Письмо Министерства финансов РК от 27 ноября 2013 года № ДМБУА-1-ЮЛ-Э-901-17524
Относительно оформления акта выполненных работ
Основано на законодательстве, действовавшем до 24 декабря 2014 г.
Министерство финансов
Республики Казахстан
Касательно приказа МФ РК от 20 декабря 2012 года № 562 № «Об утверждении форм учетных документов»
Ассоциация налогоплательщиков Казахстана, в связи с обращениями налогоплательщиков просит разъяснить вопросы, возникающие при применении новой формы Акта выполненных работ.
1. Поступает множество вопросов касательно права налогоплательщика на добавление в утвержденную форму Р-1 дополнительных реквизитов и граф, а так же вопросы по исключению из формы сведений, не заполняемых предприятием. В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»: «… В зависимости от характера операции и события, требований нормативно-правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты». Поскольку пункт 3 относится в целом к первичным документам, формы которых не утверждены, но в цитируемом абзаце отсутствует указание на то, что включение дополнительных реквизитов относится только к не утверждённым формам, полагаем, что в утвержденную форму, в том числе в форму Акта выполненных работ налогоплательщики вправе вносить дополнительные реквизиты и графы. При этом возможность исключения из утвержденной формы неиспользуемых реквизитов и граф законодательством не предусмотрена. В этой связи просим Вас разъяснить:
1.1. Имеет ли предприятие право самостоятельно дополнить утвержденную форму Р-1 графами, необходимыми для учета, например:
· Дополнить форму новыми графами, содержащими сумму без НДС, НДС и общую сумма по акту с НДС (вновь введенная форма акта не уточняет способа отражения НДС в цене (с включением НДС в цену или без включения) и не содержит данных о начисленном НДС). Поэтому для целей учета желательно иметь возможность указывать данные о сумме начисленного НДС и стоимости сделки с учетом НДС.
· Включить в утвержденную форму дополнительные сведения, которые необходимы предприятию для приемки результатов работ/услуг, например формулировки вида: «Стороны подтверждают, что услуги оказаны в полном объеме и в сроки, предусмотренные договором....» «...Заказчик не имеет претензий к качеству и объему услуг (работ), предоставленных Исполнителем...» и т.п.
· Дополнительно включить в форму сведения о наименовании валюты в которой произведена операция (так как валюта по контракту может быть отличной от тенге), добавить указание итоговой суммы как в цифровом значении, так и прописью, добавить информацию о месте составления Акта.
1.2. Учитывая риски предприятия по исключению из налоговых вычетов расходов по услугам/работам, по которым некорректно оформлен акт выполненных работ, а также отсутствие правил заполнения Акта, просьба уточнить вправе ли предприятие не заполнять графы, строки формы при отсутствии данных? Заполнение каких граф формы и строк обязательно и достаточно для того, чтобы документ являлся основанием для его принятия к бухгалтерскому и налоговому учету?
1.3. Имеет ли предприятие право исключить из формы данные, которые им не используются и не заполняются, например:
· Исключить строки «... Приложение: Перечень документации...», «Сведения об использовании запасов...»
· Исключить заголовки, указывающие на приложение к Приказу № 562, Приказу № 402 из применяемой формы.
· Исключить графу «Сведения о наличии отчета о маркетинговых исследованиях, консультационных и прочих услуг (дата, номер, количество страниц)»
1.4. Существуют ли какие-либо административные санкции, в случае несоответствия каких-либо реквизитов данной форме или неиспользование предприятием иной формы, разработанной предприятием самостоятельно?
2. В связи с отсутствием правил заполнения формы и рисками налогоплательщиков по исключению результатов операции, оформленных с помощью формы Р-1, из вычетов поставщикам и зачета по НДС покупателей, просьба уточнить правила заполнения формы. В частности, ответить на следующие вопросы:
2.1. Что подразумевает графа «Сведения о наличии отчета о маркетинговых исследованиях, консультационных и прочих услуг (дата, номер, количество страниц)» в колонке 3 Акта? Правильно ли мы понимаем, что ее следует заполнять только в том случае, если результатом работ является отчет по исследованию и можно не заполнять эту графу в случае, если такой отчет отсутствует? Например:
2.1.2. Консультационные услуги могут носить как устный, так и письменный характер. В случае предоставления устных консультационных услуг в ходе встреч, телефонных разговоров, переговоров и т.д., предоставление сведений о наличии отчета (дата, номер, количество страниц) не представляется возможным.
