104. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов.
Здание архива оборудуется системами и средствами охранной и пожарной сигнализации.
105. К помещениям архива относятся:
1) архивохранилища;
2) рабочие помещения работников архива;
3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
6) помещения для копирования и реставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
7) помещения для хранения учетных документов;
8) помещения для хранения архивных документов на электронных носителях;
9) помещения читального зала с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем;
10) научно-справочная библиотека;
11) методический кабинет;
12) выставочный зал.
106. Размещение архива в зданиях и помещениях, приспособленных для хранения архивных документов, производится на основании результатов экспертизы соответствия здания (помещения) для размещения архива решением ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем.
Не допускается размещение архивов:
1) в ветхих строениях, деревянных постройках;
2) в зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями;
3) в зданиях с печным отоплением;
4) в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
107. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в зданиях, приспособленных для хранения архивных документов, изолируются от остальных помещений здания.
108. Архивохранилище располагается максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и изолируется от общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускаются прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
109. Архивохранилище размещается с соблюдением условия удобного выхода к лифтам и лестничным площадкам.
110. Для покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, изготовления оборудования и средств хранения архивных документов не допускается использование материалов, собирающих пыль и/или выделяющих агрессивные химические вещества.
111. Архивохранилище оснащается естественной или искусственной вентиляцией, системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата.
Высота архивохранилища от пола до потолка составляет не менее 2,5 метров и не более 4 метров.
112. Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 ампер.
113. Архивохранилище архивных документов на нитрооснове изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.
114. Противопожарный режим в здании архива и архивохранилищах осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
115. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
116. Здание архива подлежит оснащению средствами охранной сигнализации. Опечатыванию подлежат архивохранилища, материальные ценности, а также аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
117. Архивохранилища и помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
На окнах цокольных этажей и подвальных помещений устанавливаются откидные металлические решетки.
Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям архива, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого руководителем архива возлагается на ответственного работника архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, имеются не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.
Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается руководителем архива.
Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают работники, закрывается на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
118. В архивохранилище имеют доступ заведующий и работники данного архивохранилища, руководитель архива и его заместители, главный хранитель архивных фондов. Пофамильный список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, находится на посту охраны. Работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководителя архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
119. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также НСА осуществляется только по специальным пропускам.
В пункт 120 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
120. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим долговременного хранения:
1) для документов на бумажных носителях - температура +17 - +19°С, относительная влажность воздуха 50-55 %;
2) для кинодокументов на черно-белых пленочных носителях:
на нитрооснове - температура +10°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
на безопасной основе - температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
для кинодокументов на цветных пленочных носителях - температура +2 - +5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
3) для черно-белых фотодокументов -температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
для цветных фотодокументов - температура + 2 - +5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях - температура +8 - +18°С, относительная влажность воздуха - 45-65 %;
5) для документов на электронных носителях информации - температура +15 - +20°С, относительная влажность воздуха 50-65 %.
121. Организация хранения электронных документов (дел) включает:
гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения;
обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения; обеспечение целостности всех объектов хранения;
обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе;
контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и иные формы перезаписи).
Хранение электронных документов (дел) в архиве осуществляется:
1) на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим (при этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях) при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей);
2) в ИС ЭА - на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов.
Обязательными условиями хранения электронных документов (дел) на физически обособленных носителях являются:
1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
Нормативные условия хранения электронных документов (дел) в ИС ЭА обеспечиваются:
1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;
2) соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;
3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
122. Условия хранения электронных документов (дел) должны обеспечивать:
соблюдение температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов хранения;
применение специальных средств хранения (серверное оборудование, металлические шкафы, боксы, футляры и иные средства хранения).
123. Основными параметрами, определяющими надежность условий хранения электронных документов (дел), являются:
загрязненность среды;
температурные условия хранения;
относительная влажность среды;
воздействие электромагнитных полей;
обеспечение инженерной инфраструктуры центра обработки данных необходимыми условиями для его работы;
контроль срока эксплуатации электронных носителей.
В пункт 124 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
124. Для обеспечения оптимального температурно-влажностного режима хранения электронных документов (дел) в хранилище обеспечивается соблюдение следующих требований:
для магнитной ленты и дисковых носителей температура воздуха должна быть от +8 до +18°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 45 до 65 %;
для оптических дисков температура не должна превышать+25°С, относительная влажность воздуха должна составлять 20-50 %;
для серверного оборудования температура воздуха должна быть от+18 до+24°С, относительная влажность воздуха должна составлять 30-50 %.
Скорость изменения влажности воздуха не должна превышать 6% в час.
Атмосферное давление должно находиться в пределах от 84 до 107 кПа.
125. В архивохранилище с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Не допускаются резкие сезонные и/или суточные колебания температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10 %).
При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от трех суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 79-90 %, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
126. В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5°С и относительной влажности воздуха 50±20 %.
Температурно-влажностный режим хранения архивных документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время.
В кондиционируемых помещениях измерение проводится не реже одного раза в неделю, в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима - один раз в сутки.
127. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима при его нарушении.
128. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются нормативными и методическими документами.
Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), не менее одной контрольной точки на комнату или на ярус.
129. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Архивные документы размещаются в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также с соблюдением светового режима, установленного пунктом 131 настоящих Правил.
130. Архивохранилища оснащаются естественным или искусственным освещением и размещаются в помещениях с окнами или без окон.
131. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий.
Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
132. Электропроводка в архивохранилищах прокладывается скрыто, используются герметичные или полугерметичные штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и других). Шнуры переносной аппаратуры оснащаются резиновой изоляцией. Архивохранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне архивохранилища. По окончании работы в архивохранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.
Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ (лампы белого света), ЛХБ (лампы холодно-белого света), ЛТБ (лампы тепло-белого света). Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 метр от пола - 20-50 люкс, на рабочих столах - 100 люкс.
133. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
134. Архивохранилища и помещения архива содержатся в условиях, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
135. В архивохранилище влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) проводятся не реже одного раза в год. Цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники подлежат обработке водными растворами антисептиков (формалина - 2 %, катамина АБ - 5 %).
В архивохранилище не допускаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов.
136. Архивные документы размещаются строго в упорядоченном состоянии в отведенном для этого месте (стеллажах, шкафах).
137. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
138. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.
Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.
139. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, находящихся в соответствующем санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами.
В качестве вспомогательного или специального оборудования используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
140. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.
141. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.
142. Документы на магнитной ленте наматываются на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
143. Компакт-диски укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
144. Микрофильмы, кинофильмы оформляются стандартными защитными ракордами, наматываемыми плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу без выступающих витков на торцах рулона, и укладываются в металлические коробки.
145. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
146. Исключается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферро магнитных металлических стеллажах.
Стальные стеллажи используются в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
147. Графическая научно-техническая документация хранится в папках с клапанами в сфальцованном до формата А4 виде. Чертежи на ватмане, остралоне, пленке не фальцуются и хранятся в тубусах.
148. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку, исключающую свободное перемещение архивного документа внутри нее.
149. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Исключается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
150. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
2) расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.
Параграф 5. Размещение архивных документов в архивохранилище
151. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива. План (схема) размещения архивных фондов предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) размещения архивных фондов находится в структурном подразделении, осуществляющем учет архивных документов, или у работника, ответственного за учет архивных документов, а соответствующие разделы плана (схемы) размещения архивных фондов - в архивохранилищах.
152. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:
1) секретные;
2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни;
3) на нитрооснове;
4) пораженные биологическими вредителями;
5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования.
153. Размещение секретных архивных документов в архивохранилище осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям или оформленные драгоценными металлами и камнями или имеющие в приложении драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладываются карта-заместитель и копия архивного документа.
154. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
Допускается размещение в одном архивохранилище архивных документов на разных носителях, но требующих одинаковых режимов хранения.
155. Электронные носители размещаются в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках, а электронные документы (дела) - на специальных устройствах.
156. При работах с электронными носителями не допускается касание руками рабочих поверхностей электронных носителей. При очистке и ручной обработке электронных носителей следует их брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.
При обработке оптических дисков используются перчатки, протирочный материал, салфетки, обладающие устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ. Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок. Допускается также использовать не пластифицированный полиэтилен, фтор содержащие полимеры и латекс. В состав материала перчаток не должны входить красители.
157. Архивный фонд пользования размещается в архивохранилище в зависимости от вида носителя копий.
Копии архивного фонда пользования на бумажной основе, в том числе фотокопии, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.
Копии архивного фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с соответствующими режимами хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отсняты одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
158. Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.
159. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива с соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
160. Все помещения архива, этажи, ярусы здания архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз, слева направо.
161. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются карточки пофондовых топографических указателей по формам согласно приложениям 21 и 22 к настоящим Правилам и карточки постеллажных топографических указателей по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам.
162. Карточки пофондового топографического указателя составляются отдельно на каждый архивный фонд и располагаются в порядке номеров архивных фондов. При полном заполнении карточки заводится карточка с грифом «продолжение».
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения архива. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
163. На каждое первичное средство хранения архивных документов оформляется ярлык, на котором указываются наименование и номера архивного фонда, описи и единиц хранения, находящихся в коробке.
Параграф 6. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов
164. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
165. Проводятся плановая цикличная и внеочередная проверки наличия и состояния архивных документов.
Плановая цикличная проверка наличия проводится со следующей периодичностью, установленной для определенной категории документов:
1) для документов Национального архивного фонда, отнесенных к культурным ценностям, - ежегодно;
2) для особо ценных документов - один раз в 10 лет;
3) для аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
4) для кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года;
5) для электронных носителей - один раз в 3 года.
Проверка наличия электронных документов в ИС ЭА осуществляется в автоматическом режиме.
Цикличность проверки остальных архивных документов определяется архивом в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 20 лет.
Внеочередная проверка наличия и состояния архивных документов проводится для всех или отдельных групп архивных документов при стихийных бедствиях, массовых перемещениях и других обстоятельств, а также при смене заведующего архивохранилищем.
166. Для обеспечения сохранности электронных документов (дел) проводятся работы, включающие:
проверку наличия и состояния электронных носителей;
миграцию электронных документов с электронных носителей, срок эксплуатации которых истек, на свободные электронные носители;
проверку контрольных характеристик электронных документов.
167. Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах и работе со служебной информацией ограниченного распространения.
168. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, включающая установление полноты учетных документов проверяемых архивных фондов и архивных документов, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.
169. Единовременные проверки наличия и состояния электронных носителей проводятся:
после перемещения электронных носителей архива в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене руководителя архива (лица, ответственного за государственный учет и архивохранилище).
170. Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве проводится комиссией, создаваемой решением руководителя архива и состоящей из не менее трех работников архива.
171. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.
Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям, проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
172. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
2) возвращать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;
3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать главному хранителю или заведующему архивохранилища неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;
4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;
5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива;
6) изымать архивные документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;
7) выявлять архивные документы, имеющие физические дефекты.
173. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
1) вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
2) производить исправления или записи в описях и других учетных документах.
174. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе ее недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (далее - лист проверки) по формам согласно приложениям 24, 25 и 26 к настоящим Правилам и акте проверки наличия и состояния архивных документов по формам согласно приложениям 27, 28 и 29 к настоящим Правилам.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи.
При обнаружении в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются членами комиссии.
175. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при выявлении технических ошибок, отсутствия документов и их повреждении составляются акт о технических ошибках в учетных документах по форме согласно приложению 30 к настоящим Правилам, акт об обнаружении архивных документов по форме согласно приложению 31 к настоящим Правилам, акт о неисправимых повреждениях документов по форме согласно приложению 32 к настоящим Правилам.
176. Наличие электронных документов и носителей, выданных из хранилища, проверяется путем сопоставления их номеров на картах-заместителях выданных электронных документов и носителей с записями в книге выдачи электронных носителей из хранилищ по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам.
При обнаружении неустранимых дефектов электронный носитель удаляется из хранилища и списывается по акту о списании электронных документов и носителей по форме согласно приложению 34 к настоящим Правилам.
На каждый списанный электронный носитель формируется карточка списанного электронного документа и носителя по форме согласно приложению 35 к настоящим Правилам.
177. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи (книги учета и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лиц, производивших проверку.
При обнаружении в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
178. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме согласно приложению 36 к настоящим Правилам. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с карточками учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в карточку учета физического (технического) состояния архивных документов по формам согласно приложениям 41, 42, 43, 44, 45, 46 к настоящим Правилам.
179. Проверка наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел) считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами, несгораемые шкафы, боксы, футляры, ячейки при хранении документов на электронных носителях редко используемых фондов опечатываются.
180. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел), организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года непосредственно в архиве и других организациях. Срок розыска продлевается руководителем архива на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
181. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются главному хранителю или заведующему архивохранилищем, который возвращает их на место. В листе проверки в графе «Примечание», в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.
182. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в соответствии с пунктом 282 настоящих Правил.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны по формам согласно приложениям 37 и 38 к настоящим Правилам и справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган для решения вопроса о снятии с учета таких архивных документов.