Ю. Белогорцев, УКФ Аудиторская компания
«ТрастФинАудит», г. Усть-Каменогорск
КАКОВ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ ПО ПОДОТЧЕТНЫМ СУММАМ, ВЫДАВАЕМЫМ ДЛЯ ЗАКУПКИ МАТЕРИАЛОВ И УСЛУГ ДЛЯ КОМПАНИИ?
Сотрудник компании периодически получает деньги в подотчет для закупки материалов и услуг для компании. При формировании авансового отчета по этому сотруднику бывают следующие ситуации: на 20 января сотрудник имеет сумму неизрасходованную сумму в подотчете 12 000 тенге, и получает еще 20 000 тенге в подотчет, 21 января получает еще сумму 15 000 тенге, 22 января отчитывается по сумме 20 000 тенге. При составлении авансового отчета в показателях «Остаток предыдущего аванса» в документе выходит сумма - 47 000 тенге, прикрепляется к авансовому отчету РКО на 20 000 тенге, в показателях «Получен аванс» выходит дата и сумма - 22 января, 20 000 тенге, и в показателе «Остаток на конец» выходит сумма - 27000 тенге. И это соответствует карточке счета 1251 по этому сотруднику. При этом в предыдущем авансовом отчете, «Остаток на конец» сумма составляет 12 000 тенге. Какими правилами руководствоваться при оформлении авансовых отчетов и соблюдения последовательного и хронологического перехода остатков денежных средств по сотруднику? Не является ли нарушением ведения авансовых отчетов, когда в «Остаток предыдущего аванса», т. е. на начало в документе не соответствует «Остатку на конец» предыдущего авансового отчета?
Согласно пункту 57 Правил ведения бухгалтерского учета: «Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта. Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств. Авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу, которая обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств».
Новые суммы под отчет надо выдавать после того, как сотрудник отчитался по предыдущим суммам.
Под отчет деньги могут выдаваться для разных целей, например, для командировки и для закупок канцтоваров. В авансовом отчете необходимо указывать сумму (суммы), относящуюся к предмету авансового отчета.
Расчет задолженности по подотчетным суммам в авансовом отчете производится для того, чтобы руководитель при утверждении имел актуальную информацию для принятия решения. Это не учетный регистр, поэтому преемственность сумм необязательна. Суммы задолженности должны быть указаны на дату подготовки авансового отчета. Если сроки утверждения авансовых отчетов в организации невелики, и не производился возврат в кассу, то в этом случае следующий авансовый отчет может иметь преемственность с предыдущим.
К сожалению, форма авансового отчета Т-3, установленная Приложением 10 к приказу Министра финансов от 20 декабря 2012 года № 562 не предусматривает строки возврат подотчетных сумм, считаем обоснованным прикладывать расходный кассовые ордер. Как вариант рекомендуется заполнять таблицу следующим образом: