ГОСТ 24.402-80
Система технической документации на АСУ
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ
System of technical documentation for computer
control systems. Registration, storage and access
Содержание
Приложение. Справочное. Примеры заполнения карточек учета документов
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 24.101-80.
1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501-68 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют в соответствии с ГОСТ 2.102-68 на подлинники, дубликаты и копии.
1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) - держатель подлинника.
1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 24.101-80, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий) - участников создания АСУ.
Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником, дубликатом или учтенной копией.
Документы, разработанные организацией (предприятием) - хранителем полного комплекта, включают в него в виде подлинников.
2.1.Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги ПС форме 1 ГОСТ 2.501-68. Инвентарные книги подразделяют на: книги подлинников (ИКП);
книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
книга дубликатов (ИКД);
каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненные по формам 2, 2а, 2б, 2в ГОСТ 2.501-68. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Индекс предприятия», «Продолжение на листе», «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет: