З. В. Зотова, бухгалтер практик
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ СПИСАНИЯ ТМЗ?
Какие документы нужны для списания ТМЗ, таких как: 1. Запчасти: дефектная ведомость, акт установки запчастей + акт списания с 1С; 2. Канцелярские товары: заявка + акт списания с 1С; 3. Расходные материалы (картридж, вал, тонер): дефектная ведомость + акт списания с 1С, и нужен ли акт установки, а также 4. Хозяйственные расходы: заявка + акт списания с 1С, какие еще документы нужны?
Нормативная база. В соответствии со статьей 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»:
1. Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.
Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.
2. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным банком РК в соответствии с законодательством РК.
3.Первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, разрабатываются ИП и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа (формы);
2) дату составления;
3) наименование организации или Ф.И.О. ИП, от имени которых составлен документ;
4) содержание операции или события;
5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
6) наименование должностей, Ф.И.О. и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;
7) идентификационный номер.
В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Согласно статье 11 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» ИП юридические лица обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством.
Порядок списания ТМЗ каждый хозяйствующий субъект определяет самостоятельно в Учетной политики компании или в Порядке учета и списании ТМЗ. При этом хотелось бы отметить, что приказом необходимо закрепить материально-ответственных лиц за хранение и списание ТМЗ. А так же издать приказ на утверждении постоянно действующей комиссии по списанию ТМЗ.
Списание запасных частей. Прежде чем списать запасные части их необходимо получить со склада. Для этого материально-ответственное лицо (далее МОЛ) оформляет и подписывает служебную записку, в которой подробно описывает цель, причину и перечень запасных частей, которые необходимо получить. На основании этой служебной записки и по накладной на внутреннее перемещение, МОЛ, получает запасные части. После их установки, он составляет и подписывает у ответственных лиц Акт замены или Акт установки. На основании этих документов составляется Акт на списание, который подписывается и утверждается постоянно-действующей комиссией.
Списание расходного материала. Расходный материал списывается согласно Акту на списание, который подписывается и утверждается постоянно-действующей комиссией. К акту прилагается Реестр об использовании расходного материала, он составляется на основании нарядов и заявок.
Списание расходного материала для оргтехники. Расходный материал для оргтехники (тонер, картридж, барабан, мышь и т. д.) списывается согласно Акту на списание, который подписывается и утверждается постоянно-действующей комиссией, с приложением к нему Реестра на установку расходного материала (для оргтехники).
Списание канцелярских товаров, бумаги для офисной техники, ТМЗ на хозяйственные нужды. Канцелярские товары списываются согласно Акту на списание, который подписывается и утверждается постоянно-действующей комиссией, с приложением к нему Реестра расхода канцелярских товаров, бумаги для офисной техники, Реестра расхода ТМЗ на хозяйственные нужды.
Формы Актов и других документов утверждены Приказом Министра финансов «Об утверждении форм первичных учетных документов» в случае отсутствия в этих формах нужных документов компания может разработать их самостоятельно.