Можно ли указывать префиксы в нумерации первичных бухгалтерских документов?
(Г. Шахворостова, специалист по вопросам бухгалтерского и налогового учета, 7 октября 2020 г.)
Можно ли в первичных бухгалтерских документах (накладной, акт выполненных работ, счет фактура, ЭСФ и т. д.) указывать префиксы в нумерации документов? И в каких случаях указание префиксов является нарушением?
Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях установлен соответствующими Правилами, утвержденными постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703.
Данными Правилами установлен порядок оформления реквизитов документа в процессе делопроизводства. Так, пунктом 22 Правил определено, что регистрационный номер (индекс) документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме. По усмотрению организации в регистрационный номер (индекс) включаются дополнительные элементы.
Регистрационный номер (индекс) документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера (индекса) каждой из этих организаций, проставляемого через косую черту в порядке указания авторов в документе.
В системе электронного документооборота допускается ведение сквозной нумерации.
При оформлении приказов согласно пункту 46 Правил, нумерация осуществляется в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
Согласно пунктам 48 и 49 Правил в справках и актах (сдача-приемка работ; прием-передача материальных ценностей, документов; обследование объектов на предмет противопожарной безопасности, условий труда; испытания (ввод в эксплуатацию) образцов, систем, технологий; выделение к уничтожению материальных ценностей, документов; нарушение установленных правил (требований); расследования аварий, несчастных случаев; ликвидация организации; выполненных работ; отказ; осмотр; сверка; предоставление услуг и другие) проставляется регистрационный номер (индекс) акта.
Что касается бухгалтерской документации, то порядок оформления такой документации установлен Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
Согласно подпункту 7 пункта 3 статьи 7 Закона о бухучете первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченными органами, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, которые должны содержать определенные обязательные реквизиты, в том числе идентификационный номер.