(СТАРАЯ РЕДАКЦИЯ) АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Аренда автомобилей физических лиц
(В. Скала, Н. Скала, специалисты Аудиторской компании «АСИКО»)

Юридические лица Республики Казахстан достаточно часто используют в своих предпринимательских целях личное имущество физических лиц, в том числе собственных работников. В перечень имущества, используемого в интересах фирмы, включается недвижимость, оборудование, автомобили, телефоны, объекты интеллектуальной собственности, вещи и другое имущество и права, зачастую не имеющие документального подтверждения источника происхождения. Так как нормативными актами не предусмотрен порядок документального оформления, учета, оценки имущественных прав и личного имущества, а суммы дохода и компенсаций достигают значительных величин, у руководства фирмы достаточно часто возникают конфликтные ситуации - не только с представителями контролирующих органов, но и с собственниками этих прав и имущества.

В настоящей статье представлены рекомендации по оформлению и отражению в учете предприятия такого имущества на примере использования личного автомобиля в производственных целях.

1. В практической деятельности хозяйствующих субъектов РК, как правило, применяется два варианта использования автотранспорта физических лиц (работников) в производственных целях.

I вариант - использование личного транспорта работника в служебных целях с компенсацией работнику обязательного минимума затрат по технической и коммерческой эксплуатации транспортного средства (ТС);

II вариант - аренда личного транспорта для производственных целей с получением дохода арендодателем в виде арендной платы и распределением обязательных затрат между сторонами.

Эти варианты отличаются друг от друга как по структуре документального оформления и учета, так и по налоговым обязательствам, возникающим у сторон. Однако формирование доказательной базы правомерности отнесения расходов на затраты и вычеты, а также классификация их по вариантам могут быть едиными, построенными в следующем порядке.

·        Согласно статье 92 Кодекса РК «О налогах…» (Налоговый кодекс) все расходы налогоплательщика могут быть отнесены на вычеты из СГД при выполнении двух требований:

- расходы должны быть связаны (прямо или косвенно) с получением СГД;

- расходы должны быть документально подтверждены.

На практике у субъектов возникает значительное количество расходов, порядок оформления которых не регламентируется Налоговым кодексом, а для их учета устанавливаются только вышеуказанные критерии. Одной из таких операций и является использование личного транспорта работников или физических лиц в производственных целях. Обоснование такого рода затрат для отнесения их на вычеты возлагается, как правило, на налогоплательщика. При этом необходимо использовать нормы любых нормативных правовых актов РК в части, касающейся как правовой основы для формирования подтверждающих документов, так и исчисления возникающих налогов.

·        Тот факт, что легковые автомобили, используемые в производственных целях, являются основными средствами, а все расходные материалы и организационные затраты, как то: ГСМ, текущие расходные запчасти, расходы на обязательную страховку и страхование ГПО, техосмотр, техобслуживание и т.п., без которых нормальная эксплуатация автомобиля невозможна, учитываются как расходы периода, очевиден. При этом их учет в целях налогообложения должен осуществляться по правилам бухгалтерских нормативных актов, согласно статье 105 Налогового кодекса:

«Фиксированные активы - основные средства и нематериальные активы, учитываемые в бухгалтерском балансе налогоплательщика в соответствии с законодательством Республики Казахстан и бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также стандартами бухгалтерского учета и используемые для получения совокупного годового дохода, за исключением основных средств и нематериальных активов, вводимых в эксплуатацию недропользователем до момента начала добычи после коммерческого обнаружения и учитываемых в целях налогообложения в соответствии со статьей 101 настоящего Кодекса»

и пункту 3 статьи 65 Налогового кодекса, то есть:

«Учет товарно-материальных запасов для налоговых целей производится в соответствии с положениями по бухгалтерскому учету».

Следовательно, автомобили и затраты, связанные с их нормальной эксплуатацией, должны учитываться у налогоплательщика как активы и расходы, связанные с получением СГД.   

·  Так как автомобиль относится к основным средствам особой отрасли рыночной экономики, то все затраты, связанные с его обслуживанием и содержанием, зависят от обязательного набора требований нормативных правовых актов, обеспечивающих надлежащее техническое состояние и безопасную эксплуатацию автотранспортного средства.

Так как Налоговый кодекс не располагает специальными понятиями и терминами, такими, как «текущая аренда», «компенсации за использование личного транспорта в служебных целях», «текущий ремонт» и т. п., следовательно, для установления минимального объема обязательных затрат необходимо применять нормы гражданского и специального законодательства, в которых эти значения точно определены. Такое право субъекту дает пункт 3 статьи 10 Налогового кодекса:

«Понятия гражданского и других отраслей законодательства РК… применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено в настоящем Кодексе», то есть если порядок проведения какой-либо операции, учет затрат, набор подтверждающих документов и т.п. регламентирован Налоговым кодексом, то даже если этот порядок противоречит гражданскому, бухгалтерскому, трудовому, автомобильному и т. п. праву, применяется этот порядок. Если такой регламентации нет либо она дана только в форме терминов без определения понятий, то необходимо использовать нормы специального права, в котором такие операции, термины, нормы раскрыты, которые и будут составлять доказательную базу.

·  Так, Законом РК «Об автомобильном транспорте» от 4 июля 2003 года № 476-II определены требования к обязательным условиям технической эксплуатации автотранспортных средств, а именно:

«Техническая эксплуатация - комплекс мероприятий, технических воздействий (диагностирование, техническое обслуживание, ремонт), направленный на организацию и обеспечение безопасной эксплуатации автотранспортных средств».

Эти мероприятия и минимальный перечень затрат устанавливаются в правилах технический эксплуатации (ПТЭ) от 16 февраля 2004 года № 67-1, на основании которых каждый субъект, эксплуатирующий транспорт на любом законном основании (право собственности, хозяйственное ведение, оперативное управление, договор аренды, доверительное управление и т.п.) обязан осуществлять обслуживание и содержание автотранспорта. Субъект, имеющий значительное количество транспорта, должен составлять графики планово-предупредительного ремонта (ППР) и планировать необходимый объем расходов. Этот минимум затрат и будет являться предметом рассмотрения для их отнесения на вычеты из СГД субъекта, эксплуатирующего автомобиль.

Все расходы, связанные с наличием ТС, можно условно разделить на три группы:

1) расходы по технической эксплуатации, связанные с поддержанием надлежащего технического состояния, обеспечивающие его нормальное и безопасное использование, к которым можно отнести:

-        расходы по проведению обязательного технического осмотра;

-        обязательное страхование имущества;

-        обязательное страхование ГПО (гражданско-правовой ответственности);

-        налог на транспорт;

-        диагностику;

-        обязательное ежедневное техническое обслуживание (ЕО);

-        обязательное периодическое техобслуживание (ТОп);

-        обязательное сезонное техническое обслуживание (СО);

-        текущий ремонт, сопутствующий ЕО, ТО, СО;

2) расходы по коммерческой эксплуатации, возникающие в процессе использования автомобиля в производственных целях нанимателя (арендатора):

-        ЕО, ТО, СО и ТР, совпадающие по времени с периодом коммерческой эксплуатации;

-        оплата ГСМ и иных эксплуатационных расходных материалов, в том числе и мелких запчастей и комплектующих (сальники, тормозные колодки, лампочки и т. п.), согласно графику ТО;

-        оформление доверенностей и т.п.;

-        оплата износа автомобильных шин;

-        оплата сборов, возникающих в связи с коммерческой эксплуатацией (расходы на лицензии, разрешения, патенты, парковки и т.п.);

-        оплата мойки и т.п.;

3) расходы, связанные с содержанием арендуемого автомобиля, к которым можно отнести:

-        текущий ремонт (заявочный, сопутствующий, планово-предупредительный);

-        капитальный ремонт.

