Д. Пак, профессиональный бухгалтер РК, CAP,
аудиторская компания «ТрастФинАудит» г. Алматы
КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЮТСЯ ПРОЦЕДУРЫ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В АО?
Как правильно оформляются процедуры по проведению инвентаризации (по ТМЦ, ОС и денежным средствам) в АО?
Нормативная база. В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Правительства в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год.
Субъекты малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек, самостоятельно определяют порядок проведения инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации согласно Правилам включает следующие положения:
Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения, а также не принадлежащее субъекту, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное согласно договору, полученное для переработки, принятое на комиссию), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам, и все виды обязательств.
Независимо от принадлежности к различным субъектам предпринимательства инвентаризация проводится:
1) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
2) при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи имущества;
3) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
4) при реорганизации субъекта перед составлением разделительного баланса в соответствии с законодательными актами РК.
Количество плановых инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются в учетной политике руководством субъекта.
Для проведения инвентаризации активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководства субъекта.
До проведения инвентаризации члены комиссии:
1) знакомятся с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, с мерами, принятыми по результатам последней инвентаризации;
2) пломбируют подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;
3) проверяют исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения;
4) получают последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.
Материально ответственные лица субъекта представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерскую службу.
Инвентаризация имущества производится по местонахождению имущества.
Проверка фактических остатков производится при участии материально ответственного лица субъекта, при этом материально ответственное лицо не является членом комиссии на своем участке.
Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносятся в инвентаризационные описи - документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества на определенную дату не менее чем в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом субъекта. В конце описи материально ответственное лицо субъекта дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственного лица в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.
Если период проведения инвентаризации имущества составляет более чем один день, то помещение, где хранится инвентаризируемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально ответственного лица.
В случае если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки фактического наличия имущества.
На имущество, не принадлежащее субъекту на правах собственности, но находящееся у них, а также на имущество, пришедшее в негодность, составляются отдельные инвентаризационные описи.
По окончании инвентаризации, оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости сдаются в бухгалтерскую службу.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки - доходом и подлежат оприходованию, недостачи - расходом или, в случае установления виновного лица, его задолженностью.
Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач.
Недостача и порча запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещается виновными лицами в соответствии с законодательством РК.
Комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководством субъекта.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности.
Инвентаризация кассовой наличности производится в соответствии с пунктами 55 и 56 Правил:
В сроки, установленные руководством субъекта и не подлежащие разглашению, производится инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой чеков и ценных бумаг, находящихся в кассе. Для производства инвентаризации кассы приказом руководства субъекта назначается комиссия в составе не менее трех человек, которая по результатам инвентаризации составляет акт в двух экземплярах.
При обнаружении в кассе недостачи или излишка в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
На основании приведенных положений о порядке проведения инвентаризации хозяйствующие субъекты самостоятельно утверждают графики их проведения, порядок возмещения недостачи материально-ответственными лицами в случае их обнаружения и порядок утверждения результатов проведенных инвентаризаций.
Ниже приведены инструкции, которые могут быть использованы для проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных запасов и основных средств.
Инвентаризация кассовой наличности.
Инвентаризация кассы производится с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой чеков и ценных бумаг, находящихся в кассе.
Кассир составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток наличных денег на конец. Свою работу комиссия оформляет актом инвентаризации. В акте указывается фактическое наличие денежных средств. В случае выявления недостачи или излишков кассир должен дать письменное объяснение, а бухгалтер отразить в учете выявленные расхождения соответствующими учетными записями.
Инвентаризация товарно-материальных запасов.
Товарно-материальные запасы - материалы, топливо, запасные части, оборудование к установке, готовая продукция, товары на складах и прочие запасы заносятся в описи «Инвентаризационная опись товарно-материальных запасов» в пределах балансовых счетов по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта, количества и других данных.
На время инвентаризации все операции с инвентаризируемыми товарно-материальными запасами прекращаются, и посторонние лица в помещение, где производится инвентаризации, не допускаются.
При длительном проведении инвентаризации, а также в случае технологической необходимости и только с письменного разрешения руководителя в процессе инвентаризации могут отпускаться запасы в присутствии членов комиссии. При этом данные товарно-материальные запасы заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
Запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти запасы заносятся в отдельную опись под наименованием «Запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти запасы.
Инвентаризация товарно-материальных запасов, как правило, проводится в порядке расположения их в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного вида товарно-материальных запасов к другому.
При хранении товарно-материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товарно-материальных запасов вход в помещение не допускается, замок закрывается, помещение опломбировывается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных запасов с обязательным их пересчетом, перевешиванием или перемериванием.
Не допускается вносить в описи данные об остатках товарно-материальных запасов со слов материально ответственных лиц или по данным бухгалтерского учета без проверки их фактического наличия.
В тех случаях, когда по условиям организации производства инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать товарно-материальные запасы и записать их в инвентаризационную опись, применяется «Инвентаризационный ярлык», который заполняется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре и хранится вместе с просчитанными товарно-материальными запасами.
Данные товарно-материальные запасы заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
Товарно-материальные запасы, принадлежащие другим организациям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными товарно-материальными запасами. На данные товарно-материальные запасы составляется отдельная инвентаризационная опись «Инвентаризационная опись товарно-материальных запасов, принятых (сданных) на ответственное хранение», в которых делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих товарно-материальных запасов на ответственное хранение.
Товарно-материальные запасы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих товарно-материальных запасов на ответственное хранение, с указанием их наименований, количества, сортности, фактической стоимости (по данным учета), даты сдачи груза на хранение, места хранения, номера и даты документов.
