Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и иные), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе- заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 28
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
Итого ___________________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела ___________________________ подписи
(личная подпись) дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 29
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Опись дел структурного подразделения организации
______________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Опись № _______ за _________год (ы)
В данную опись внесено ____________________________ дел с № __ по №__, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя описи ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Руководитель службы Расшифровка
ДОУ ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Работник Расшифровка
архива организации ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 30
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Утверждаю
__________________________
(наименование организации)
__________________________
(наименование должности
руководителя структурного
подразделения организации)
__________________________
(наименование структурного
подразделения организации)
__________________________
(инициалы, фамилия)
__________________________
(дата)
Опись
№ __________________________
электронных дел _________________________
(наименование категории дел) за ____________________ год
В данную опись внесено _______________________________________________
электронных дел с № ________ по № ________
(наименование должности,
________________________________________
фамилия и инициалы составителя описи)
______________
(дата)
Согласовано**
Протокол заседания ЭК
_______________________________________
(наименование структурного подразделения)
__________________ № __________________
Передал _______________ электронных дел.
_______________________________________
(наименование должности, фамилия и инициалы работника,
передавшего электронные дела)
_______________________________________
(дата)
Принял _____________________ электронных дел.
_______________________________________
(наименование должности,
фамилия и инициалы
работника архива организации,
принявшего электронные дела)
_____________________
(дата)
________________________
* Графа 7 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
___________________________
Приложение 31
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Утверждаю
_________________________
(наименование организации)
_________________________
(наименование должности
руководителя организации)
(инициалы, фамилия) (дата)
_____________ № _______________
________________________________
(место составления)
ГРАФИК
приема электронных дел в архив организации
в ________________ году
______________________________________
(наименование должности, фамилия и инициалы
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив организации)
_____________________
(дата)
Приложение 32
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела № ___________
Итого: ___________________ документов в электронном виде,
_______________________________ объектов хранения.
Общий объем объектов хранения электронного дела __________
Приложение 33
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Акт приема-передачи электронных документов и дел службы ДОУ организации