Вправе ли компания вести бухгалтерский учет по копиям и сканам документов при импорте товара из разных стран? (Г. Дьяченко, 30 апреля 2026 г.)

 Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Вправе ли компания вести бухгалтерский учет по копиям и сканам документов при импорте товара из разных стран?
(Г. Дьяченко, профессиональный бухгалтер РК, 30 апреля 2026 г.)

Компания занимается торговлей, связанной с цветочным бизнесом. Весь товар импортируется с разных стран.

При таможенной очистке предоставляются копии документов (инвойсы, спецификация, упаковочный лист), в дальнейшем эти же документы попадают в бухгалтерию.

Бухгалтерские операции осуществляются по копиям и сканам документов, так как поставщиками подлинные документы не предоставляются.

Обязательно ли иметь подлинные документы с «мокрыми печатями»?

В случае налоговой проверки будут ли проверяющие требовать подлинные документы, какие риски несет компания в данной ситуации?

Согласно Ответу Министра финансов РК от 17 июня 2022 года на вопрос от 8 июня 2022 года № 742782/1:

законодательство РК не запрещает оформление первичных учетных документов в электронном виде, и закон не требует обязательного дублирования таких документов на бумажном носителе. Электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью (ЭЦП) лица, имеющего полномочия на его подписание, признается равнозначным документу на бумажном носителе. При этом формы первичных учетных документов, используемые в электронных системах, должны соответствовать Приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562. Наличие оригиналов с печатями не является обязательным условием для ведения учета, если документы легитимны в электронной форме.

Согласно подпункту 2) статьи 1 Закона РК от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее - Закон) первичные учетные документы - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.