Г. Канашева, бизнес консультант, сертификаты: DipIFR, САР
ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ СПИСАНИИ ТМЦ
Списание ТМЦ и материалов, каков порядок, на основании каких документов имеем право списывать товар? Занимаемся клинингом и тех. обслуживанием зданий. Очень много расходных материалов - мелочей, а также хоз товаров которые используются в течение месяца. Распишите подробно - алгоритм списывание: как должна выглядеть служебная записка на списание и т.д.
Положения МСФО. Учет Запасов организуется Компанией в соответствии с МСФО (IAS) 2 «Запасы».
Запасы - это активы:
- предназначенные для продажи в ходе обычной хозяйственной деятельности;
- в процессе производства для такой продажи
- или в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг.
Компания вправе использовать одну из систем учета запасов: непрерывную или периодическую.
Компания, использующая систему непрерывного учета запасов, подразумевает подробное отражение операций по движению (поступление и выбытие) запасов на балансовых счетах их учета.
При периодической системе учета реализация запасов определяется в конце отчетного периода (месяц, квартал, год) на основании данных учета по покупкам (приобретению) и инвентаризации запасов на конец отчетного периода.
При учете запасов возможно использование Компанией Перечня (Каталога) запасов, который является единым для Компании, утверждается внутренним документом, и который позволяет идентифицировать ввод поступившего запаса в систему аналитического учета.
Необходимыми требованиями к складскому хозяйству являются:
- оснащение складских помещений техническими средствами охраны, автоматической защитой и пожарной сигнализацией;
- оснащение мест хранения запасов необходимыми весовыми средствами, измерительными приборами и мерной тарой;
- оформление материальной ответственности лиц путем заключения Договоров о материальной ответственности с физическими лицами, которые обязывают материально-ответственных лиц возмещать ущерб, возникающий в случае недостачи, порчи, хищений запасов.
Договор о материальной ответственности заключается только с теми работниками, должности и профессии которых включены в Перечень, определенный внутренним документом Компании.
Основные документы по движению запасов на складе
Движение запасов в Компании оформляется следующими типовыми формами первичного учета, утвержденными приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.
Основными документами, используемыми Компанией для оформления операций по приобретению запасов являются следующие Типовые формы:
- Доверенность (Д-1) (приложение 6 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) - применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных ценностей (в т.ч. запасов). Доверенность выдается работнику на срок не более 10 дней. Срок определяется Компанией в индивидуальном порядке, но не более 10 дней.
Доверенности регистрируются в Журнале учета выданных доверенностей Д-2) (приложение 7 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562), который хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей и назначен приказом руководства Компании. Страницы Журнала учета доверенностей нумеруются, сшиваются и скрепляются печатью Компании.
Поверенное лицо на следующий день (определяется Компанией) после каждого получения запасов, независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в Компанию доверителя документы о выполнении поручений и о передаче запасов на склад или соответствующему материально-ответственному лицу.
Поверенному лицу, которое не отчиталось в использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности не выдаются.
Неиспользованные доверенности возвращаются Компании на следующий день по истечении срока действия доверенности (определяется Компанией самостоятельно).
При возвращении неиспользованной доверенности в Журнале учета выданных доверенностей производится отметка «не использована» и хранится до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируются, о чем Компанией составляется комиссионный Акт.
Материально-ответственные лица Компании не имеют права отпускать запасы по доверенностям, предъявленным от других организаций, в следующих случаях:
- при предъявлении доверенности с незаполненными реквизитами;
- при предъявлении доверенности с поправками и подчистками, исправлениями;
- при непредъявлении документа, удостоверяющего личность лица, указанного в доверенности;
- окончании срока, на который была выдана доверенность;
- получении сообщения от субъекта, выдавшего доверенность об ее аннулировании;
- прекращении деятельности (ликвидации, реорганизации) субъекта, от имени которого выдана доверенность и др.
Приходный ордер запасов (форма 3-1 (приложение 25 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) применяется для оформления поступающих запасов от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется материально-ответственным лицом в день поступления запасов на склад.
Карточка учета запасов (форма 3-3) (приложение 27 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) - применяется Компанией для учета движения запасов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально-ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в картотеке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Основными документами, используемыми Компанией для оформления операций по выбытию запасов являются следующие Типовые формы:
- Накладная на внутреннее перемещение запасов (Форма 3-5) (приложение 29 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) - применяется для учета движения запасов внутри Компании.
- Ведомость учета остатков запасов на складе (Форма 3-7) (приложение 12 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) заполняется по данным Карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.
- Накладная на отпуск товаров на сторону (Форма 3-2) (приложение 26 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) - оформляется при реализации запасов (товаров) сторонним организациям.
- Акт на списание запасов (Форма 3-6) (приложение 30 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) - применяется для учета запасов, подлежащих списанию вследствие порчи, боя, лома запасов, а также вследствие выявления недостач и потерь запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства. Данный документ является основанием для списания с подотчета материально-ответственных лиц стоимости запасов и возмещения за счет виновных лиц. Документ оформляется в двух экземплярах и подписывается комиссией, виновными лицами, руководством Компании, главным бухгалтером, а также материально-ответственным лицом.
- Акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже основных средств (Форма 3-4) (приложение 28 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562) применяется Компанией для оформления оприходования запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика.
Кроме Типовых форм документов Компания, при необходимости, вправе использовать внутренние документы при оформлении движения запасов, т.е. разработанные самой Компанией, если они не были предусмотрены в качестве Типовых форм.
Например:
- Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых в производственной деятельности Компании, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов (норм) на производственные нужды, которая является документом для списания запасов со склада. Лимитно-заборные карты могут выписываться плановой (экономической) службой на каждый цех (участок) ежемесячно, и утверждаются руководством Компании (Уполномоченным лицом), после чего передаются на склад. Данный документ выписывается в Компании, где при отпуске запасов на производство соблюдается принцип нормирования основных запасов, по которым Компанией разработаны и утверждены нормы. При отпуске запасов в лимитно-заборной карте расписываются материально-ответственное лицо, установленное по цеху (участку) производства в каждом отдельном случае получения материалов и завскладом. По окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию как основание для списания запасов со склада.
Сверхлимитный отпуск запасов может оформляться в виде, например, Требования, которое выписывается на основании рапорта (служебной записки) руководителя цеха производства, участка, подписывается уполномоченным лицом Компании и гл. бухгалтером.
- Требование - может, к примеру, оформляться при выписке спецодежды работникам, в которых указывается ее виды, количество. Требование подписывается уполномоченным лицом, гл. бухгалтером и ответственным работником по технике безопасности.
Данный перечень не является окончательным и может быть расширен в рамках специфики деятельности Компании.
- Заборные карты - применяются при отпуске ГСМ водителям подразделений Компании. Заборные карты открываются на каждого водителя, с указанием номера и марки автомобиля, по которым кладовщиком производится отпуск ГСМ с указанием количества ГСМ и даты, что подтверждается росписью водителя в получении ГСМ в каждом отдельном случае.
Настоящий материал является объектом авторского права.
Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.
