Директору по развитию Пар В.Ю. согласовать даты визита и список представителей вышеуказанных Фирм.

3. Назначить ответственным за организацию и проведение встречи Директора по развитию Пар В.Ю. и поручить ему:

- подготовку и утверждение программы пребывания представителей фирмы «BER», «MP di & C. s.a.s.». Срок исполнения 28.02.2015 г.

- составить смету представительских расходов в срок до 04.03.2015 г.

- предоставление отчета о проведенных переговоров с приложением подтверждающих документов. Срок исполнения 31.03.2015 г.

4. Утвердить список работников для проведения переговоров:

- Директор по развитию Пар В.Ю.;

- Технолог Пичев Д.П.

5. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях Директору по развитию Пар В.Ю.

6. Главному бухгалтеру выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах предоставленной сметы подотчетному лицу, указанному в п.4 настоящего Приказа в срок до 11.03.2015 года.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

ТОО «КЕН» Манова А.Д.

С Приказом ознакомлены:

1) Директор по развитию _________________________ Пар В.Ю.

2) Технолог _________________________ Пичев Д.П.

2) Оформление программы мероприятия и сметы расходов.

В программе мероприятий необходимо отразить цель, которую преследует компания, организовывая проведение представительского мероприятия. А так же указать: представителей обеих сторон (принимающей и приглашенной), даты, время и место проведения. При составлении программы необходимо четко прописать экономическое обоснование проведения представительского мероприятия. Так как программа является одним из подтверждающих документов связанных с его проведением.

На основании программы составляется смета расходов в которой указываются статьи затрат, сумма по каждой статье.

Пример программы официального приема представителей

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________

Программа официального приема представителей

Фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» в г.Алматы

Дата проведения встречи/переговоров: с 11 марта по 14 марта 2015 года

Место проведения: Офис компании «КЕН»

Цели официального приема и проведения деловых переговоров с Фирмой «BER».

Целями официального приема и проведения переговоров является поддержание сложившихся партнерских отношений и сотрудничества с Фирмой «BER» в поставках товара. А так же:

- описание и ознакомление с рынком сбыта в РК представителей BER;

- совместное обсуждение и решение возникших проблем в условиях изменения курса валют в РК;

- совместное обсуждение и решение проблемных вопросов в период поставки и реализации товара;

- разработка совместной тактики ведения бизнеса в части продвижения и узнаваемости бренда BER;

- увеличение объема поставок и возможности предоставления скидок на последующие поставки товара;

- ознакомление с новым ассортиментом товара торговой марки BER.

Цели официального приема и проведения деловых переговоров с Фирмой «MP di & C. s.a.s.».

Целями официального приема и проведения переговоров является налаживание партнерских/деловых отношений и планирование сотрудничества с Фирмой «MP di & C. s.a.s.». А так же ознакомление с ассортиментом производимого товара вышеуказанной фирмой представляемой на выставке Asia.

Список гостей:

Со стороны «BER»: Ваола Пилл - менеджер по экспорту в страны СНГ.

Со стороны «MP di & C. s.a.s.»: Гаури Веллег - коммерческий директор по экспорту.

Представители со стороны «КЕН»:

- Директор по развитию Пар В.Ю.

- Технолог Пичев Д.П.

Директор по развитию: Пар В.Ю.

Пример сметы расходов приема представителей

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________

Смета расходов
официального приема представителей
Фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.»
в г.Алматы с 11 марта по 14 марта 2015 года

Директор по развитию: Пар В.Ю.

3) Оформление отчета о представительском мероприятии и Акта на списание расходов.

После окончания представительского мероприятия ответственное лицо составляет и подготавливает отчет и утверждает его у руководителя. В отчете отражается: цель, результаты мероприятия, дата, место и время проведения; состав участвующих лиц.

В отчете обязательно отражаются результаты проведенных переговоров. Такие как подписание договора, дополнительного соглашения к договору, документ о намерениях подписания договора и т.п. результаты. Так же хотелось бы отметить, что вопросы, которые обсуждались в процессе представительского мероприятия, должны быть связаны с деятельностью организации и в дальнейшем принести экономическую выгоду.

В акте на списание указываются общие суммы по каждой статье затрат, которые были затрачены в процессе проведения представительского мероприятия. Данный Акт утверждает директор и подписывает комиссия. Он составляется на основании первичных документов: актов выполненных работ (оказанных услуг), счет-фактуры, накладной, счетов с кафе/ресторанов и тому подобных документов.

Пример Отчета

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________

Отчет
о проведении официального приема представителей

Фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» (Италия)

в г.Алматы с 11 марта по 14 марта 2015 года

Согласно Приказу Директора ТОО «КЕН» от 20 февраля 2015 г. № была организована и проведена официальная встреча и переговоры с представителями фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» (Италия) с 11 марта по 14 марта 2015 г.

