Правила формирования и хранения регистрационных дел (утверждены приказом Председателя Комитета регистрационной службы Министерства юстиции Республики Казахстан от 5 апреля 1999 г. № 53)

Утверждены

Приказом Председателя Комитета

регистрационной службы

Министерства юстиции

Республики Казахстан

№ 53 от 5 апреля 1999 г.

Правила формирования и хранения регистрационных дел
Общие положения

Правоустанавливающие документы и документы технического обследования недвижимого имущества представляют большую ценность и являются государственной собственностью. В целях лучшей сохранности первоисточников, доступ к ним должен ограничиваться. Круг лиц, имеющих постоянный доступ к материалам архива, устанавливается приказом Директора Центра по недвижимости.

1. Порядок приемки, учета и хранения дел

1.1. К хранению принимаются регистрационные дела законченные, оцененные и сброшюрованные в твердые папки или иные защитные обложки. Листы, входящие в дело, должны быть пронумерованы.

1.2. Каждое регистрационное дело на объект недвижимого имущества должно содержать три группы документов:

- оперативные технические материалы;

- архивные (погашенные) технические документы;

- Правоустанавливающие документы.

К первой группе относятся материалы, составленные (или не утратившие своего назначения) в результате последнего технического обследования объекта недвижимости. Располагаются они в деле в следующем порядке:

- технический паспорт;

- план земельного участка;

- поэтажный план основного строения;

- экспликация к поэтажному плану основного строения;

- расчетная ведомость (журнал обмера площадей);

- абрис земельного участка и строений со всеми вспомогательными расчетами в подлиннике.

Во вторую группу целесообразно отнести документы, составленные в результате предшествующих обследований, расположив их в указанной выше последовательности в хронологическом порядке (по периодам проведения обследования).

Эти документы, в связи с заменой новыми, должны содержать отметку, произведенную штампом "ПОГАШЕНО. Дата. Подпись".

В третью группу необходимо отнести все правоустанавливающие документы. Эти документы подобраны в строго хронологическом порядке.

Документы каждой из трех групп должны иметь самостоятельную нумерацию.

1.3. Копии инвентарно-технической документации выдаются:

- по запросам правоохранительных и судебных органов;

- с оплатой их по утвержденным прейскурантам - собственникам строений.

- для других учреждений и организаций выдаются с особого, в каждом отдельном случае, разрешения.

1.4. При утрате документов первой группы их восстановление должно производиться с выходом на место и использованием материалов второй и третьей групп.

1.5. Внесение каких-либо исправлений и поправок в документы всех трех групп после их подшивки не должно допускаться.

Сведения об обнаруженных ошибках должны вноситься в примечания к описи листов, хранящихся в деле.

1.6. Регистрационные номера присваиваются делам нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется в левом верхнем углу заглавной обложки дела.

Детальный порядок нумерации регистрационных дел устанавливается приказом директора Центра по недвижимости.