Законность применения личной подписи и факсимиле в документообороте
(Продолжение, начало в № 2 2012 г.)
Применение подписи и факсимиле в административных отношениях
Согласно части пятой Статьи 1 ГК гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой. Поэтому необходимо быть внимательными к документам, исходящим от имени организации в адрес органов государственной власти или местного самоуправления.
Чаще всего это письма, заявления, жалобы, предложения и другие обращения. Можно сделать вывод, что оригиналы таких документов не должны подписываться факсимильной подписью. Этот вывод основан на анализе следующего акта.
Еще в 1995 году была принята Типовая инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике1. К сожалению, этот документ малоизвестен и сейчас практически не применяется, хотя и является действующим нормативным правовым актом2. Следовательно, контролирующие органы могут сослаться на нормы данного акта в обосновании своей позиции во время проверки или в суде.
Типовая инструкция устанавливает принципы и правила, регламентирующие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях. Ниже перечислим положения, заслуживающие внимания.
В разделе «Оформление управленческих документов» указано, что при оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа. Обязательным реквизитом документа является подпись (пункт 2.3.1.).
Документ подписывается руководителем организации или заменяющим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией. Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должны быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Подписывается экземпляр документа, остающийся в организации, остальные экземпляры могут быть заверены исполнителем или на них проставляется факсимиле подписи руководителя.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия (пункт 2.3.6.).
Если должностное лицо, фамилия которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. В реквизите «подпись» чернилами или машинописным способом вносятся данные лица, подписывающего документ. При этом проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности исключается (обратите на это внимание - на практике часто можно встретить косую черту J).
Вот еще одно интересное положение. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также финансовых документах ставится гербовая печать. Оттиск печати на документе должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.