раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссией (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13 изложено в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 13
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Опись электронных дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения
Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________(дата)
Архивный фонд № _________________
Опись № ___________________
____________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
| Номер единицы хранения электронного дела | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты документов электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Срок хранения электронного дела | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9* | 10 |
|
|
*графа 9 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел) на
электронном носителе.
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено __________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № _____ по № _________,
в том числе:
литерные номера:________________________________________________________;
пропущенные номера: _____________________________________________________
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 14 изложено в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 14
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Опись электронных дел по личному составу
Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
_______________________ (дата)
Архивный фонд № __________
Опись № ___________
__________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
| Номер единицы хранения электронного дела | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты документов электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8* | 9 |
|
|
* графа 8 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел) на электронном носителе.
В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ______________________
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № ____ по № _____, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________;
пропущенные номера:________________________________________________
________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от _______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 15 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
Место составления
На основании
________________________________________________________________
(наименование перечня типовых документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________
государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения или
________________________________________________________________
отраслевого (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________
государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение дела, и документы архивного фонда
___________________________________.
(номер и название архивного фонда)
| Поряд-ковый № | Заголовок электронного дела | Дата (крайние даты) документов в электронном виде | Количество документов в электронном виде/файлов | Сроки хранения документов в электронном виде и номера пунктов по Перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого уничтожению подлежат:
документы в электронном виде и электронные дела в количестве
________________________________________________ объектов хранения.
Описи электронных дел постоянного хранения за _________ год (-ы) утверждены,
по личному составу согласованы протоколом ЭПК
________________________________________________________________
(наименование МИО, республиканского
_________________________от ________________.
(государственного архива) (дата и номер)
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
проводивших (-его) упорядочение дел, документов)
| Согласована протоколом ЭК архива (для МИО) от_______ ______ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 16 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Акт приема-передачи документов на хранение
Утверждаю
________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
________________________________
(подпись руководителя архива)
________________________________
(дата)
___________ № _____
(дата)
________________________________________________________________
(основание передачи)
________________________________________________________________
(наименование передаваемого архивного фонда)
________________________________________________________________сдал,
(наименование организации-сдатчика)
________________________________________________________________принял
(наименование архива)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним
| Порядковый номер | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество единиц хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято _____________________________________ единиц хранения.
| _________________________________ (наименование должности, фамилия, ___________________________________ инициалы, подпись лица, проводившего передачу) __________________________ (дата передачи) | __________________________ (наименование должности, фамилия, _______________________ инициалы, подпись лица, проводившего прием) _______________________ (дата приема) |
Архивному фонду присвоен № _____.
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Утверждаю _______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации- сдатчика)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)
Формат А4 (210297)
Приложение 17 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт приема на хранение документов личного происхождения
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
___________ № _____
(дата)
На основании решения ЭПК (протокол от _____________№ _____)
и договора от _______________________________________________________
___________________________________________________________________
_________сдал,
(фамилия, инициалы собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________
(общая характеристика документов)
__________________________________________________________________
в количестве ______________ единиц хранения (условных) _______________
документов (листов) по архивной сдаточной описи.
Архивному фонду присвоен № _____.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210х297)
Приложение 18 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт возврата архивных документов личного происхождения
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
___________ № _____
(дата)
На основании решения ЭПК (протокол от _____________ № _____)
по итогам описания архивных документов фонда № ______________________ были выделены для
(название фонда)
возврата собственнику указанные ниже архивные документы: _________________________________
________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)
Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов).
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Документы получены
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 19 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
АКТ приема-передачи электронных дел на постоянное хранение
| Утверждаю __________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) __________________________ (подпись руководителя организации) __________________________ (дата) | Утверждаю _______________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) _______________________________ (подпись руководителя архива) ____________________________________ (дата) |
____№__
___________________________
(место составления)
Основание:
_____________________________________________________________________
(название нормативного правового акта
_____________________________________________________________________
в сфере архивного дела и делопроизводства)
В связи с_____________________________________________________________
(истечением срока временного хранения документов,
_____________________________________________________________________
ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)
________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ______________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на постоянное хранение электронные дела за годы и научно- справочный аппарат к ним:
| № п/п | Название и № описи | Количество электронных дел | Крайние даты электронных дел | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято электронных дел.
В государственном архиве фонду присвоен номер_
____________________________________________
| Передачу произвел: ______________________________ наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) ведомственного (частного) архива организации, проводившего (-их) проверку) ___________ дата | Прием произвел: _______________________________ наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) архива ___________ дата |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 20 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными и
специальными государственными архивами
Форма
Акт о миграции и перезаписи электронных документов
| Официальное наименование организации | Утверждаю Наименование должности руководителя организации | |
| _______________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Место составления
| Опись дел, документов № ______ | Единица учета № ____ |
| 1 | 2 |
|
|
|
|
|
|
Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Работу выполнил (-и):
_____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации)
Работу принял (-и):
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя государственного архива)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись сотрудника государственного архива)
________________________
(дата принятия работы)
Изменения в учетные документы внесены: ___________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения в учетные документы)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 21 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка пофондового топографического указателя документов на бумажных носителях
Лицевая сторона
| Наименование архивного фонда ________ ____________________________________ ____________________________________ | Архивный фонд № _________ Корпус ___________________ Этаж (ярус) _______________ Архивохранилище _________ Помещение _______________ | |||||
| Опись № ___ | Единицы хранения с №___по №__ | Стеллаж № ___ | Шкаф № ___ | Полка № ___ | Примечание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
|
|
|
|
| |
Оборотная сторона
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
|
Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)
Приложение 22 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка пофондового топографического указателя документов на электронных носителях
Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя
| № п/п | № шкафа | № полки | № коробки | № ячейки | Вид электронного носителя | Занятость ячейки | Наличие информации на электронном носителе |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Стеллаж № _____ Архивохранилище № _______
Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А6 (148Х105)
Приложение 23 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка постеллажного топографического указателя документов на бумажных носителях
Лицевая сторона
| Стеллаж №______________________ | Корпус ___________________ Этаж (ярус) _______________ Архивохранилище _________ Помещение _______________ | |||||
| Шкаф № ___ | Полка № ___ | Архивный фонд № ____ | Опись № ___ | Единицы хранения с №___по №___ | Примечание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
|
|
|
|
| |
Оборотная сторона
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
|
Формат А5 (148Х210)
или А6 (148Х105)
Приложение 24 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Лист проверки наличия и состояния архивных документов
Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов
________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
Проверку проводили
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) проверивших
наличие и состояние дел, документов)
| Наличие документов | ||||||||||||
| Номера описей | Количество единица хранение, числящихся по описи | Выявлены технические ошибки | Числится по описи в результате устранения технических ошибок | Номера единиц хранений, выданных во временное пользование | Не оказалось в наличии | Имеется в наличии (описанных) | ||||||
| Литерные номера, не отраженные в итоговой записи | Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи | Другие, в результате чего объем | ||||||||||
| не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | увеличился на | уменьшился на | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
продолжение таблицы