Как развиваться, не теряя в качестве: постановка оптимальной системы кадрового документооборота (Сергей Рыбаков, руководитель корпоративной практики юридической компании Legas)

05.02.2005

Как развиваться, не теряя в качестве:
постановка оптимальной системы кадрового документооборота
  

Сергей Рыбаков, руководитель корпоративной практики юридической компании Legas

Всем известно, что активное развитие компании влечет не только позитивные последствия, но и создает ряд проблем: увеличение штата сотрудников, рост количества и уровня сложности бизнес-процедур, понижение управляемости системы. Едва ли не главной проблемой становится построение новой корпоративной структуры и определенная формализация как отношений внутри компаний, так и бизнес-процессов.

Иными словами, до тех пор пока в компании работает сравнительно небольшое число сотрудников (до 50 человек), они всегда могут договориться между собой, кто за что отвечает, кто когда приходит, какой проект ведет и т.д. Однако бизнес растет и развивается, в компанию с каждым днем приходят новые работники, и тут закономерно возникает острая потребность четкого разделения полномочий и ответственности, определения функций каждого сотрудника, профессионального контроля, контроля посещаемости и использования рабочего времени. В противном случае получается ситуация конфликта из анекдота бригадиров на стройке, вечно спорящих из-за того, что бригада каждого заканчивает рабочую смену и оставляет после себя строительный мусор, так что другая бригада, заступая на вахту, должна сначала убрать мусор, а потом начать работать, и так без конца.

Часто в таких случаях внутренняя структура компании и существующий кадровый документооборот не успевают за темпами развития бизнеса и новыми масштабами деятельности компании, и возникает определенный дисбаланс. Практика показывает, что подобную «болезнь» переживают около 90% активно развивающихся российских компаний.

Подобные проблемы с оптимизацией кадровой документации часто возникают также у уже сформировавшихся крупных компаний, желающих полностью перевести свой бизнес в легальную сферу и стать «публичными» субъектами бизнеса, а также у филиалов и представительств иностранных компаний в России.

«Никто не виноват, но что делать?»

Одним из эффективных инструментов построения новой корпоративной структуры компании являются постановка и внедрение оптимальной системы кадрового документооборота. Каковы же элементы, составляющие каровую документацию компании?

«Столбовой дорогой цивилизации…»

Возникает вполне резонный вопрос: а для чего вообще нужно внедрять кадровые документы, если до этого компания нормально существовала и развивалась без них?  Не является ли это просто увеличением вала внутренних документов, создающим бюрократические барьеры и лишнюю головную боль для руководителя и больше ничего? Как показывает практика, при разумном подходе к постановке кадровой документации можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач.