| Наличие документов | Состояние документов | ||||||||||
| Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных единица хранение) | Номера единиц хранений, требующих: | Номера единиц хранений, неисправимо поврежденных | Примечание | ||||||||
| дезинфекции | дезинсекции | реставрации | переплета или подшивки | восстановления затухающих текстов | |||||||
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения)
______________________________
(дата составления листа проверки)
Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.
Формат А3 (297х420)
Приложение 25 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
ЛИСТ ПРОВЕРКИ №
наличия и состояния электронных носителей архива
_______________________________________________ (наименование архива)
Хранилище №
Проверку проводил с _ по__________________________________________
(наименование должности лица, проводившего проверку)
| № п/п | № шкафа | № полки | № коробки | № ячейки | Вид электронного носителя | Занятость ячейки | Состояние электронного носителя | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого электронных носителей.
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия и инициалы работника архива,
проводившего проверку)
_______________________________________________
(наименование архива)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 26 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов в электронном виде
фонд № _______
Проверку проводил споруководитель архива
организации (лицо, ответственное за архив организации)
| По фонду числится | Общий объем фонда (в мегабайтах) | В наличии объектов хранения | Объекты хранения с искаженными объемами | |||||
| хранилище подлинников | хранилище копий | храни- лище подлин- ников | храни- лище копий | |||||
| документов в электронном виде | объектов хранения | необнару- женных | оказав- шихся в наличии | необнару- женных | оказав- шихся в наличии | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),
проводившего (-ших) проверку дел, документов)
_________________________________________
(дата проведения проверки дел, документов)
Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения
Формат А4 (210Х297)
Приложение 27 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
___________ № ___________
(дата)
| Официальное наименование архива | Утверждаю ________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) ________________________________ (подпись руководителя архива) ________________________________ (дата) |
Архивный фонд № _____
Название архивного фонда
____________________________________________________________
Номера описей
____________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________________________ по
____________________________________________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ________________________________________
(количество) единиц хранения.
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
1) не учтенные в итоговой записи _____________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленные, но учтенные в итоговой
записи _____________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
1) не учтенных в итоговой записи
___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи
___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
Увеличился на ______________________________________единиц хранения;
(количество)
уменьшился на ______________________________________единиц хранения.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ______________________ единиц хранения.
(количество)
4. Не оказалось в наличии ____________________________единиц хранения.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)
__________________________________________________ единиц хранения;
из них требующих:
дезинфекции_______________________________________единиц хранения;
1) (количество)
2) дезинсекции _____________________________________единиц хранения;
(количество)
3) реставрации ______________________________________единиц хранения;
(количество)
4) переплета или подшивки ___________________________единиц хранения;
(количество)
5) восстановления затухающих текстов
__________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
6) неисправимо поврежденных _______________________единиц хранения;
(количество)
7) ____________________________________________________________;
8) ____________________________________________________________;
9) ____________________________________________________________;
10) ___________________________________________________________;
11) ___________________________________________________________.
6. Имеется не включенных в описи
_________________________________________________ единиц хранения.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),
имеющихся в наличии
_________________________________________________единиц хранения.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Проверку производили:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица проводившего проверку)
Согласовано:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отдела (архивохранилищем)
______
(дата)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 28 к (количество)
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
АКТ
проверки наличия и состояния электронных носителей в архиве
Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)
____№ ___
(место составления)
Хранилище № ______
Проверка проводилась с______по _______
Проверкой установлено:
1. Общее количество электронных носителей _______________
2. В наличии электронных носителей,
в т.ч. поврежденных _________________________________________________
3. Выдано во временное пользование электронных носителей______________
4. Не обнаружено электронных носителей_______________________________
___________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов)
государственного архива, проводившего (-их) проверку)
Приложение: листы проверки наличия и состояния дел на ____ листах,
в _______ экземпляре на государственном и русском языках.
__________________________________________________________________
(дата составления акта)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 29 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
АКТ
проверки наличия и состояния документов в электронном виде
Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)
_________№____
___________________________
(место составления)
Фонд №__
Название фонда________________________________________________
Проверка проводилась с___по____
Проверкой установлено:
1. По фонду числится:
1.1. документов в электронном виде_______________________________
1.2. объектов хранения___________________________________________
2. Общий объем фонда (в мегабайтах)______________________________
3. Не оказалось в наличии:
3.1. хранилище подлинников__________________ объектов хранения;
3.2. хранилище копий_____________объектов хранения.
4. Имеется в наличии по данному фонду___________ объектов хранения.
Из них с искаженными объемами:
хранилище подлинников_________________объектов хранения;
хранилище копий___________________объектов хранения.
Проверку проводил:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов)
государственного архива, проводившего (-их) проверку)
Приложение: листы проверки наличия и состояния дел на ____ листах, в ____ экземпляре на
государственном и русском языках.
_________________________
(дата составления акта)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 30 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о технических ошибках в учетных документах
| Официальное наименование организации | Утверждаю ________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) ________________________________ (подпись руководителя архива) ________________________________ (дата) |
___________ № ___________
(дата)
Архивный фонд № __________
Название фонда
_____________________________________________________
В ходе выполнения _______________________________ обнаружены
технические ошибки в записях:
| Название документа | Существующая запись | Следует записать |
| 1 | 2 | 3 |
|
|
|
|
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на
_________________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Примечание:
_______________________________________________________________
_________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 31 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт об обнаружении архивных документов
| Официальное наименование организации | Утверждаю ________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) ________________________________ (подпись руководителя архива) ________________________________ (дата) |
__________ № ___________
(дата)
В ходе __________________________________________________________
(вид работы)
было обнаружено
________________________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
| Порядковый номер | Заголовок единиц хранения | Шифр (если есть) | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | К какому архивному фонду относится (новый шифр) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого обнаружено
_________________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210297)
Приложение 32 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о неисправимых повреждениях документов
| Официальное наименование организации | Утверждаю ________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) ________________________________ (подпись руководителя архива) ________________________________ (дата) |
__________ № __________
(дата)
Архивный фонд № __________
Название архивного фонда
____________________________________________________________
В архивном фонде обнаружены __________________________ единиц
хранения, признанные неисправимо поврежденными.
| Номер описи | Номер единицы хранения | Заголовок поврежденной единиц хранения | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Сущность и причины повреждения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого обнаружено неисправимо поврежденных
___________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.
______________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
_______________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
Перечисленные документы подлежат списанию, ввиду
________________________________________________________________
________________________________________________________________
__________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись эксперта)
________
(дата)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210297)
Приложение 33 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Книга выдачи электронных носителей из хранилищ
_______________________
(наименование архива)
Хранилище №
| № п/п | Дата выдачи | Архивное обозначение | Выдан кому | Выдан куда | Дата возвращения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210Х297)
Приложение 34 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными и
специальными государственными архивами
Форма
АКТ
о списании электронных носителей архива
| Официальное наименование архива | Утверждаю ________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) ________________________________ (подпись руководителя архива) ________________________________ (дата) |
______№______
___________________
(место составления)
В ходе профилактических работ обнаружены в хранилище №____и
хранилище №__________________электронные носители с
истекшим сроком хранения:
| № п/п | Архивное обозначение | Основание |
| 1 | 2 | 3 |
|
|
|
|
Итого:______________электронных носителей.
Перечисленные электронные носители подлежат списанию ввиду окончания срока хранения.
Документы в электронном виде переписываются на свободные электронные носители.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов)
государственного архива, проводившего (-их) проверку)
_________________________
(дата составления акта)
Изменения в учетные документы внесены.
____________
(дата)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 35 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма