(СТАРАЯ РЕДАКЦИЯ) ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТА...

Предыдущая страница

(наименование организации-сдатчика)

________________________________________________________________принял

(наименование архива)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним

Итого принято _____________________________________ единиц хранения.

Архивному фонду присвоен № _____.

Изменения в учетные документы внесены.

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), внесшего изменения)

__________________________________________

(дата внесения изменения в учетные документы)

Утверждаю _______________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации- сдатчика)

__________________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________________

(дата)

Формат А4 (210297)

Приложение 17 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и

других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

Акт приема на хранение документов личного происхождения

___________ № _____

(дата)

На основании решения ЭПК (протокол от _____________№ _____)

и договора от _______________________________________________________

___________________________________________________________________

_________сдал,

(фамилия, инициалы собственника/владельца)

приняты документы _________________________________________________

(общая характеристика документов)

__________________________________________________________________

в количестве ______________ единиц хранения (условных) _______________

документов (листов) по архивной сдаточной описи.

Архивному фонду присвоен № _____.

__________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)

__________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.

__________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)

__________________________________________

(дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210х297)

Приложение 18 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и

других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

Акт возврата архивных документов личного происхождения

___________ № _____

(дата)

На основании решения ЭПК (протокол от _____________ № _____)

по итогам описания архивных документов фонда № ______________________ были выделены для

(название фонда)

возврата собственнику указанные ниже архивные документы: _________________________________

________________________________________________________________

(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)

Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов).

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)

Документы получены

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)

__________________________________________

(дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 19 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и других

архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

АКТ приема-передачи электронных дел на постоянное хранение

____№__

___________________________

(место составления)

Основание:

_____________________________________________________________________

(название нормативного правового акта

_____________________________________________________________________

в сфере архивного дела и делопроизводства)

В связи с_____________________________________________________________

(истечением срока временного хранения документов,

_____________________________________________________________________

ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)

________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а ______________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на постоянное хранение электронные дела за годы и научно- справочный аппарат к ним:

Итого принято электронных дел.

В государственном архиве фонду присвоен номер_

____________________________________________

Формат А4 (210Х297)

Приложение 20 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и других

архивных документов государственными и

специальными государственными архивами

Форма

Акт о миграции и перезаписи электронных документов

Место составления

Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:

формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.

Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:

формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.

Работу выполнил (-и):

_____________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации)

Работу принял (-и):

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя государственного архива)

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись сотрудника государственного архива)

________________________

(дата принятия работы)

Изменения в учетные документы внесены: ___________________________________________

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения в учетные документы)

_________________________________________

(дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 21 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и

других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

Карточка пофондового топографического указателя документов на бумажных носителях

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)

Приложение 22 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и

других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

Карточка пофондового топографического указателя документов на электронных носителях

Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя

Стеллаж № _____ Архивохранилище № _______

Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя

Формат А6 (148Х105)

Приложение 23 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

Карточка постеллажного топографического указателя документов на бумажных носителях

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Формат А5 (148Х210)

или А6 (148Х105)

Приложение 24 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

государственными и специальными

государственными архивами

Форма

Лист проверки наличия и состояния архивных документов

Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов

________________________________________________________________

(номер и название архивного фонда)

Проверку проводили

____________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) проверивших

наличие и состояние дел, документов)

продолжение таблицы

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения)

______________________________

(дата составления листа проверки)

Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

Формат А3 (297х420)

Приложение 25 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и

других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

форма

ЛИСТ ПРОВЕРКИ №

наличия и состояния электронных носителей архива

_______________________________________________ (наименование архива)

Хранилище №

Проверку проводил с _ по__________________________________________

(наименование должности лица, проводившего проверку)

Итого электронных носителей.

_______________________________________________________________

(наименование должности, фамилия и инициалы работника архива,

проводившего проверку)

_______________________________________________

(наименование архива)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 26 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и

других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

ЛИСТ ПРОВЕРКИ

наличия и состояния документов в электронном виде

фонд № _______

Проверку проводил споруководитель архива

организации (лицо, ответственное за архив организации)

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись

____________________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),

проводившего (-ших) проверку дел, документов)

_________________________________________

(дата проведения проверки дел, документов)

Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

Формат А4 (210Х297)

Приложение 27 к Правилам

комплектования, хранения, учета

и использования документов

Национального архивного фонда и

других архивных документов государственными

и специальными государственными архивами

Форма

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

___________ № ___________

(дата)

Архивный фонд № _____

Название архивного фонда

____________________________________________________________

Номера описей

____________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________________________________ по

____________________________________________________________

Проверкой установлено:

1. Числится по описям ________________________________________

(количество) единиц хранения.

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера:

1) не учтенные в итоговой записи _____________________ единиц хранения;

(количество)

2) не перечисленные, но учтенные в итоговой

записи _____________________________________________ единиц хранения;

(количество)

2.2. Пропущено номеров:

1) не учтенных в итоговой записи

___________________________________________________ единиц хранения;

(количество)

2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи

___________________________________________________ единиц хранения;

(количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

Увеличился на ______________________________________единиц хранения;

(количество)

уменьшился на ______________________________________единиц хранения.

(количество)

3. Числится по описям в результате

устранения технических ошибок ______________________ единиц хранения.

(количество)

4. Не оказалось в наличии ____________________________единиц хранения.

(количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)

__________________________________________________ единиц хранения;

из них требующих:

дезинфекции_______________________________________единиц хранения;

1) (количество)

2) дезинсекции _____________________________________единиц хранения;

(количество)

3) реставрации ______________________________________единиц хранения;

(количество)

4) переплета или подшивки ___________________________единиц хранения;

(количество)

5) восстановления затухающих текстов

__________________________________________________ единиц хранения;

(количество)

6) неисправимо поврежденных _______________________единиц хранения;

(количество)

7) ____________________________________________________________;

8) ____________________________________________________________;

9) ____________________________________________________________;

10) ___________________________________________________________;

11) ___________________________________________________________.

6. Имеется не включенных в описи

_________________________________________________ единиц хранения.

(количество)

7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),

имеющихся в наличии

_________________________________________________единиц хранения.

(количество)

8. Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

________________________________________________________________

Проверку производили:

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица проводившего проверку)

Согласовано:

________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отдела (архивохранилищем)

______

(дата)