2. Распределение вышеуказанных расходов между собственником (работником) и эксплуатантом (фирмой), а также оформление соответствующих правовых, организационно-распорядительных и первичных документов зависит, в первую очередь, от выбранного варианта использования автотранспорта.

2.1. Вариант использования личного автомобиля в служебных (производственных) целях с возмещением ряда обязательных затрат в форме компенсаций имеет следующие особенности:

·                          Правовое обоснование

Статьи 1, 8-9, 40 Закона РК «О труде» предусматривают обязанность работодателя обеспечивать работников средствами труда, необходимыми для выполнения ими трудовых обязанностей, в том числе компенсацию затрат работника, если он использует для этого личное имущество, так как:

«Компенсации - денежные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, с возмещением работникам затрат, понесенных ими при выполнении работ».

При этом не учитываются в фонде оплаты труда, согласно пункту 8 Приложения к постановлению Правительства РК от 29 декабря 2000 года № 1942:

«Компенсация расходов при использовании личного имущества работника (физического лица) в производственных целях, на основании соглашения сторон»,

и подпункту 7.14 раздела 7 приказа Агентства РК по статистике от 29 декабря 2001 года № 67-С, то есть:

«Компенсация работнику материальных затрат (без сумм оплаты труда) за использование личных автомобилей в служебных целях, по соглашению сторон».

Такого рода затраты включаются в состав общих и административных расходов работодателя как расходы периода, согласно Методическим рекомендациям к СБУ 7 от 21 мая 1997 года № 7, то есть:

«…содержание административного аппарата управления, работников, обслуживающих структурные подразделения субъекта, материально-техническое и транспортное обслуживание. В том числе расходы на содержание служебного легкового автотранспорта и компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей».

Компенсации могут выплачиваться только штатным работникам фирмы, которые по должности должны обеспечиваться автотранспортом.

Данный вариант не предусматривает регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

Инициативным документом, позволяющим оформить гражданские отношения сторон и организовать учет у эксплуатанта автомобиля, может быть «Договор на использование личного автомобиля для служебных поездок» (см. приложение).

·                          Структура затрат сторон

Все расходы по технической эксплуатации и расходы, связанные с содержанием автомобиля, несет собственник, то есть работник, без какого-либо возмещения.

Все расходы по коммерческой эксплуатации автомобиля несет эксплуатант, то есть фирма, в форме компенсаций, при наличии подтверждающих документов.

·                          Бухгалтерский учет

На основании договора и копии свидетельства о регистрации ТС автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», субсчете «Личный автотранспорт работника для служебных поездок».

Затраты на компенсации включаются в расходы периода, отражаются на счете 821 и списываются по актам, согласно порядку, установленному учетной политикой.

Если фирма имеет на балансе собственные или арендованные автомобили, то необходимо организовать раздельный учет затрат.

·                          Налогообложение доходов и вычеты

Компенсационные расходы в пределах установленных норм, подтвержденные документально, относятся на вычеты из СГД юридического лица согласно статье 92 Налогового кодекса.

Суммы компенсаций не являются доходом работника, подлежащим обложению ИПН, в силу статьи 80 и пункту 10 статьи 144 Налогового кодекса, в пределах установленных норм и подтвержденных документально.

На суммы компенсаций не производятся начисления социального налога и отчисления в НПФ согласно статье 316 Налогового кодекса и постановлению Правительства РК от 15 марта 1999 года № 245.

Суммы компенсаций, не подтвержденные документально, использованные не по назначению, сверхнормативные, а также при отсутствии раздельного учета затрат на личные нужды и производственные цели, должны рассматриваться в качестве дохода работника в натуральной форме или в виде материальной выгоды и облагаться соответствующими налогами.

·                          Документальное оформление

Пакет документов, необходимых для подтверждения затрат компенсационного характера, должен включать:

- штатное расписание фирмы, в которое включена должность работника, чей транспорт используется для поездок;

- должностную инструкцию, определяющую, что производственная деятельность этого работника связана с необходимостью систематических служебных поездок;

- индивидуальный трудовой договор, в котором оговаривается возможность использования личного имущества на компенсационной основе;

- приказ директора фирмы об определении общего объема работ по использованию ТС;

- договор на использование личного автотранспорта для служебных поездок;

- нормы расхода ГСМ, авторезины, утверждаемые ежегодно руководителем фирмы и разработанные на основании отраслевых норм, утвержденных приказом Министерства транспорта и коммуникаций РК от 20 июля 2001 года № 226-1;

- перечень затрат на текущее обслуживание (ТО, ЕО, СО, диагностика), который разрабатывается и утверждается в составе графика на планово-предупредительный ремонт по видам работ и в денежном выражении согласно ПТЭ от 16 февраля 2004 года № 67-1;

- путевые и маршрутные листы;

- акты на списание ГСМ, авторезины и запчастей, приобретаемых при прохождении ТО;

- ксерокопию свидетельства о регистрации транспортного средства;

- чеки, счета-фактуры, накладные, акты на выполнение работ и услуг и т.п.

2.2. Второй вариант использования личного автомобиля работника может применяться в двух видах, различающихся между собой как по содержанию, так и по структуре затрат, распределяемых между Арендатором и Арендодателем, то есть:

а) аренда автотранспорта без экипажа (водителя);

б) аренда автотранспорта с экипажем (водителем).

Особенности договоров, бухгалтерского учета и налогообложения доходов следующие:

Приложение

Проект договора на использование личного автомобиля

для служебных поездок*

г. _____________________                                                                                                 «___»____________200__г.

Гражданин РК ______________________________________________________________

Адрес ______________________________________________________________________

Удостоверение ______________________________________________________________

РНН_________________, именуемый в дальнейшем «Работник», и ТОО ________________, именуемое в дальнейшем «Фирма», в лице директора _________________, действующих на основании Гражданского кодекса РК от 27.12.94 г. № 268-XII и Закона РК «О труде» от 10.12.99 г. № 493-1, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Работник обязуется использовать личный автомобиль при выполнении служебных поездок по занимаемой должности.

Марка автомобиля _______________________

Цвет ___________________________________

№ двигателя ____________________________

№ шасси _______________________________

Год выпуска _____________________________

Технический паспорт _____________________

Госномер _______________________________

2. Фирма обязуется компенсировать затраты Работника в следующем порядке:

2.1. ГСМ и авторезину согласно утвержденным «Линейным нормам ГСМ и износа авторезины» от «___»__________200__ г.

2.2. Расходы по текущему техническому обслуживанию согласно графику ППР на 200__ г.

3. Расходы компенсируются при условии наличия подтверждающих документов:

- приказа директора Фирмы по определению общего объема работ по использованию ТС;

- путевого или маршрутного листа, выписываемого фирмой;

- счета-фактуры, фискальных чеков, квитанций и т. п.

Путевой лист выписывается по показаниям спидометра с часа начала работы фирмы и до окончания рабочего дня. Пробег за рабочий день не должен быть более ________ км.

4. Все риски и расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля в рабочее время, не оговоренные настоящим Договором, возлагаются на Работника.

5. За время нахождения Работника в командировке, за пределами области, отпуске, невыходе и другим причинам, когда автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

6. Компенсации не подлежат обложению подоходным налогом и не учитываются при исчислении среднего заработка Работника. Стоимость сверхнормативных затрат считается доходом Работника.

7. Срок договора определяется в один год.

Начало _____________________________.

Окончание __________________________.

8. Споры по существу настоящего Договора рассматриваются третейским судом, состав которого избирается по обоюдному согласию.

Допускается одностороннее расторжение Договора в случае невыполнения обязанностей одной из сторон.

Приложение: ксерокопия технического паспорта автомобиля.

Работник                                                                                             Фирма   

* Вместо «служебных поездок» можно применять словосочетание «производственных целей».