Т. Позднякова, аудитор РК,
профессиональный бухгалтер РК САР
Т. Иванова, налоговый консультант
КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Как оформить кассовые документы?
Многие первичные документы имеют унифицированные, то есть типовые формы. К таким документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств, с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т. д.
Перечень основных типовых форм первичных документов утвержден Приказом Министра финансов РК. При учете кассовых операций используются следующие унифицированные формы:
Приложение 1: Форма КО-1 Приходный кассовый ордер;
Приложение 2: Форма КО-2 Расходный кассовый ордер;
Приложение 3: Форма КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
Приложение 4: Форма КО-4 Кассовая книга;
Приложение 5: Форма КО-4 Книга учета принятых и выданных кассиром денег;
Приложение 6: Форма Д-1 Доверенность;
Приложение 7: Форма Д-2 Журнал учета выданных доверенностей.
Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей, хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей. Все страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации (индивидуального предпринимателя).
Прием наличных денег производится по приходному кассовому ордеру (форма КО-1), подписанному главным бухгалтером, либо лицом, уполномоченным на подписание за главного бухгалтера.
При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).
Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу, регистрируются бухгалтерской службой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы.
При приеме банкнот и монет в платежи кассир индивидуального предпринимателя или организации, или лицо, его заменяющее руководствуется признаками и порядком определения платежности денежных знаков, установленными Национальным банком РК.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2) подписывает руководитель или распорядитель денежных средств предприятия, главный бухгалтер либо лицо, уполномоченное на подписание за главного бухгалтера, кассир и лицо, получающее денежные средства. В расходных кассовых ордерах указывается основание для выплаты денежных средств, и перечисляются прилагаемые к ним документы.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир обязан потребовать у получателя документ, удостоверяющий его личность, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель должен расписаться в расходном кассовом ордере и указать полученную сумму в тенге. Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если заменяющий расходный ордер документ составлен на выдачу наличных денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерской службой указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает запись: «По доверенности». В графе «Примечание» указывается номер и дата предъявленных документов. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру или ведомости.
Выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий осуществляется по платежным ведомостям, которые подписывает руководитель и главный бухгалтер с указанием сроков выдачи денег и общей суммы прописью.
На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости.
При получении приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе - разрешительной подписи индивидуального предпринимателя или руководителя организации или лица, его заменяющего;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.
Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
Прием наличных денежных средств осуществляется с применением контрольно-кассовой машины (ККМ) с фискальной памятью. Факт поступления денег от клиента фиксируется в ККМ и программе 1С: Бухгалтерия, приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера выписываются в соответствии с поступлением и выбытием, подписываются бухгалтером-кассиром и главным бухгалтером (уполномоченным лицом).