Какие кадровые документы можно вести в электронной форме?
(Д. Жорокпаева, специалист по вопросам труда и заработной платы, 29 марта 2022 г.)
Какие кадровые документы можно вести в электронной форме? Достаточно ли цифровой подписи организации, либо нужно подписи сотрудников, имеющих отношение к данному документу?
Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее - Постановление).
Согласно Постановлению электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
подлинник электронного документа – документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника.
бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.
В номенклатуре дел фиксируется форма документа – электронная с указанием носителя информации или бумажная.
Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом.