___________ № _____
(дата)
На основании решения ЭПК (протокол от _____________№ _____)
и договора от _______________________________________________________
___________________________________________________________________
_________сдал,
(фамилия, инициалы собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________
(общая характеристика документов)
__________________________________________________________________
в количестве ______________ единиц хранения (условных) _______________
документов (листов) по архивной сдаточной описи.
Архивному фонду присвоен № _____.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210х297)
Приложение 18 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт возврата архивных документов личного происхождения
___________ № _____
(дата)
На основании решения ЭПК (протокол от _____________ № _____)
по итогам описания архивных документов фонда № ______________________ были выделены для
(название фонда)
возврата собственнику указанные ниже архивные документы: _________________________________
________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)
Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов).
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Документы получены
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 19 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
АКТ приема-передачи электронных дел на постоянное хранение
____№__
___________________________
(место составления)
Основание:
_____________________________________________________________________
(название нормативного правового акта
_____________________________________________________________________
в сфере архивного дела и делопроизводства)
В связи с_____________________________________________________________
(истечением срока временного хранения документов,
_____________________________________________________________________
ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)
________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ______________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на постоянное хранение электронные дела за годы и научно- справочный аппарат к ним:
Итого принято электронных дел.
В государственном архиве фонду присвоен номер_
____________________________________________
Формат А4 (210Х297)
Приложение 20 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными и
специальными государственными архивами
Форма
Акт о миграции и перезаписи электронных документов
Место составления
Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Работу выполнил (-и):
_____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации)
Работу принял (-и):
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя государственного архива)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись сотрудника государственного архива)
________________________
(дата принятия работы)
Изменения в учетные документы внесены: ___________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения в учетные документы)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 21 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка пофондового топографического указателя документов на бумажных носителях
Лицевая сторона
Оборотная сторона
Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)
Приложение 22 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка пофондового топографического указателя документов на электронных носителях
Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя
Стеллаж № _____ Архивохранилище № _______
Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя
Формат А6 (148Х105)
Приложение 23 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка постеллажного топографического указателя документов на бумажных носителях
Лицевая сторона
Оборотная сторона
Формат А5 (148Х210)
или А6 (148Х105)
Приложение 24 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Лист проверки наличия и состояния архивных документов
Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов
________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
Проверку проводили
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) проверивших
наличие и состояние дел, документов)
продолжение таблицы
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения)
______________________________
(дата составления листа проверки)
Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.
Формат А3 (297х420)
Приложение 25 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
ЛИСТ ПРОВЕРКИ №
наличия и состояния электронных носителей архива
_______________________________________________ (наименование архива)
Хранилище №
Проверку проводил с _ по__________________________________________
(наименование должности лица, проводившего проверку)
Итого электронных носителей.
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия и инициалы работника архива,
проводившего проверку)
_______________________________________________
(наименование архива)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 26 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов в электронном виде
фонд № _______
Проверку проводил споруководитель архива
организации (лицо, ответственное за архив организации)
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),
проводившего (-ших) проверку дел, документов)
_________________________________________
(дата проведения проверки дел, документов)
Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения
Формат А4 (210Х297)
Приложение 27 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
___________ № ___________
(дата)
Архивный фонд № _____
Название архивного фонда
____________________________________________________________
Номера описей
____________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________________________ по
____________________________________________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ________________________________________
(количество) единиц хранения.
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
1) не учтенные в итоговой записи _____________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленные, но учтенные в итоговой
записи _____________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
1) не учтенных в итоговой записи
___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи
___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
Увеличился на ______________________________________единиц хранения;
(количество)
уменьшился на ______________________________________единиц хранения.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ______________________ единиц хранения.
(количество)
4. Не оказалось в наличии ____________________________единиц хранения.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)
__________________________________________________ единиц хранения;
из них требующих:
дезинфекции_______________________________________единиц хранения;
1) (количество)
2) дезинсекции _____________________________________единиц хранения;
(количество)
3) реставрации ______________________________________единиц хранения;
(количество)
4) переплета или подшивки ___________________________единиц хранения;
(количество)
5) восстановления затухающих текстов
__________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
6) неисправимо поврежденных _______________________единиц хранения;
(количество)
7) ____________________________________________________________;
8) ____________________________________________________________;
9) ____________________________________________________________;
10) ___________________________________________________________;
11) ___________________________________________________________.
6. Имеется не включенных в описи
_________________________________________________ единиц хранения.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),