сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;
сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;
сведения о защите электронного документа.
226. При передаче электронных дел на электронных носителях в состав метаданных включаются данные об электронных носителях (вид, тип электронного носителя) и размещении электронных дел и документов на этих электронных носителях.
227. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах электронной цифровой подписи, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации.
228. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию информационного ресурса, дополнительно включает в себя:
наименование информационного ресурса;
тип информационного ресурса;
крайние даты эксплуатации информационного ресурса;
данные о регистрации информационного ресурса;
интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);
сведения о собственнике информационного ресурса в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных;
сведения о владельце информационного ресурса.
Приложение 1
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Схема расположения реквизитов документа
Примечание:
1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)
2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 - адресат
11 - гриф утверждения документа
12 - резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 - подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию
Приложение 2
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 7
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Приказа
Приложение 8
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Протокол
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Акт
Формат А4 (210Х297)
Приложение 10 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 10
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Справка
Приложение 11 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 11
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Справка
Приложение 12 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 12
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Письмо
О претензии по договору
от 15 марта 2017 года № 44/56
Уважаемые господа!
В партии лакокрасочных материалов, отгруженных Вами 28 декабря 2016 года по железнодорожной накладной № 324 в соответствии с договором от 12 января 2016 года № 44/56, обнаружено 3 деформированных вследствие удара или иного механического воздействия ящика, о чем свидетельствует акт от 15 марта 2017 года № 23. Лакокрасочные изделия, находящиеся в поврежденных ящиках, реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 33-675.
Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 175 тыс. 570 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет.
Приложение: акт на 2 л. 1 экз., на русском языке
С уважением,
Исп. Н. Петрова
Тел. 35-45-44
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и иные отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и иных мероприятий.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 14
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Карточка регистрации входящих документов
Формат А5 (148x210)
Приложение 15
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал регистрации входящих документов
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Формат А3 (210Х297)
Приложение 16
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов, подлежащих контролю по состоянию
на _______________ (число, месяц, год)
Наименование должности руководителя
Расшифровка службы ДОУ _________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и иные), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 17
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц по состоянию
на _______________ (число, месяц, год)
Наименование должности руководителя
Расшифровка службы ДОУ __________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 18
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции
Формат А4 (210Х297)
Приложение 19
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал
учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски
Формат А4 (210Х297)
Приложение 20
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами
Формат А4 (210Х297)
Приложение 21
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
_____________________________________________
название организации
АКТ
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ _______________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии
______________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии:
1. ____________________________________________________
должность, инициалы, фамилия