07.11.2018
В.М. Чупров,
архивист Архива Президента РК
Подготовка приказа, распоряжения по основной деятельности
Тема подготовки и оформления приказов достаточно освещена в различных журнальных статьях, Типовых правилах документирования и управления документацией (Астана, 2015 г.). Но в большинстве случаев в них приводятся только общие схемы построения приказа, его реквизиты, стандартный текст. Мы же рассмотрим технологию создания приказа, в основе которой поставлена основная задача - повышение эффективности распорядительной деятельности организации, получение реальных результатов.
Чтобы лучше понять назначение приказа приведем его определение. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач организации.
Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:
1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;
2. подготовка текста документа;
3. согласование текста документа;
4. подписание приказа;
5. доведение до сведения исполнителей.
Рассмотрим процедуру подготовки приказа. Как известно, проекты приказов готовят и вносят подразделения или группа работников на основании поручений руководителя организации, его заместителя. Например, в организацию для исполнения поступил приказ вышестоящего учреждения о принятии каких-либо мер. Руководитель в резолюции определяет задание, исполнителей и сроки исполнения. Причем исполнитель первым, названный в резолюции организует подготовку и представление руководителю проекта приказа.
Пример, «Иванову А.И., Каракулову З.С., Сандыбаеву А.Н. Подготовьте до 25 сентября 2015 г. проект приказа о реализации приказа Министерства информации и связи РК от 10 сентября 2015 г. № 315-П». В данном случае задача поставлена предельно ясно - подготовить проект. Но, тем не менее, в этой резолюции имеются «подводные камни». В задании не детализирована технология подготовки, исполнителям нужно самим домыслить, что и как нужно сделать. И это порой приводит к значительному расхождению представления руководителя и исполнителей по содержанию проекта приказа.
Довольно часто исполнители к делу подходят формально, механически, дублируя в проекте основные формулировки приказа вышестоящего учреждения. Эффективность такого приказа будет невелика или руководитель будет неудовлетворен проработкой вопросов и вернет документ на доработку. В результате будет непроизводительно затрачено рабочее время и трудовые ресурсы, и вы можете получить несколько неприятных минут «разноса» от руководителя.
Поэтому ответственный исполнитель при получении документа должен уточнить суть резолюции и детализировать ее исполнение у руководителя. Составить схему или вопросы, на которые следует собрать информацию и распределить темы пунктов приказа между исполнителями по профильным направлениям.