Инвентаризационные описи (акты) составляются отдельно на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
Инвентаризация товарно-материальных запасов, находящихся в пути, вносится в «Акт инвентаризации товарно-материальных запасов, находящихся в пути».
В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, по каждой отправке приводятся данные: наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых товарно-материальные запасы учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
При этом по грузам, не прибывшим в установленный срок и числящимся в учете как товарно-материальные запасы в пути, необходимо проверить, какие меры приняты к их розыску.
В описях типовой формы «Акт инвентаризации товаров отгруженных» на товарно-материальные запасы, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отгрузке указывается наименование покупателя, наименование товарно-материальных запасов, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер документа.
Товарно-материальные запасы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по месту их нахождения и материально ответственным лицам, на ответственном хранении которых они находятся.
По товарно-материальным запасам, находящимся в переработке у других организаций, составляется отдельная опись, где указывается наименование организации, наименование товарно-материальных запасов, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи их в переработку, номера и даты документов, на основании которых отпущены товарно-материальные запасы в переработку.
При инвентаризации товарно-материальных запасов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за данные запасы лиц, на которых открыты личные карточки с распиской их в описи.
При инвентаризации тары данные фиксируются в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.).
Перед проверкой порожняя тара должна быть подобрана по видам: деревянная, картонная, металлическая, текстильная.
Рабочая инвентаризационная комиссия самостоятельно списывает тару, пришедшую в негодность, путем составления акта на списание с указанием причин порчи и лиц, ответственных за тару.
При инвентаризации незавершенного производства заполняются отдельные описи «Инвентаризационная опись товарно-материальных запасов незавершенного производства».
В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо:
Сдать на склады (в кладовые) все не нужные цехам, производственным участкам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также детали, узлы, и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.
Очистить цеха и производственные участки от отходов и подготовить к инвентаризации бракованные детали и заделы.
Находящиеся в цехах и на производственных участках заделы незавершенного производства и полуфабрикаты должны быть приведены в порядок для правильности и удобства подсчета их количества.
Остатки заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) проверяются фактическим их подсчетом, измерением и взвешиванием.
Описи составляются отдельно по каждому цеху, участку с указанием видов незавершенного производства, наименования заделов, стадии или степени готовности, количества или объема. Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включается, а инвентаризуются особо и фиксируются в отдельных описях как остаток сырья, материалов и полуфабрикатов.
Забракованные детали в описи незавершенного производства не включаются, по ним составляется отдельная опись.
Описи по результатам инвентаризации направляются в отдел бухгалтерского учета для отражения результатов инвентаризации и подготовке проведения теста на обесценение.
По окончании инвентаризации протоколы инвентаризационных комиссий с предложениями об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия товарно-материальных запасов и данных бухгалтерского учета утверждаются руководителем или уполномоченным на то лицом.
Результаты инвентаризации отражаются в отчете.
Инвентаризация основных средств
В задачи инвентаризации входит получение точных данных о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств, а также сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Данные о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств записывают в «Инвентаризационные описи основных средств», которые после проведения инвентаризации передаются в бухгалтерию субъекта.
В описях должно быть указано полное название объектов и даны их технические характеристики. По основным средствам, сданным или полученным в аренду, переданным на хранение или во временное пользование, проверяют наличие и законность договоров, других документов.
До начала инвентаризации необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые субъектом в аренду или на ответственное хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические и эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих закрепление за субъектом указанных объектов. Проверяется также наличие документов на право собственности, постоянного пользования земельными участками, водоемами и другими природными ресурсами, находящимися в собственности или на правах постоянного пользования у субъекта.
При выявлении объектов не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационную опись и инвентарные карточки недостающие, а также правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая, полезная), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.
Оценка выявленных при инвентаризации неучтенных объектов должна быть произведена с учетом действующих цен и условий воспроизводства. Инвентаризационная комиссия должна установить, когда возведены или приобретены выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, источники финансирования произведенных затрат, и отразить это в протоколе.
Основные средства заносятся в инвентаризационные описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и, вследствие этого, изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и привести в описи данные о произошедших изменениях. Одновременно комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в регистрах бухгалтерского учета.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, предприятия-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в один цех или иное структурное подразделение, в инвентаризационных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Присвоенные инвентарным объектам основных средств номера, как правило, не должны изменяться. Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.
Основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, в инвентаризационную опись не включаются. На эти объекты инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, арендованные и находящиеся на ответственном хранении. По указанным объектам составляются отдельно по каждому предприятию инвентаризационные описи, в которых дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов в аренду или ответственное хранение. В них, кроме установленных сведений, указывается наименование предприятия-арендодателя, сроки аренды или хранения. Один экземпляр инвентаризационной описи высылается этим предприятиям.
Оценку выявленных и неучтенных с момента проведения последней инвентаризации объектов производят по стоимости, определенной экспертным путем. Износ по этим объектам устанавливают по действительному техническому состоянию объектов.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. На неучтенные основные средства выписывают новые инвентарные карточки, по недостающим основным средствам, списанным с баланса, карточки помещают в раздел картотеки «Архив». Данные инвентаризационных описей заносят в «Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств», причем заполняются только те ее позиции, по которым были обнаружены расхождения с данными учета.
Важным документом при инвентаризации является протокол инвентаризационной комиссии, в котором приводят подробные сведения о причинах и виновниках излишков и недостач, а также о мерах, которые следует принять по отношению к виновным и по предупреждению отрицательных явлений в дальнейшем.