В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документов, создаются следующие разновидности архивов - управленческой документации, аудиовизуальной документации, научно-технической документации. Ведомственный и частный архив (далее - архив организации) принимает документы постоянного, временного срока хранения, а также по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. В архив организации передаются документы организаций предшественников, а также документы упраздненных подведомственных организаций. При приеме управленческой документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию дел, передаваемых по данной описи; 2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел; 3) нумерацию листов дел с данными по описи дел; 4) наличие и правильность заполнения внутренней описи документов дела; 5) наличие листа-заверителя дела; 6) соответствие реквизитов обложки с соответствующими записями в описи дел; 7) физическое состояние передаваемых дел. Аудиовизуальная документация поступает в архив организации в виде: 1) законченных производством аудиовизуальных документов, образованных в деятельности данной организации или ее правопреемников; 2) оригиналов и копий аудиовизуальных документов на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из другой организации. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) комплектность документов; 2) физическую сохранность документов; 3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации. В состав текстовой сопроводительной документации входят: 1) для кинодокументов - аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов; 2) для фотодокументов - аннотации; 3) фонодокументов и видеодокументов - акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие документы, имеющие непосредственное значение к принимаемым фотодокументам и видеодокументам. Соответствующие структурные подразделения организации передают научно-техническую документацию на хранение после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо, по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация); 2) наличие установленных подписей и дат; 3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов; 4) пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов). Научно-техническая документация передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька). В процессе приема электронных документов проводится: 1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации; 2) запись информации электронных документов на носители; 3) проверка качества записи; 4) описание электронных документов и электронной цифровой подписи; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения/единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью; 6) подготовка комплекта сопроводительной документации. В сопроводительной документации электронных документов отражается следующая информация: 1) название документа, 2) дата его создания, 3) характеристика содержания (аннотация), 4) электронный формат и алгоритм электронной цифровой подписи, 5) физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и тому подобное), 6) объем документа (для баз данных дополнительно - количество записей). Приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования. | 
