Н. Кондратьева,
Директор ТОО «Best Консалтинг»
Профессиональный бухгалтер,САР
ДОЛЖНО ЛИ ТОО-ОТЕЛЬ В АКТЕ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ И СЧЕТЕ-ФАКТУРЕ УКАЗЫВАТЬ ПОМИМО РЕКВИЗИТОВ ЮРЛИЦА ОТ КОТОРОГО ПРОЖИВАЕТ ГОСТЬ, ЕЩЕ ФИО ПРОЖИВАЮЩЕГО ЛИЦА?
ТОО - отель. Предоставляет гостиничные услуги своим клиентам. При заселении гостя (физ.лицо) в гостиницу, он заполняет регистрационную карту, где указывает свои ФИО и другие паспортные данные. Ранее на этого гостя была оформлена бронь путем заявки от Компании-Юр.лица на предстоящее проживание их сотрудника в гостинице. По окончании проживания гостя в гостинице бухгалтерией гостиницы выписывается акт выполненных работ и налоговый счет-фактура на имя Компании-Юр.лица, в которых указывается ФИО физ.лица, фактически проживающего в гостинице и период его проживания. Компания-Юр.лицо, от которой проживал гость в гостинице обратилась с просьбой не указывать в акте выполненных работ и налоговом счет-фактуре ФИО гостя(сотрудника- физ.лица), а прописать просто «услуги проживания». Можем ли удовлетворить просьбу Компании-Юр.лица? Имеем ли право в дальнейшем не указывать в актах выполненных работ и налоговых счетах-фактурах пофамильно своих клиентов, если нет, то почему?
Положения ТК. В соответствии с пунктом 2 статьи 152 Трудового кодекса, работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;
3) расходы по найму жилого помещения.
Согласно пункту 3 статьи 152 Трудового кодекса, условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя, которым является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
Предприятием самостоятельно разрабатываются Правила о служебных командировках работников предприятия и нормы возмещения командировочных расходов, но не выше предела, установленного в пункте 4 статьи 155 Налогового кодекса. При отсутствии подтверждающих документов расходы на оплату суточных сверх установленных норм относятся, в соответствии со статьями 163-165 Налогового кодекса, к доходам работника, облагаемым у источника выплаты индивидуальным подоходным налогом.
Нормативная база. В соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 6 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», операции и события отражаются в системе бухгалтерского учета, при этом они должны быть подкреплены оригиналами первичных документов.
При оформлении командировки первичными документами, подтверждающими факт совершения операций, являются авансовый отчет, приказ и командировочное удостоверение.
Форма авансового отчета (форма Т-3) утверждена приказом министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов».
К авансовому отчету должны прилагаться документы:
1) свидетельствующие о расходах по проезду к месту назначения и обратно, в зависимости от вида транспорта: авиабилеты и (или) посадочный талон, железнодорожные билеты, билеты на проезд автобусом;
2) свидетельствующие о расходах по найму жилого помещения: счет-фактура, акт на проживание, фискальный чек;
3) другие документы, связанные с выполнением задания в период командировки.
Командировочное удостоверение используется при направлении в командировку в пределах Республики Казахстан, а также может использоваться при направлении в Российскую Федерацию. При командировании за пределы РК для доказательства приезда в страну назначения достаточно копии паспорта с отметкой приезда и выезда страны назначения и наличие визы.
При необходимости по приезде из командировки сотрудником составляется отчет о проведенной работе и результатах командировки.
Положения НК. В соответствии со статьей 101 Налогового кодекса, на вычеты относятся следующие суммы компенсаций при служебных командировках:
1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);
2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;
3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.
Время нахождения в командировке определяется на основании:
- приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;
- количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика;
4) расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих расходы на оформление въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).
По требованию покупателя услуг предприятие обязано выписать счет-фактуру в соответствии с требованиями статьи 263 Налогового кодекса. В построчной части счета-фактуры должна быть указана фамилия сотрудника, который проживал в гостинице, и период его проживания.
В соответствии с пунктом 3 статьи 100 Налогового кодекса, вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.
Если документ не оформлен надлежащим способом (т. е. отсутствуют обязательные реквизиты первичных документов), то расходы, подтверждаемые этими документами, не подлежат вычету.
Выводы. Из вышеизложенного следует, что по прибытии из командировки сотрудник должен предоставить:
1) командировочное удостоверение с отметкой о прибытии и убытии;
2) документы, подтверждающие расходы по найму за проживание;
3) документы, подтверждающие расходы по проезду к месту назначения и обратно;
4) отчет о командировке.
Чтобы отнести затраты по найму жилого помещения на вычеты, а НДС по счету-фактуре отнести в зачет, счет-фактура за проживание сотрудника в гостинице должна быть выписана в адрес ТОО, а не физического лица.