Расчеты по претензиям (Е. Михалева, 2 декабря 2015 г.)

02.12.2015

  Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Е. Михалева, аудитор, директор ТОО НАК «Оптиум-Аудит»

РАСЧЕТЫ ПО ПРЕТЕНЗИЯМ

Очень часто в практике казахстанских компаний возникают ситуации, когда их партнеры по тем или иным причинам не выполнили условия договора. Чтобы защитить свои законные права, компания может выставить претензию. Расчеты по претензиям это вид прочей дебиторской задолженности. Не существует международного стандарта, который бы напрямую регламентировал порядок учета и отражения в финансовой отчетности дебиторской задолженности, но при ее составлении необходимо соблюдать принцип консерватизма (осмотрительности). Согласно этому принципу величина активов не должна быть завышена, а величина обязательств занижена.

Расчеты по претензиям

Решение проблемы неисполнения договорных обязательств одной из сторон может осуществляться как в судебном порядке, так и в досудебном. Досудебный порядок является наименее затратным, поэтому для компании важно правильно его организовать.

Спор, затрудняющий осуществление участниками договорных отношений своих прав и обязанностей, может быть решен посредством претензии. В этом случае одна из сторон предъявляет претензии другой, нарушившей условия договора. Согласно пункту 2 статьи 359 Гражданского кодекса (с изменениями и дополнениями по состоянию на 16.11.2015 г.), лицо, не исполнившее или ненадлежащим образом исполнившее обязательство при осуществлении предпринимательской деятельности, несет имущественную ответственность, если не докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельствах (стихийные явления, военные действия и т. п.).

Предъявление претензии является правом, а не обязанностью. Предъявление претензии относится к досудебному порядку урегулирования споров. В ней одна компания указывает другой на совершенные ею неправильные действия (бездействие) или ошибки, в результате которых ущемлены ее законные интересы.

Претензия (рекламация) - письменное требование о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением имущественных интересов участниками контракта, предъявляемое хозяйствующим субъектом к своему контрагенту при нарушении последним условий контракта. Претензии могут выставляться к поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям, покупателям, кредитным организациям.

Претензионный порядок предусматривается законодательством Республики Казахстан или соглашением сторон и применяется, как правило, при обжаловании действий одной из сторон гражданско-правовых отношений. Претензия предъявляется дебитору в письменной форме, так как ведение претензионной работы предполагает документальное оформление результатов с отражением их в учете. Претензии предъявляются в письменной форме за подписью руководителя компании или его заместителя в двух экземплярах, один из которых остается у компании предъявившей претензию, второй - передается контрагенту, ответственному за нарушение условий договора. Претензия должна содержать полное наименование компании, предъявившей ее, и компании-ответчика с указанием всех реквизитов и почтовых адресов.

Претензия сама по себе не устанавливает никаких прав и обязанностей, она уведомляет (напоминает) о просроченных обязательствах в связи с ненадлежащим выполнением условий договора, убытках, которые были понесены в связи с этим, а также насчитанных штрафных санкциях. Следовательно, вероятность удовлетворения претензии зависит от качества ее составления. Чем грамотней составлена претензия, тем больше вероятность ее удовлетворения. Поэтому оправдано в претензии, отразить последствия, которые будут иметь место, в случае ее не исполнения. Такими последствиями могут быть: взыскание неустойки (штрафа, пени), инфляционных убытков, процентов за пользование чужими денежными средствами, реально понесенные убытки, дополнительные убытки, утраченная выгода. При этом необходимо сослаться на соответствующие пункты договора.

В претензии конкретизируется факт нарушения договорных обязательств и в связи с этим соответствующие требования по возмещению потерь и расходов компании. Требования к виновной стороне должно быть сформулировано четко и понятно, например: догрузить, заменить, устранить дефекты, оплатить затраты по устранению дефектов третьим лицом, уменьшить контрактную цену, расторгнуть договор и возвратить уплаченные по нему денежные средства. Вместе с этим в тексте претензии должны содержаться:

сведения о сроках и размерах предъявляемых требований с приведением обоснованного расчета, если заявленное требование подлежит денежной оценке;

обстоятельства, на которых основываются требования, и доказательства, их подтверждающие, со ссылкой на нормы договора и акты законодательства;

перечень прилагаемых к претензии документов, доказывающих факт причинения убытков (копии квитанций, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, платежных документов, актов приемки и другие);

номер и дата ее составления;

платежные и расчетные реквизиты заявителя;

подпись уполномоченного на то лица и дата ее совершения;

иные сведения по усмотрению покупателя, необходимые для урегулирования спора.

