(СТАРАЯ РЕДАКЦИЯ) ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН ОТ 3...
184. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.
185. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
186. При функционировании в организации СЭД оформление дел документов на бумажных носителях осуществляется при проверке с автоматически сформированными описями дел в СЭД.
Параграф 13. Порядок оперативного хранения документов
187. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.
188. После завершения в делопроизводстве документы на бумажных носителях до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования, электронные документы - в СЭД.
189. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.
190. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
191. Выдача дел во временное пользование организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
192. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
193. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого ставится вопрос об ответственности виновного лица в их утрате.
Параграф 14. Порядок передачи дел в архив организации
194. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
195. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 29 к настоящим Правилам.
196. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
197. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
198. Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).
199. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении.
200. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.
201. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
202. Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
203. В случае ликвидации структурного подразделения, филиала (представительства), лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, филиала (представительства), в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.
204. В случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Схема расположения реквизитов документа
Примечание:
1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)
2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 - адресат
11 - гриф утверждения документа
12 - резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 - подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию
Приложение 2
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Протокол
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Акт
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А5 (148Х210)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Письмо
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Карточка регистрации входящих документов
Формат А5 (148x210)
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал регистрации входящих документов