Г. Дорошева, аудитор РК, директор Аудиторской компании «DSAudit»,
член правления ПАО «Коллегия аудиторов»
КАК ПОСТУПИТЬ В СЛУЧАЕ, ЕСЛИ В РАСХОДНОМ КАССОВОМ ОРДЕРЕ БЫЛА НЕВЕРНО УКАЗАНА ФОРМУЛИРОВКА ОСНОВАНИЯ ВЫДАЧИ ДЕНЕГ ЗА ОКАЗАННЫЕ УСЛУГИ?
Поставщик услуг фото съемки, с которым заключен договор, получил оплату из кассы наличными деньгами, но не выполнил своих обязательств по договору. Компания вынуждена обратиться в суд. Но бухгалтер при формировании РКО в графе «основание», к сожалению, указал: «выплата зарплаты по ведомостям». Вновь распечатать и переподписать имеющиеся РКО не предоставляется возможным. Как поступить в данной ситуации, что можно предпринять? Имеют ли юридическую силу эти РКО?
Согласно пункту 7 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается.
В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1172, выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее - расходный ордер). Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.
Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в специальных журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов.
При выдаче денег по расходному ордеру или ведомости отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.
Получатель денег расписывается в расходном ордере или ведомости только собственноручно чернилами или пастой шариковых ручек.
Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. В расходных ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходные ордера или платежные ведомости не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.
В ситуации, когда компания в судебном порядке намерена взыскать неправомерно полученные денежные средства за нарушение условий договора, необходимым доказательством совершенного деяния является документ, подтверждающий получение денежных средств этим лицом, с его подлинной подписью. Таким документом является расходный кассовый ордер.
По мнению автора, тот факт, что основанием для выплаты является не договор ГПХ, а как указано - зарплата, не меняет факт того, что это лицо получило денежные средства, в чем это лицо и расписалось.
На всякий случай, не лишним будет наличие докладной на имя руководства о том, что бухгалтер допустил ошибку. На основании чего издается приказ о том, что на работника за совершенный проступок налагается дисциплинарное взыскание в форме замечания (подпункт 1 пункта 1 статьи 72 Трудового кодекса). Этот пункт необходимо обсудить с юристом, представляющим интересы компании в суде, но, в любом случае, последнее слово остается за судьей.