Ю. Гамалей, Менеджер Департамента консалтинга ТОО «BDO «Казахстанаудит»
КАК РАССЧИТАТЬ СУММУ СУТОЧНЫХ, КОМПЕНСИРУЕМЫХ РАБОТНИКУ, ПРИ КОМАНДИРОВКЕ?
В соответствии с пунктом 3 статьи 101 Налогового кодекса суточные за время нахождения работника в командировке выплачиваются в размере, установленном решением налогоплательщика.
Компания планирует компенсацию расходов работника за время командировки на основании предоставленных им документов (питание, местный транспорт и т.д.). Но, ряд компенсаций, таких как расходы, на такси, питание не всегда могут быть закрыты документами (в силу потери или невозможности получения). К тому же, размер суточных может быть в данном случае определен только после командировки.
1. Может ли приказ руководителя «О начислении суточных» быть издан в течение 10 дней после совершения командировки (т.е. в соответствии с ним на дату приказа произведено начисление суточных), после того как будут обработаны все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки, а также определены по заявлению работника расходы не подтвержденные документами (например, местный транспорт, питание)?
2. Необходимо ли рассматривать в качестве дохода работника компенсацию его расходов, не подтвержденных документами по его заявлению, при условии, что общая сумма в приказе руководителя обозначится, как суточные, и не превысит норм.
Например:
Командировка 3 суток на территории РК (норма 3 × 6 МРП)
Расходы работника по командировке по документам - 15 МРП
Расходы работника по его заявлению без документов (такси, питание) - 2 МРП.
По приказу начисление суточных - 17 МРП - в рамках норм не должно включаться в облагаемый доход работника?
Нормативная база. В соответствии с пунктом 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса, командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.
В соответствии с пунктом 3 статьи 152 Трудового кодекса условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.
В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 152 Трудового кодекса работникам, направляемым в командировки, оплачиваются суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути.
Комментарии. Как следует из приведенных норм Трудового кодекса порядок и размеры возмещения суточных должны быть определены Коллективным договором, иным внутренним нормативным актом. Таким внутренним нормативным актом может быть, например, Положение о командировках. Поэтому в каждой конкретной организации вопрос о размере суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно.
Оплачиваемые суточные командированному работнику являются фактическими затратами Компании на их выплату, а не затратами работника по их использованию (питание, местный транспорт, иные расходы, связанные с времяпрепровождением и поддержанием жизнедеятельности).
Выводы. Следовательно, суточные выплачиваются в фиксированной сумме денежных средств за каждый день командировки. Поэтому предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется, и как обоснование расходов к авансовым отчетам не прилагается.
В зависимости от финансового положения Компании, а также руководствуясь, что в разных городах Казахстана, странах ближнего и дальнего зарубежья стоимость поддержания жизнедеятельности различна, во внутреннем нормативном акте (Коллективный договор, Положение о командировках, распоряжение о направлении в командировку, …) определяется сумма возмещения суточных (в МРП), компенсируемая работнику. Дифференциация направлений командирования может быть представлена в разрезе районных, областных центров РК, городов Астана и Алматы, а по странам - ближнего и дальнего зарубежья с дальнейшей детализацией, например, экономически развитые страны или развивающиеся страны. Одна компания, отправляя работника в командировку, например, в город Атырау, считает, что может выплачивать суточные в размере 3-х МРП, а другая может выплачивать в размере и 6-ти МРП.
Немаловажно, чтобы работник, находясь в командировке, имел возможность нести расходы достаточные, чтобы поддерживать, как уже было сказано, свою жизнедеятельность.
Таким образом, размер выдаваемых работнику суточных, определяется до выбытия работника в командировку, а не после его возвращения. Отдельный приказ «О начислении суточных» не издается.
Необходимо добавить, что расходы по найму жилого помещения и расходы по проезду к месту назначения и обратно компенсируются в фактически произведенном размере.
Положения НК. В соответствии со статей 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.
В соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках, в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника в соответствии с законодательством РК:
- по командировке в пределах РК - суточные не более 6-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждые сутки за период, не превышающий сорока суток;
- по командировке за пределами РК - суточные не более 8-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждые сутки за период, не превышающий сорока суток.
Выводы. Если сумма суточных, компенсируемых работнику, при командировке в пределах РК будет превышать 6 -кратный размер МРП, а при командировке за пределами РК будет превышать 8 -кратный размер МРП, то данное превышение будет рассматриваться в качестве дохода физического лица и подлежать налогообложению.
Например, если Компания приняла решение компенсировать командированному за пределы РК работнику суточные в размере 10 МРП, что составит на 2012 год сумму в 16 180 тенге (10 МРП × 1 618 тенге), а не рассматриваемая в качестве дохода работника сумма составит 12 944 тенге (8 МРП × 1 618 тенге), то суточные в размере 2 МРП в сумме 3 236 тенге (2 МРП × 1 618 тенге) будут рассматриваться доходом работника и подлежать налогообложению.
Вся сумма суточных в размере 16 180 тенге Компанией может быть отнесена на вычеты при заполнении декларации по КПН.