Местом проведения мероприятия являлся офис ТОО «КЕН» и ресторан «АРС» (адрес: __________________) в г.Алматы.

Цели мероприятия:

с Фирмой «BER»

Целями официального приема и проведения переговоров является поддержание партнерских / деловых отношений и сотрудничества с Фирмой «BER» в поставках товара. А так же:

- описание и ознакомление с рынком сбыта в РК представителей BER;

- совместное обсуждение и решение возникших проблем в условиях изменения курса валют в РК;

- совместное обсуждение и решение проблемных вопросов в период поставки и реализации товара;

- разработка совместной тактики ведения бизнеса в части продвижения и узнаваемости бренда BER;

- увеличение объема поставок и возможности предоставления скидок на последующие поставки товара;

- ознакомление с новым ассортиментом товара торговой марки BER.

с Фирмой «MP di & C. s.a.s.».

Целями официального приема и проведения переговоров является налаживание партнерских/деловых отношений и планирование сотрудничества с Фирмой «MP di & C. s.a.s.». А так же ознакомление с ассортиментом производимого товара вышеуказанной фирмой представляемой на выставке Asia.

Участники мероприятия:

Со стороны «BER»: Ваола Пилл - менеджер по экспорту в страны СНГ.

Со стороны «MP di & C. s.a.s.»: Гаури Веллег - коммерческий директор по экспорту.

Представители со стороны «КЕН»:

- Директор по развитию Пар В.Ю.

- Технолог Пичев Д.П.

Результаты официально приема с «BER».

1) После обсуждения возникших вопросов по поставкам был проведен анализ проблем и были определены варианты их решения, а так же со стороны «BER» получены гарантии исключения целого ряда ошибочных действий.

2) В целях демонстрации товара и оборудования была организована поездка по объектам наших Заказчиков. Представителям «BER», «MP di & C. s.a.s.» была показана выкладка товара (торговой марки BER) в торговых центрах. Так же была продемонстрирована работа оборудования с использованием моющих средств «BER» на мойках и в клиринговых компаниях г.Алматы (а/м AS, а/м БАУ, клиринговая компания Мой додыр и другие объекты).

Представитель BER, остался довольным продвижением товара на рынке РК и совместно, была выработана стратегия для дальнейшего продвижения товара под торговой маркой BER.

3) Была оговорена и получена скидка на автошампунь при оформлении следующих заказов.

4) Представленный представителем «BER» ассортимент нового товара заинтересовал нас. В качестве образцов представитель «BER» должен выслать товар: «Ароматизатор воздуха ЛДТ» для демонстрации и рекламирования его нашим потенциальным Заказчикам.

Результаты официально приема с «MP di & C. s.a.s.».

1) Директором нашей компании было дано задание о развитии еще одного направления в бизнесе. Для этого необходимо было найти Поставщиков с выгодным предложением и совместно проанализировать рынок сбыта. В связи с этим был приглашен представитель Фирмы «MP di & C. s.a.s.» (Италия), который провел ознакомительную презентацию об ассортименте производимого товара.

2) После ознакомления с ассортиментом товара мы посетили выставку на которой наглядно ознакомились с качеством предлагаемого товара. А так же представителем Фирмы «MP di & C. s.a.s.» были предоставлены: коммерческое предложение, каталоги и прайс листы, которые будут использоваться нами для проведения дальнейшего анализа и планирования развития нового направления в бизнесе. До конца года договорились подписать договор на первую поставку товара.

Директор по развитию: Пар В.Ю.

Пример Акта на списание представительских расходов

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________

Г.Алматы «14» марта 2015 года

АКТ НА СПИСАНИЕ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Мы, нижеподписавшиеся составили настоящий акт в том, что на официальный прием представителей фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» из ИТАЛИИ в период с 11 марта по 14 марта 2015 г. было израсходовано:

В ходе встреч на кофе-брэк согласно накладной, счет-фактуры и фискального чека на сумму ( тенге) 00 тиын

На официальный обед 11.03.2015 г. ресторанный счет на сумму ( тенге) 00 тиын.

На официальный обед 12.03.2015 г. ресторанный счет на сумму ( тенге) 00 тиын.

Итого расходов на общую сумму ( тенге) 00 тиын.

Расходы произведены в пределах утвержденной сметы и подлежат списанию с подотчетного лица Пар В.Ю. по статье «Представительские расходы» в размере ____________ (тенге) 00 тиын.

Приложение копии документов:

Ресторанный счет и ККМ с Ресторана АРС находящегося по адресу ___________________________________.

Накладная и счет-фактура с магазина «ДОС» находящегося по адресу ___________________________________.

Заместитель директора ______________________________ Раев М.Б.

Директор по развитию ______________________________ Пар В.Ю.

Технолог ______________________________ Пичев Д.П.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.