Как правильно вести инвентарную карточку по библиотечному фонду?
(Г. Нарбекова, аудитор РК, налоговый консультант РК, CAP, CIPA, DipFR (ACCA), 25 апреля 2017 г.)
Как правильно вести инвентарную карточку по библиотечному фонду?
В соответствии с Разделом 4 Инструкции о формировании фонда библиотеки государственной организации образования Республики Казахстан учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения. Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, тематики. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения и издания объемом до 48 страниц. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. При поступлении документов в фонд библиотеки осуществляется суммарный и индивидуальный учет. Допускается ведение записей на отдельных листах, распечатанных на компьютере, в карточной форме, а также в машиночитаемых файлах, записанных на дискете, диске и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации.
Поступления аудиовизуальных документов (АВД), микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROM, мультимедиа, дискета) отражаются в первой части «Книги суммарного учета». Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части этой же книги. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, акт и т. д.). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема (приложение 3). В случае недостачи при приеме литературы составляется соответствующий акт (приложение 4). Формой суммарного учета является «Книга (Журнал) суммарного учета библиотечного фонда» в традиционном или машиночитаемом виде (приложение 1). Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
Часть 1 - «Поступление в фонд»