Пункт 87 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
87. В структурных подразделениях организации с наличием большого количества документов со служебной информацией ограниченного распространения на бумажном носителе разрешается хранение их в специальных хранилищах (далее - спецхранилище) на открытых стеллажах при условии оборудования входных дверей надежными замками, а также персональной ответственности одного из работников организации за сохранность этих документов.
Заголовок главы 11 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
Глава 11. Проверка состояния документационного обеспечения, документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на бумажном носителе и электронных документов
88. Проверка состояния и наличия документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в состав которой включаются работники службы ДОУ, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», проверка состояния и наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет.
Проверка наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» в обязательном порядке проводится:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя службы ДОУ (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) организации.
89. Проверка состояния документационного обеспечения, документов, дел и изданий осуществляется в целях изучения, оценки организации и состояния работы с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», выявления недостатков и нарушений, установления их причин и выработки предложений, направленных на их предупреждение, а также оказания необходимой методической помощи.
Проверки подразделяются на комплексные (охватывающие все делопроизводство и участки работы с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально»), тематические (изучается состояние одного или нескольких направлений документационного обеспечения, проверяется наличие документов) и контрольные (выясняется действительность принятых мер по устранению недостатков, отмеченных при предыдущей проверке).
90. Проверки состояния документационного обеспечения, в том числе ограниченного распространения, осуществляют:
1) служба ДОУ организации - во всех структурных подразделениях организации, для проведения этой работы службой ДОУ при необходимости привлекаются работники других структурных подразделений организации;
2) служба обеспечения информационной безопасности;
3) ведомства, территориальные органы и подведомственные организации - в непосредственно подчиненных подразделениях.
Пункт 91 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
91. Проверке подлежат документы, дела, регистрационные учетные формы с грифами «ДСП» и (или) «Конфиденциально» независимо от того, где и у кого они находятся и времени их поступления (изготовления), а также способа их формирования (на бумажном носителе и электронные документы).
При незначительном количестве документов проверка проводится работником из числа руководящего состава структурного подразделения организации и работников ДОУ.
92. В ходе проверки проверяются движение, поступление, учет, оформление, отправка, размножение, приобщение или уничтожение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» за проверяемый год, а также учетные данные с фактическим наличием документов.
Движение документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» отслеживается по карточкам, журналам учета документов, реестрам, актам на уничтожение и другим регистрационным учетным формам, в том числе в СЭД.
93. По результатам проверки составляется акт о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» (далее - акт проверки), который составляется по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам. В акте проверки указываются:
1) вид проводившейся проверки и наименование структурного подразделения организации, где проводилась проверка;
2) основание проведения проверки;
3) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;
4) краткая характеристика состояния документационного обеспечения в работе исполнителей с документами;
5) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период, а также их отдельное количество по всем видам учета раздельно;
6) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;
7) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем числятся, причины непредъявления;
8) другие выявленные нарушения требований настоящих Правил, допущенные исполнителями или службой ДОУ, с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;
9) выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.
Акт проверки подписывается членами комиссии и представляется к ознакомлению руководителю или лицу, официально исполняющему обязанности руководителя проверяемой организации, под роспись.
94. Работники службы ДОУ, осуществляющие проверку состояния документационного обеспечения, вправе знакомиться со всеми документальными материалами и требовать представления справок, объяснительных, разъяснений по всем вопросам, входящим в их компетенцию.
Пункт 95 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
95. Ответственным работником службы ДОУ проверяется соблюдение исполнителями порядка хранения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и работы с ними на рабочих местах (рабочие станции, за исключением зашифрованных дисков и средств вычислительной техники, предназначенных для обработки секретной информации, столы, запираемые сейфы, металлические шкафы или шкафы). Проверка производится в присутствии исполнителей, в случае их отсутствия - в присутствии его непосредственного руководителя.
Для проведения указанных проверок ответственным работником службы ДОУ заводится специальная рабочая тетрадь по учету проверок рабочих мест исполнителей, которая регистрируется в журнале учета рабочих тетрадей с пометкой «ДСП» по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам.
Результаты проверок, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению записываются ответственным работником службы ДОУ в данную тетрадь и визируются руководителем службы ДОУ.
96. Об обнаружении в ходе проверки недостатков, которые могут нарушить порядок соблюдения административных процедур, фактах нарушений и непредъявлении документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» незамедлительно информируется руководитель организации.
97. Руководители структурных подразделений организации и службы ДОУ в месячный срок принимают меры к устранению всех отмеченных при проверке недостатков, приведению документационного обеспечения в соответствие с требованиями настоящих Правил.
98. О фактах утраты или кражи внешних (съемных) электронных носителей с электронными файлами таких документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометками «ДСП» либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность служба информационной безопасности, руководитель организации и руководитель службы ДОУ (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности, а также в течение трех рабочих дней принимаются меры по проведению внутреннего расследования в организации с целью выяснения обстоятельств разглашения сведений с пометками «ДСП» или «Конфиденциально», утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, и розыску утраченных документальных и иных материалов.
99. Для проведения внутреннего расследования по фактам утраты, порчи документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, руководителем организации создается комиссия.
100. Результаты внутреннего расследования отражаются в заключении комиссии.
Заключение комиссии о результатах внутреннего расследования подписывается членами комиссии, а также руководителем организации, создавшим данную комиссию.
При проведении внутреннего расследования устанавливаются:
1) работники организации, действия (бездействие) которых привели к нарушению обстоятельств (последствий), предусмотренных в настоящих Правилах, и наличие вины работников организации в указанных действиях (бездействии);
2) причины и условия, обстоятельства (последствия), способствовавшие наступлению нарушений настоящих Правил;
3) характер и размер вреда, причиненного в результате действий (бездействия) работников организации.
Внутреннее расследование должно быть завершено не позднее чем через один месяц со дня принятия решения о его проведении.
101. По результатам внутреннего расследования принимаются меры по устранению нарушений, приведших к нарушениям требований настоящих Правил, а также привлечению к ответственности виновных лиц.
О мерах, принятых в организации по результатам внутреннего расследования, информируются органы национальной безопасности.
102. На утраченные документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометкой «ДСП» составляется акт о проверке наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем организации передаются в ведомственный архив организации для включения в дело фонда.
103. Обо всех фактах разглашения сведений с пометками «ДСП» или «Конфиденциально», утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, ставится отметка в журнале учета фактов утрат документальных материалов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и разглашения служебной информации ограниченного распространения по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.
104. Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометки «ДСП» и (или) «Конфиденциально», не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, является основанием для привлечения виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и (или) международными договорами (соглашениями), ратифицированными Республикой Казахстан.
Приложение 1 изложено в редакции постановления Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.); внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 1
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Единый (типовой) перечень служебных документов, подлежащих ограничению с пометкой «ДСП»