2.1.3. Результатом геолого-разведочных работ могут являться отчеты и доклады о проделанной работе, но эта информация может быть представлена в электронном виде на электронных носителях, без явного разделения на страницы. Что указывать в данной графе отчета в этом случае - количество дисков?
2.1.4. В случае получения эпизодических нотариальных услуг необходимо требовать от нотариуса представление дополнительно отчета по нотариальным услугам (с перечнем заверенных правоустанавливающих документов с указанием наименованием документа и количеством листов), для того чтобы была заполнена графа 3 в форме Акта выполненных работ?
2.1.5. При предоставлении услуг аренды офисного помещения, аренды автотранспорта и ряда других услуг, результат оказания которых не предполагает составления какого-либо отчета - какие сведения требуется указывать в этой графе, можно ли не заполнять ее?
2.1.6. При предоставлении услуг на абонентской основе, например поддержка информационных систем (ежемесячное обновление базы Параграф и т.д.), услуги интернета - необходимо требовать от поставщиков дополнительного отчета и заполнения графы 3 в форме Акта выполненных работ, даже если ранее такие отчеты не предоставлялись и получателю услуг они не требуются?
2.2. Как следует заполнять графу «Отчетный период». Термин «Отчетный» предполагает уточнение о налоге или отчете для которого определяется отчетный период. Просьба уточнить, в данной графе следует указывать:
· Период оказания услуг,
· Период принятия услуг,
· Отчетный период по НДС, к которому относится операция?
· Отчетный период по КПН, к которому относится данная операция?
· Иной период, какой?
2.3. В графе «Дата составления документа» указывается дата выписки документа, дата окончания работ или дата приемки работ/услуг (очень часто дата приемки работ/услуг может быть позже даты окончания работ/услуг)
2.4. Что указывается в графе «Сведения об использовании запасов, полученных от Заказчика» - материалы, переданные непосредственно для выполнения работ и учитываемые в балансе заказчика в качестве переданных материалов или любые запасы, включая такие расходные материалы как бумаги и диски для составления отчета, переданные заказчиком исполнителю?
2.5. Что указывается в графе «Перечень прилагаемой документации». Правильно мы понимаем, что в Перечень прилагаемой документации входят все оригиналы документов, отраженные в столбце 3?
3.1. Форма Р-1 в соответствии с Приказом №402 составляется при получении работ/услуг за исключением строительно-монтажных работ. При приеме строительно-монтажных работ предприятие обязано использовать форму Акта приемки выполненных работ, утвержденную приказом Председателя Агентства РК по делам строительства и жилищно-коммунального хозяйства от 2 мая 2012 года № 170 или вправе разработать собственную форму акта приемки выполненных работ в соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»?
3.2. В случае если поставщик услуг предоставляет клиенту детальную расшифровку к акту и счету-фактуре, возможно ли указание в Акте общей суммы сделки без заполнения колонки 4 «Единица измерения»?
3.3. Допускается ли при оказании консультационных услуг применять такие единицы измерения, как, например, «консультация» (10 консультаций) или «отчет» или «справка» или тому подобные термины в зависимости от вида и способа оформления результатов работ?
3.4. В случае, если подрядчиком, оказывающим услуги, является компания- нерезидент, то поставщик предоставляет собственную форму Акта выполненных работ, в соответствии с законодательством своей страны. Вправе ли организация-получатель, резидент РК, принимать к учету такую форму, или следует требовать от подрядчика форму, утвержденную Приказом 402 на русском/казахском языке?
В целом, хотелось бы отметить, что Акт выполненных работ относится к ежедневно оформляемым документам в организациях, занятых выполнением работ и оказанием услуг. Этот документ является так же основанием для принятия затрат к вычету и принятия НДС в зачет, поэтому любые расхождения во мнениях о требованиях к форме и способу заполнения формы, могут привести к затруднениям в деятельности предприятий (специфические и разноплановые требования покупателей к оформлению документа), налоговым рискам (различное понимание способа заполнения документа между налогоплательщиком и налоговыми органами). В этой связи просьба предоставить ответ по заданным вопросам в как можно более короткие сроки.
Предлагаем так же:
· рассмотреть возможность разработки и публикации правил заполнения форм первичных учетных документов, либо уточнить требования к их заполнению в рамках Правил ведения бухгалтерского учета;
· исключить из формы Р-1 графу «Сведения о наличии отчета о маркетинговых исследованиях, консультационных и прочих услуг (дата, номер, количество страниц)» ввиду того, что графа носит специфический характер и ее заполнение вызывает затруднения у налогоплательщиков, что может привести к спорным ситуациям при налоговых проверках и, следовательно, является потенциально коррупционной нормой.