Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой «ДСП»
Формат А5 (148Х210)
Приложение 8
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
о неразглашении служебной информации ограниченного распространения
Я, _____________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
ознакомившись со служебной информацией ограниченного распространения, по
вопросам ____________________________________________________________
(указываются краткое содержание сведений или реквизиты документа)
в ____________________________________________________________________
(наименование организации)
настоящим добровольно принимаю на себя следующие обязательства:
1. Не разглашать и не передавать третьим лицам служебную информацию ограниченного распространения, которая станет мне известной.
2. Выполнять требования документов, регламентирующих вопросы обращения и защиты служебной информации ограниченного распространения.
3. В случае попытки третьих лиц получить от меня служебную информацию ограниченного распространения, незамедлительно сообщить об этом организации, представившей указанную информацию, в устной или письменной форме.
4. Не использовать служебную информацию ограниченного распространения с целью получения какой-либо личной выгоды.
5. После прекращения права на допуск к служебной информации ограниченного распространения не разглашать и не передавать ее третьим лицам.
Я предупрежден(а), что в случае нарушения данных обязательств, а также нарушений требований по защите служебной информации ограниченного распространения буду привлечен(а) к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
__________________
(подпись)
Проинструктировал ______________________________________
(подпись и фамилия работника организации)
«___» __________ 20__ г.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Журнал учета электронных носителей
Пояснение: 1. На ЭН проставляется через «-» номер данного журнала по номенклатуре и порядковый учетный номер ЭН.
2. В графе 2 указывается категория ЭН в зависимости от его предназначения.
3. На ЭН временного пользования заводится отдельная карточка учета выдачи ЭН.
Формат А3 (210X297)
Приложение 10
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
КАРТОЧКА
учета выдачи чистого электронного носителя
Тип ЭН __________________ Учетный номер ЭН ______________ Категория ЭН ________________
Формат А5 (210X297)
Приложение 11
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Лицевая карточка учета электронных носителей
Структурное подразделение: ______________________________ Ф.И.О. работника ______________________ № телефона _______________
Формат А4 (210X297)
Приложение 12 изложено в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 12
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Акт на уничтожение дел, журналов, картотек, не подлежащих хранению
___________ № ________
(дата)
Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда
___________________________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
на основании
___________________________________________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
Итого ______________________ единиц хранения за ____________ год (ы).
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика дел,
журналов и картотек, остающихся на хранении
___________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем)
___________________
(дата и номер)
_________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку
документов)
Документы сданы ___________________ на упорядочение по приемо-сдаточной
(наименование организации)
накладной __________________№ ___ _________________________________.
(дата) (подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего упорядочение дел,
журналов, картотек)
«Согласован»
протоколом экспертно- проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного
органа (архива)
от ___ _______ года № ____
Формат А4 (210Х297)
Правила дополнены приложением 12-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.)
Приложение 12-1
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
Форма
Акт на уничтожение электронных дел, не подлежащих хранению
___________ № ____
(дата)
Место составления
К уничтожению отобраны электронные документы архивного фонда
___________________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
на основании _______________________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
Итого __________________ единиц хранения за ____________ год (ы).
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика электронных дел, журналов и картотек, остающихся на хранении
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем)
__________________________________
(дата и номер)
_____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку
документов)
Документы сданы _______________________________ на упорядочение
(наименование организации)
по приемо-сдаточной накладной
__________№ _____ _________________________________.
(дата) (подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица,
проводившего упорядочение дел, журналов, картотек)
«Согласован»
протоколом экспертно-
проверочной комиссии
(экспертной комиссии)
местного исполнительного
органа (архива)
от ___ _______ года № ____
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ
Наименование должности
руководителя организации,
_____________ расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Акт о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению № ______от «___» _______ 20__г.
Комиссия в составе _______________________________________________,
(должность, фамилия и инициалы)
руководствуясь ведомственным перечнем сведений, утвержденным приказом
_______________________________ от «___» ______ 20__г. № ____, отобрала к
(наименование должности руководителя организации)
уничтожению утратившие практическое (оперативное) значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:
Всего подлежит уничтожению _______ наименований документов в _____ экземплярах.
(прописью) (прописью)
Члены комиссии: _____________________________________________________
(подпись, фамилия)
Дата
Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил
__________________________________________________
(фамилия и подпись сотрудника, ответственного за учет)
Дата
Документы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили
путем ___________________________.
Члены комиссии: _________________________________________________________
(подпись, фамилия)
Дата
Отметки в учетах об уничтожении документов произвел ________________________
(фамилии и подписи сотрудников, ответственных за учет)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Правила дополнены приложением 13-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.)
Приложение 13-1
к Правилам отнесения
сведений к служебной
информации ограниченного
распространения
и работы с ней
Форма
РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ
Наименование должности
руководителя организации,
_____________ расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Акт о выделении к уничтожению электронных документальных материалов, не подлежащих хранению
№ ______от «___» _______ 20__г.
Комиссия в составе ____________________________________________________,