Как оплачивается проезд в командировку, если работник использовал личный автотранспорт? (Г. Дьяченко, 2 сентября 2025 г.)

 Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Как оплачивается проезд в командировку, если работник использовал личный автотранспорт?
(Г. Дьяченко, профессиональный бухгалтер РК, 2 сентября 2025 г.)

Как оплачиваются расходы по проезду в командировке на 4 дня в г. Шымкент, если для поездки был использован личный автотранспорт сотрудника, как списать ГСМ?

Необходимо ли заключать договор?

Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов (накладные, АВР, чеки ККМ).

Согласно подпункту 2) статьи 1 и пункту 3 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные учетные документы - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Согласно пункту 3 статьи 242 Налогового кодекса вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Соответственно, в целях исчисления КПН расходы работников предприятия на основании фискального чека (в том числе и электронного) без наличия бухгалтерских документов, подтверждающих такое приобретение, не подлежат отнесению на вычеты.

Для компенсации ГСМ при командировке на личном авто нужно:

оформить приказ о командировке;

заключить договор об использовании личного автомобиля;

оформить путевой лист.

Командированному сотруднику необходимо собирать все фискальные чеки АЗС за время данной командировки, а также по возможности накладные и счет - фактуры.

После командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет с приложением всех документов для подтверждения расходов. Договор между компанией и сотрудником о компенсации расходов на личный автомобиль, включая оплату ГСМ, является обязательным документом.

В Приказе о командировке работодатель отражает сведения о том, что сотрудник отправляется в командировку на своем личном автомобиле. Также необходимо документально оформить документы.