В претензии, ущемленная в своих правах и интересах сторона, выражает свое недовольство виновной стороне: несоответствием цен и тарифов; несоответствием качества поставленного товара стандартам, техническим условиям; несоответствием количества поставленного товара (недостача); несвоевременной оплатой или неоплатой, а также выставляет требование по выплате неустойки за нарушение условий хозяйственных договоров.

Неустойкой является определенная компенсация за нанесенный компании ущерб. Размер неустойки и порядок ее взыскания определяются условиями договора. В сумму неустойки могут входить суммы дополнительно понесенных затрат, недополученной выгоды, проценты за задержку платежа и другие. В отношении взыскания неустоек за нарушение условий поставки товарно-материальных ценностей, услуг и работ компания может руководствоваться статьями 293 - 298 общей части Гражданского кодекса.

Со стороны, нарушившей условия договора, по претензии могут не только взыскиваться штраф, пеня, неустойка, но и возмещаться убытки, проценты за пользование заемными денежными средствами.

Срок предъявления претензий устанавливается в каждом конкретном случае или законодательными актами Республики Казахстан или уставами компаний или договором. Он исчисляется с момента, когда выявлено нарушение прав.

Претензия подлежит рассмотрению в срок, определенный сторонами в договоре, а если он не установлен, то действует общее правило о разумном сроке, в течение которого контрагент обязан осуществить необходимые действия по рассмотрению поступившей претензии и предоставлению ответа. При этом компания-ответчик должна письменно сообщить о результатах рассмотрения претензии. Ответ оформляется и направляется истцу в том же порядке, что и сама претензия.

Во избежание разногласий по поводу даты поступления претензии целесообразно претензию отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Почтовая квитанция о приеме заказного письма должна храниться на случай предъявления иска. К претензии прилагаются надлежаще заверенные копии документов - товарно-транспортные накладные, доверенности ф. Д-1, акты о приемке активов ф. А-1, приходные ордера запасов ф. З-1, акты о выявленных дефектах активов ф. А-4 и другие.

В случае удовлетворения претензии к ответу прилагается поручение банку на перечисление денег с отметкой об исполнении (принятии к исполнению) или поставляется недостающее количество товарно-материальных запасов.

Если получен отказ (полный или частичный) в удовлетворении претензии или не получен в срок ответ на нее, компания вправе обратиться в арбитражный суд. Сразу идти с иском в суд нельзя. В соответствии с законодательством Республики Казахстан, суд оставит исковое заявление без рассмотрения, если компания ранее не предъявила претензии.

Вместе с исковым заявлением и всеми необходимыми документами, в суд необходимо представить почтовую квитанцию о направлении ответчику претензии. Она послужит подтверждением того, что компания приняла меры урегулирования спора.

Преимущества судебного разбирательства заключаются в том, что суд, будучи специальным органом, созданным для разбирательства конфликтов, разрешает спор в установленном законном порядке, в строго определенной процессуальной форме и выносит законное справедливое судебное решение, основанное на всестороннем исследовании всех обстоятельств дела.

Предметом искового заявления могут являться требования:

о взыскании стоимости поставленных запасов, выполненных работ (оказанных услуг);

о взыскании пени, неустойки за недопоставку или просрочку поставки запасов, за невыполнение или просрочку выполнения работ (оказания услуг);

о взыскании штрафа и убытков за поставку некачественных запасов, ненадлежащее качество выполненных работ (оказанных услуг);

о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами;

о взыскании стоимости недостачи груза, товара;

о расторжении договора или изменении его условий и т. п.

Таким образом, при обращении субъекта предпринимательской деятельности с иском в суд необходимо четко определить предмет и основания иска со ссылкой на конкретные нормы действующего законодательства.

Порядок отражения в учете расчетов по претензиям

Для учета расчетов по претензиям, предъявленных компанией поставщикам, подрядчикам и иным организациям, необходимо открыть субсчет (субконто) «Расчеты по претензиям» в группе счетов 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» при формировании рабочего плана счетов.

Компания может выставить поставщику (подрядчику) претензию, если:

поставщиком не соблюдены договорные обязательства;

выявлена недостача поступивших ценностей по сравнению с отгруженным количеством;

выявлено несоответствие цен и тарифов на поставленные запасы (выполненные работы, оказанные услуги);

выявлено несоответствие качества поставленных ценностей техническим условиям (технические неисправности, дефекты внешнего вида и др.) или ненадлежащего ассортимента;

обнаружены арифметические ошибки в документах поставщика (подрядчика) на поставленные товары (работы, услуги);

выявлена недостача груза в пути сверх норм естественной убыли и превышение тарифа (фрахта);

имеет место брак и простои по вине поставщиков и подрядчиков;

обнаружены суммы, ошибочно списанные с расчетного и других счетов банка.

По дебету счета 1289/субсчета «Расчеты по претензиям» отражаются следующие расчеты по претензиям:

к поставщикам, подрядчикам и транспортным компаниям по выявленным при проверке их счетов (после акцепта последних) несоответствиям цен и тарифов, обусловленным договорами или предусмотренным в прейскурантах, а также при выявлении арифметических ошибок в счетах - в корреспонденции со счетом 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» или со счетами учета производственных запасов, товаров и соответствующих затрат, когда завышение цен или арифметические ошибки в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах обнаружились после того, как записи по счетам учета запасов или затрат были совершены (исходя из цен и подсчетов поставщиков и подрядчиков);

к поставщикам материалов, товаров, а также к предприятиям, перерабатывающим запасы компании, за обнаруженные несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу - в корреспонденции со счетом 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»;

к поставщикам, транспортным компаниям за недостачи груза сверх норм естественной убыли, образовавшейся в пути - в корреспонденции со счетом 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»;

за брак и простои, возникшие по вине поставщиков и подрядчиков, в суммах, признанных плательщиками или присужденных арбитражем - в корреспонденции со счетами учета затрат на производство;

к учреждениям банка по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам компании - в корреспонденции со счетами учета денежных средств, кредитов банка;

по санкциям (штрафы, пени, неустойки), взыскиваемым с поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков, потребителей транспортных и других услуг за несоблюдение договорных обязательств в размерах, признанных плательщиками или присужденных арбитражем (суммы предъявленных претензий, не признанных плательщиками, на учет не принимаются), - в корреспонденции со счетом 6280 «Прочие доходы».

В каждом конкретном случае порядок отражения расчетов по претензиям будет разным. Так, при получении запасов не соответствующих ассортименту, определенному в договоре, покупатель вправе:

отказаться от всех запасов и принять их на ответственное хранение;

оприходовать товары, соответствующие согласованному ассортименту;

потребовать замены запасов ненадлежащего ассортимента.

Счет 1280/субсчет «Расчеты по претензиям» кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Суммы, которые, как выяснилось впоследствии, взысканию не подлежат, относятся, за счет чистого дохода компании и отражаются по дебету счета 7210/субсчета «Не идущие на вычеты». Аналитический учет по счету 1280/субсчет «Расчеты по претензиям» строится так, чтобы получить информацию по каждой претензии (дата ее предъявления, принятия на учет и погашение дебиторской задолженности), а также суммы задолженности по каждому дебитору и отдельным претензиям.

Корреспонденция счетов учета расчетов по претензиям

Общая сумма выставленной должнику претензии может включать:

собственно сумму, причитающуюся с компании по условиям договора;

сумму неустоек (штрафов, пени).

Основанием для отнесения в дебет счета Расчеты по претензиям (1280) основной суммы долга компании является письменное признание дебитором претензии или присуждение суммы долга кредитору. Суммы предъявленных претензий, не признанных поставщиками и подрядчиками, не отражаются в бухгалтерском учете. Моментом признания является дата получения письменного подтверждения о признании претензии. Моментом присуждения является дата выдачи приказа арбитражного суда о взыскании средств с должника.

Так же как и для основной суммы претензии, основанием для начисления неустойки является письменное подтверждение о признании штрафных санкций (письма, факса) дебитором. В случае если с дебитора не удается получить подобное подтверждение, основанием для начисления неустойки является официальное присуждение. Моментом присуждения является дата выдачи приказа арбитражного суда о взыскании средств с должника. Если никакого письменного уведомления о признании неустойки компания-кредитор не получает, то основанием для начисления является только получение денег в оплату неустойки.

В соответствии со статьей 231 Налогового кодекса (с изменениями и дополнениями по состоянию на 21.07.2015 г.) суммы признанных штрафов (пени, неустоек) нельзя отнести к оборотам по реализации товаров, работ и услуг, и соответственно не оформляются акт выполненных работ и счет-фактура.

Согласно подпункту 14 пункта 1 статьи 85 Налогового кодекса в совокупный годовой доход включаются присужденные или признанные должником штрафы, пени и другие виды санкций, кроме возвращенных из бюджета необоснованно удержанных штрафов, если эти суммы ранее не были отнесены на вычеты. Поэтому штрафы (пени, неустойки) признаются доходом в том отчетном периоде, в котором была выставлена претензия и подписан Акт сверки с Поставщиком (признание претензии поставщиком) не зависимо от того, оплачена эта сумма или нет.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.