Л. Ким, Профессиональный бухгалтер РК, CAP
ОБЯЗАНО ЛИ ТОО РАСПЕЧАТЫВАТЬ ВСЕ ПЛАТЕЖНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ ИСХОДЯЩИЕ И ВХОДЯЩИЕ?
Обязано ли ТОО распечатывать все платежные поручения исходящие и входящие, по которым произведена оплата через систему онлайн (интернет) банкинга и проставлять на каждом поручении печать банка? Обязано ли ТОО хранить такие платежные поручения в бумажном виде? Или достаточно распечатывать банковскую выписку с расчетного счета ТОО за месяц и подтверждать ее в банке путем проставления банковской печати.
Нормативная база. Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. На основании статьи 7 Закона«Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ может быть создан, передан, сохранен и подан электронными средствами. Электронный документ, соответствующий требованиям Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», равнозначен документу на бумажном носителе.
В соответствии с подпунктом 2 статьи 1 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные учетные документы - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Далее, согласно пункту 6 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях ИП и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством РК.
Хранение первичных документов ведется на основании статьи 11 «Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности»: ИП и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.
Положения НК. Требования к составлению и хранению учетной документации так же регламентируются на основании статьи 59 НК РК. В соответствии, с данной статьей учетная документация составляется на бумажном и (или) электронном носителях и представляется органам налоговой службы при проведении налоговой проверки. При составлении учетной документации в электронном виде налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц органов налоговой службы представить копии такой документации на бумажных носителях.
Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированных активов, в том числе переданных (полученных) по финансовому лизингу, хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 НК РК, который начинается с окончания последнего налогового периода, в котором исчисляются амортизационные отчисления по такому активу. Учетная документация, подтверждающая стоимость активов, не подлежащих амортизации в целях налогообложения, хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 НК РК, который начинается с окончания налогового периода, в котором произошло выбытие или полное использование таких активов.
Согласно «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организациях, с указанием сроков хранения», утвержденному Постановлением Правительства РК списки физических лиц (работников) и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов и обязательных социальных отчислений должны храниться в течении 75 лет, в банках до минования надобности но не менее 5 лет.
Выводы. На основании вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: Вы имеете право хранить документы на электронных носителях и по первому требованию предоставить их на бумажном носителе. Но, есть определенные исключения, по которым платежные поручения должны храниться более 5 лет. Как рассматривалось выше это платежи по ОПВ, социальным отчислениям, заработной плате, стоимости фиксированных активов. Есть необходимость хранить такие документы на бумажных носителях с отметками банка, подписями уполномоченных лиц, отмеченные печатью субъекта.
