Приложение 38 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
__________ № __________
(дата)
Архивный фонд № __________
В результате ______________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем, считаем возможным снять с учета
Итого ________________________________________единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено
следующими делами:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
_______________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего хранилищем)
_______________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
_______________________________________________________________
(номер и дата разрешения уполномоченного органа и соответствующего
МИО на снятие с учета необнаруженных
документов, пути розыска которых исчерпаны)
_______________________________________________________________
(номер и дата приказа директора архива о снятии с учета необнаруженных
архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего
изменения)
_______________________________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210297)
Приложение 39 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Перечень основных дефектов, встречающиеся на кинодокументах
Основные дефекты, встречающиеся на фонодокументах.
Основные дефекты, встречающиеся на фото и видеодокументах
Формат А4 (210Х297)
Приложение 40 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Лист-заверитель дела
Архивный фонд № _____
Опись № ________
Дело № _________
В дело подшито и пронумеровано
______________________________________
(цифрами прописью)
лист (ов), в том числе:
литерные номера лист (-ов)
_______________________________________________________;
пропущенные номера лист (-ов)
_______________________________________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов)
_______________________________________________________;
лист (-ов) внутренней описи
_______________________________________________________.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего лист-заверитель дела)
________________
(дата заполнения)
Формат А4 (210Х297)
Примечание:
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Приложение 41 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя
Архивный фонд № __________
Опись № ___________________
Дело № ________________________________________________________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов
__________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
___________
(дата)
Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)
Приложение 42 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
форма
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста
Архивный фонд № _______
Опись № ________________
Дело №
________________________________________________________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата)
Формат А4 (297Х210 мм)
или А5 (210Х148 мм)
Приложение 43 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета технического состояния кинодокумента
__________________________________
(номер единицы хранения)
Производственный номер
________________________________________________________________
Название
________________________________________________________________
Часть № _________________________________, метраж
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или
черно-белый, звуковой или немой)
вид основы _____________________________________________________
(нитро- или триацетатная)
тип пленки _____________________________________________________
(с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с _____________________________________________________
(негатива, контратипа и другие, дата отпечатки)
проверен _______________________________________________________
(наименование вида работ)
Результаты проверки, следующие:
Примечание: дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.
Плотности
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
Формат А4 (210×297)
Приложение 44 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета технического состояния фотодокумента
Лицевая сторона
_________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фотодокумента _______________________________________________
(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной)
Производственный номер
________________________________________________________________
Дата съемки
________________________________________________________________
Фотографическое качество
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Техническое состояние фотослоя
________________________________________________________________
Техническое состояние основы
________________________________________________________________
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата учета)
Оборотная сторона
Вид реставрационно-профилактической обработки
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица,
заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
Результаты реставрационно-профилактической обработки
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица,
заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
Формат А4 (210×297)
Приложение 45 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка учета технического состояния фонодокумента
Лицевая сторона
________________________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фонодокумента______________________________________________
(граммофонный оригинал, грампластинка
________________________________________________________________
запись на магнитной ленте и другие)
Производственный номер
________________________________________________________________
Элемент комплекта
________________________________________________________________
(оригинал, копия)
Дата записи
________________________________________________________________
Дата перезаписи
________________________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Носитель записи
________________________________________________________________
Скорость записи
________________________________________________________________
Время звучания
________________________________________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
Оборотная сторона
Форматы А4 (210 х 297)
Приложение 46 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета технического состояния видеодокумента
Лицевая сторона
___________________________________________
(номер единицы хранения)
Заголовок видеодокумента
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Оборотная сторона
________________________________________________________________
(общая характеристика технического состояния видеодокумента)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
Формат А4 (210×297)
Приложение 47 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карта-заместитель единицы хранения
Формат А4 (210Х297)
Приложение 48 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными