И. Иванова, Сертифицированный бухгалтер-практик, САР
КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПУТЕВОЙ ЛИСТ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА РАБОТНИКА ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЦЕЛЕЙ?
Наша компания занимается реализацией и обслуживанием компьютерной и другой оргтехники. По мере необходимости сотрудники используют личный автотранспорт, компания возмещает деньги за ГСМ, в месяц расходуется от 10 000 до 30 000 тенге. Сотрудник в конце месяца сдает чеки и путевой лист без показаний спидометра. Вопрос - правильно ли оформлен данный путевой лист, с учетом того, что это личный автомобиль и владелец его использует не только по работе. (см. Путевой лист 1). Не является ли ошибкой, при заполнении путевого листа используется формулировка « ПО ГОРОДУ» (см. Путевой лист 2). Также в компании есть водитель- экспедитор, который работает на машине, принадлежащей компании, он также сдает чеки и дает показание спидометра на начало и конец месяца. (см. Путевой лист 3) Просим назвать все замечания по оформлению наших путевых листов и объяснить чем грозят имеющиеся у нас нарушения согласно законодательства.
Нормативная база. Согласно Закону РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» все события и операции в учете отражаются на основании первичных документов, формы которых утверждаются уполномоченным органом.
Если форма первичного документа не утверждена уполномоченным органом, то компания вправе самостоятельно разработать данную форму с учетом требований пункта 3 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
Первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, разрабатываются ИП и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа (формы);
2) дату составления;
3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
4) содержание операции или события;
5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;
7) идентификационный номер.
В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Форма путевого листа грузового автомобиля утверждена Постановлением Правительства РК «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».
Форма путевого листа легкового автомобиля может быть разработана субъектом самостоятельно и утверждена учетной политикой в соответствии с требованиями пункта 3 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
Комментарии. Общее замечание по всем путевым листам: путевой лист составляется и выдается на одну рабочую смену и должен содержать реквизиты компании (наименование, БИН, адрес). По окончании смены путевой лист закрывается, в нем указываются показания спидометра на начало рабочей смены и на конец рабочей смены.
Так же следует указывать маршрут и цель поездки (с указанием пересечения улиц).
Необходимо указывать норму расхода топлива и фактический расход топлива. Расход топлива сверх установленных норм либо возмещается виновным лицом, либо списывается за счет чистого дохода компании, но при расчете размера платы по эмиссии в окружающую среду учитывается фактический объем использованного топлива (ст. 494 -496 НК РК).
Необходимо указывать показания спидометра на начало и на конец работы автомобиля, а в случае, когда работник отлучался по собственным делам на автомобиле, следует указывать показания спидометра и в данном случае. Так же необходимо указывать движение топлива: остаток топлива в баке на начало смены, количество заправленного топлива и остаток на конец смены.
Во всех путевых листах должны быть подписи ответственных лиц организации: механик или уполномоченное лицо при отсутствии механика, водитель, руководитель утверждает данную форму путевого листа.
По данным путевых листов за месяц производится списание израсходованного топлива и оформляется актом списания запасов, форма которого утверждена приказом министра финансов РК.
Следует помнить, что правильно заполненный путевой лист является документом, подтверждающим расход топлива и позволяющим отнесение на вычеты данных расходов.
Форма и содержание путевого листа должны быть одинаковы для всех автомобилей (принадлежавших или не принадлежавших компании).
Если первичный документ будет оформлен не в соответствии с требованиями законодательства, то данный документ не будет являться основанием для отнесения расходов на вычеты.
За несоблюдение требований законодательства по составлению, хранению учетной документации статьей 208 КоАП РК предусмотрена административная ответственность.
Так же хотелось отметить, что если с сотрудником не заключен договор аренды автомобиля, то сумма возмещения ГСМ признается доходом работника в соответствии со статьей 160 Налогового кодекса РК.
С данной суммы удерживаются ОПВ, ИПН, начисляется социальный налог и социальные отчисления.