Утверждена
распоряжением акима
Карагандинской области
от 11 января 2008 года № 03 р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате акима Карагандинской области
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в аппарате акима области в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Регламентом аппарата акима области и Положением об аппарате акима области.
1) Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата акима области.
2) Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и имеющих пометку «Для служебного пользования», порядок работы с письмами и заявлениями граждан, а также приема граждан, порядок организации контроля исполнения документов в аппарате акима области, порядок оформления, согласования нормативных и правовых актов акимата и акима области.
Порядок ведения секретной корреспонденции устанавливается специальной инструкцией.
3) Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов в структурных подразделениях аппарата акима области возлагается на их руководителей.
4) Отдел документационного обеспечения и контроля. Заведующий отделов знакомит новых работников аппарата с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность аппарата.
2. Прием и регистрация входящей корреспонденции
2. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран содружества независимых государств (СНГ) ведется на государственном и русском языках.
3. Вся корреспонденция, поступающая в аппарат акима области, принимается с 9-00 до 16-00 часов и регистрируется в отделе документационного обеспечения и контроля. Прием и передача корреспонденции без регистрации запрещается.
4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним: сверяются номера документов с номерами на документах указанных на них.
В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах составляется акт (приложение 1) в 3-х экземплярах: один экземпляр остается в канцелярии, второй вместе с документами передается по назначению, а третий направляется отправителю.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
Принятые пакеты и документы с грифом «Лично» учитываются в реестрах, передаются непосредственно адресату. Если после вскрытия адресатом конверта с грифом «Лично» в нем окажется документ или заявление служебного характера, то они незамедлительно должны быть переданы для регистрации в канцелярию.